本着热情、周到、节俭、廉政的精神，为进一步规范学校的接待工作，切实提高接待工作的效率和水平，全面展示学校良好的精神面貌，特制定本办法[1]。
一、接待原则及要求（一）归口管理原则
1、行政系统来访的上级机关、兄弟院校和有关单位（厅局级及以上）直接与学校联系工作的客人或学校邀请的客人，由校办公室负责牵头、有关单位配合，共同做好接待工作。
2、有关单位（处级及以下）和兄弟院校部门、院系来访的接待工作由对应部门、院系负责。
3、涉外宾客的接待工作由国际合作交流处负责。
（二）对等、对口接待原则
1、根据宾客的身份、来校目的、要求和内容，本着统一标准，对等、对口接待，分工负责。
2、有关部门、学院负责的接待工作，确需邀请学校领导出席的，必须提前三天与校长公室联系，由办公室负责统一协调。
二、接待程序（一）办公室人员接到上级部门、兄弟院校来访的来函、来电及校领导的指示后，要弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。及时通报校办分管主任。
（二）校办公室分管主任根据来宾情况，指定分管接待工作的同志做好《学校来宾接待工作安排表》，提出接待意见：接待人员、规格、方式、安排、费用预算，及时报告主管校领导，听取校领导对接待工作的指示。 接待人员要将接待计划向来宾联系人沟通，取得一致意见。
（三），重要接待、重大活动，由主任请示校领导审定并主持召开协调会确定接待计划。
三、有关涉及单位职责学校牵头接待或承办的重大活动，校办公室根据具体情况请示有关校领导后协调进行安排接待。
（一）联系宣传部、网络中心负责做好宣传报道工作，包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅、新闻媒体的邀请、来宾在校活动的摄影、摄像及电视新闻制作等。
（二）联系保卫处负责做好安全保卫工作，包括重要客人的安全保卫，保证活动场所安全有序及来宾车辆校内通行线路的交通秩序、车辆安全管理等。
（三）联系后勤管理处负责做好各参观点的后勤保障工作，包括水、电、气正常供应，校园环境的绿化美化、保证活动场所和来往车辆校内通行沿路的整洁卫生。
（四）负责联系做好后勤服务工作，包括住宿、用餐等，做到热情、周到、安全、卫生。
（五）联系科研处、实验室管理单位负责做好实验室参观的协调工作，根据需要遴选参观实验室，落实讲解人员等。
（六）根据需要，突发、应急接待工作可临时协调布置，请有关单位予以配合。
四、其他接待事项（一）迎送：上级部门来宾一般要接送站，重要来宾根据需要确定。兄弟院校除校级领导外，一般不安排接送站。
1、迎接安排。按抵达时间，派人派车迎接。
2、送别。根据客人意见，预定车、船、机票，联系有关领导话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
（二）住宿：根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆。接待上级单位来我校指导工作的副厅级以上（含副厅级）的领导和学校邀请的来校进行学术交流的院士以及兄弟院校校级领导可以安排套间，其他一般安排标准间。房费原则上由来宾自己支付，特殊情况，经校办主任批准，可由由办公室支付。
（三）就餐：安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，本着节约的原则安排。需要宴请的贵宾，应经校办主任批准。宴请应严格控制陪餐人数、用餐标准及供酒规格。
（四）用车：办公室牵头接待的客人，其用车由校办公室机关服务中心负责安排，其他客人的接待用车由牵头单位自行安排。
（五）会见、会谈：对上级检查，安排汇报、座谈会。根据对等原则，邀请相应的校领导和部门负责人参加会见、会谈。
（六）参观考察：本着节约的原则，根据来宾要求和工作需要安排相应的参观考察。
（七）接待人员要求：着装整洁大方，主动、热情、礼貌、遵守纪律，服务周到，使客人感到热情、周到。廉洁奉公，严格执行请示报告制度，不自行其是。做好接待工作有关资料的整理、存档工作。
