痕迹记录管理层履职的过程通常情况下，企业要进行专卖品购销、大宗物资采购和资金使用以及产品促销，都需要首先通过办公会议或专题会议研究决定，接下来再走审批流程和业务流程。管理层是生产经营的决策者，普通员工只是具体事务的执行者。因此，查具体某一个生产经营活动是否规范，很大程度上取决于管理层履职是否规范。
管理层在履职过程中会留下各种各样的痕迹，痕迹记录着管理层履职的全过程。会议记录真实反映每一个管理者的发言表态和会议决定，各类报支单据和业务报表、合同等也真实再现管理层批办意见。管理者可以通过痕迹对比纠正错误，弥补不足，改进管理方法和艺术，提高成效和水平。在各项检查过程中，检查组更要借助痕迹来考察管理层的管理过程、方法、效果与艺术，评价一个单位管理的优劣。因此，痕迹化管理不仅是管理者自身提高管理艺术和方法的需要，也给各项检查留下了可供考察、评估、佐证管理的旁证材料。
痕迹提供向管理层追究责任的证据权力与责任是统一的。就企业而言，管理者履行多大的权力，同时就必须承担多大的责任。在一个企业里，管理者拥有决策、审批和人事任免等主要权力，同时也必须恪守政纪、党纪和国法。
痕迹化管理是一把“双刃剑”， 一方面可以为管理者留下可供考察、评估、佐证管理的旁证材料，另一方面也为上级主管单位和司法机关区分责任界限并向管理者实施问责及追究法律责任提供了有力物证。当下一级单位管理者在单位内由于故意或者过失，不履行或者不正当履行岗位职责，给国有资产保值增值造成一定负面影响和严重后果时，上一级主管单位可以向下一级单位管理者实施问责。当下一级单位管理者违犯政纪、党纪、国法时，上一级主管单位可以给予下一级管理者相应的政纪处分，上一级主管单位党组织可以给予下一级管理者相应的党纪处分，同时，司法机关可以依法给予企业管理者相应的刑事处罚。如此这般，企业管理者就会自觉遵纪守法，自我约束行为，做到规范管理，克己奉公，促进行业廉洁自律。
