会务费顾名思义是因为召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等等，包含的内容比较多，按照目前较普遍的操作方法，很容易被钻空子、出毗漏，由此引发了一系列的思考和问题，应当引起有关部门的重视，规范“会务费”处理办法，使其合规合理，不能任其随心所欲。
会务费证明材料应该包括，会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。
会务费报销有关注意事项1、严格控制会务支出，会务费一般不予报销。
2、特殊情况需要报销的，须办理相关手续或满足相应条件。
（ 1）教学单位参加对专业建设、学科建设等有重大意义的学术会议的会务费，报单位领导签字并注明情况后，经分管校领导审批。
（ 2）行政机关需符合下列全部条件：
①主管部门召开的工作会议；
②有正式会议通知；
③取得合法收款票据；
④分管校领导审批。
3、 个人参加学术会议，有科研经费的，会务费可从本人科研经费列支。
4、报销时，应将会议通知附于票据后。电话通知的应在出差事由中注明。
规范“会务费”开具单位现在以“会务费”名义收款的单位可谓是五花八门，除了一部分是会议组织者外，更多的是饭店、宾馆和度假村等，内容当然也包括上面所说的一切会议费用，而且大多没有明细清单，报销单位也大多以会议费用列支。笔者认为，“会务费”，应该是召开或参加会议而发生的一切合理费用，一般是由会议组织者代办的，所以也只能由会议组织者以“会务费”的名义开票收取。饭店、宾馆和度假村只是为会议提供条件和服务，最多只是个承办者，按照工商登记的经营范围，他们提供的服务都有具体内容，费用应该按具体内容收取，不应该有“会务费”这样一项笼统的收费内容。
杂乱无章的“会务费”背后，也往往隐藏着各种各样的违纪违规问题。我们在审计中发现，有的单位将活动费、旅游费、招待费等以“会务费”名义报销列支，发票的开具单位都是饭店、宾馆、度假村等，而且没有明细清单，要核实也比较困难。如我们发现某单位在“公务费---会议费”中列支“会务费”10000元，发票是本区的某酒店开具的，按目前的情况似乎很正常，但椐我们所知，该酒店单纯经营餐饮业，规模很小，根本不具备承办会务的条件，所谓的“会务费”，实际上是该单位平时的业务招待费。如果这样的酒店也能开“会务费”发票，如果是上级部门来检查，他们可能就不太了解这些具体情况，也很难发现其中的问题。而造成问题的原因就是这些饭店、宾馆和度假村等经营单位在违规操作，按照客户的要求乱开发票，如果这种情况不制止，势必隐藏着许多的隐患，所以说，“会务费”只能由会议组织单位开具，并且要附列明细清单。
规范“会务费”的财务处理按照现行的有关制度规定，“会务费”中如果能明确区分内容，属于就餐、住宿等一律作为“业务招待费”处理，不能在“公务费---会议费”中列支。这种比较绝对化的规定和处理办法，有些不合情理，也是造成目前“会务费”瞒瞒藏藏的间接原因。
“会务费”有两种情况，一种是本单位召开业务会议，发生的费用剔除从参加会议者收取的部分以后的余额，或者全部由会议组织者支付；另一种是参加上级或其他单位组织的会议，由会议组织者收取的代办费用。以上两种情况中都包含了召开会议所发生的一切费用，当然也可能有餐费、住宿等费用，如果对上述情况不加区分，一视同仁，显然是不合情理的。第一种情况所发生的费用，应该能够区分内容，并且按照不同的性质区别对待，把租用会议场所费用、会议资料费、交通费等列为“公务费---会议费”，把餐费、住宿费等列为“业务招待费”，一般不应该出现所谓的“会务费”发票；但第二种情况完全不同，参加上级或其他单位组织的会议，只要合情合理，都应该属于“会务费”范围，凭会议组织者开具的“会务费”发票在“公务费---会议费”报销列支，和“业务招待费”根本没有关系，如果一味的把餐费、住宿等归入“业务招待费”范围，不加区分内容的性质，会造成某些单位钻政策的空子，凭服务行业开具笼统的“会务费”发票入帐，造成管理上的漏洞和弊端。
