段旨句又称撮要句，通常用在公文的段落开头而概括该段的内容。更多的时候，段旨句就是一篇公文的小标题，即文章的精髓。应用文书特别注重使用段旨句。应用写作文体中常常把体现全段中心意思的句子置于段首，使段落的中心意思明确醒目。
一般而言，段旨句首先要有大致整齐的句式。也就是说，在语法结构、语气方面，都要相近或相似。
其次要做到形式和内容的统一。任何形式都是为内容服务的。诸如：思想方式由封闭型向开放型转变，活动方式由被动型向主动型转变。就是要在内容的基础上高度概括、精细提炼，造就倾注精心的小标题，而达到突出主题的目的。
再次，段旨句要从实际中来，深入浅出。无论小标题也好，文章内容也好，都要从实际出发，秘书人员要善于发现和掌握所处的大小环境，要细致入微，具备职业敏感性，善于捕捉有价值的信息。然后将那些信息用通俗易懂的语言表达出来，并为大多数人所接受。诸如：面貌变不变，领导是关键；改造旧思想，树立新观念；创办小企业，同奔致富路。又如：由浅入深抓认识，由近及远抓规划，由点到面抓发展，由低到高抓质量，由月到年抓经常。切记，文字材料的写作都是从认识抓起，在文章中也要首先写认识。
第四，要进行提炼，富有新意。新意主要指语言上和内容上两个方面。语言不能俏皮，但可以轻松，却不能有失端庄和稳重。如“思想上摆正位子，组织上健全班子，工作上端正盘子，行动上做出样子”就很有新意。内容上的新意由工作实践中的创新意识决定，只有工作上有了创新之处，所要写的内容也就是创新之笔。如“抓两头，促头头，赏罚分明；抓大院，促小院，带动全民；抓检查、促死角，敢于碰硬；抓治本，促深化，多办实事”，内容新颖，句式也佳。
最后，要有内在的逻辑关系。段旨句之间一定要有一定的逻辑关系，否则文章就成为七拼八凑、胡乱一气的产物了。此举万万不可行。段旨句间通常以并列和递进两类关系见长。举个并列的例子：“新变化带来了新要求，新情况要有新办法，新形势需要新组织”。
