定义弃标函，也叫退标函，是招投标过程中的一种正式商业信函，内容简单说明弃标原因和表示歉意，同时对招标人给与的机会表示感谢，希望今后继续参与类似项目等等。退标函一般出现在中标公布之后到签定采购合同之前这段时间，甚至在签定采购合同之后也可以提出弃标，但是都需要正当的合理合法的理由，否则后果严重。弃标的后果一般是没收全部保证金，情节严重的要赔偿损失，X年内不允许在参加当地的政府采购工作，甚至在网站上进行公开通报。
格式弃标函的一般格式如下： 弃标函XXXXXXXX：
首先感谢贵单位对我司的信任和支持，再次表达最真挚的感谢及最真切的歉意，给你们工作添麻烦了。
我司在X年X月X日参加贵单位组织的XXXXX采购投标并且中标，详细中标项目名称：XXXXX 编号：XXXXXXX 。我司交纳了成交服务费XXXX元，并且于X年X月X日拿到有关的成交通知书及合同文件。我司一直本着严谨务实的态度研究实施细节XXXXXXX多次以电话面谈信函的方式沟通，最终双方无法达成一致。鉴于以上原因，我司经过董事会慎重研究决定：放弃“XXXXX 编号：XXXXX”的合同。
希望贵单位考虑到实际情况体谅到我司的苦衷，以及对中国民营企业的关心和爱护，再次表示深深的歉意！
特此函告，请速函复
XXXXXXXXXX（落款盖章）
X年X月X日