新闻通稿原本是一些新闻通讯社的“专利”。他们在采访到一些重要新闻以后，会以一种统一的稿件方式发给全国的需要稿件的媒体。这就叫做通稿。后来，很多企业在对外发布新闻的时候，为了统一宣传口径，也会组织新闻通稿，以提供给需要的新闻媒体。
新闻通稿基本都是模仿平面媒体的稿件形式来写的，按照基本的形式来分，可以分为消息稿和通讯稿。简单的说，可以按照这样的标准来对两种文体进行区别。报纸上新闻正文前面有某某报*月*日讯（消息头）记者某某人，然后才是新闻正文的，就是消息。上来就是文章，最后才署作者名字的新闻，多数是通讯。企业的新闻通稿就是要模仿这些不同的文体，把需要传达的内容预先写好。
对于媒介公关经理来说，新闻通稿应该准备两篇以上，至少保证一篇消息，一篇通讯。消息中应该包括整个事件的过程。通讯则是对消息内容的补充。可以是整个事件组织的背景情况介绍、也可以是一些花絮或者是企业中参与事件的人物故事等。