为了明确行政公文办理程序，规范行政公文管理工作，提高办文效率，保证公文质量，更好地发挥公文在学校管理工作中不可替代的重要作用，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发[2001]23号)，结合我校实际情况，特制定学校行政公文处理实施细则[1]。
一、收文办理
1、收文办理指公文的签收、拆封、登记、签批、转呈、传递、承办、催办、办复等程序。
2、凡署名“西南大学”签收的外来公文函件，均由校办公室(以下简称校办)文秘人员验收、拆封并填写收文处理笺，统一编号、登记后，送校办主管主任签批。
3、上级机关直接寄到有关行政职能部门的公文，以及外出参加会议带回的上级行政部门的公文，应将原件交校办统一编号、登记，按收文手续处理，各部门不得积压或自行处理。
4、公文由校办主管主任签批后送呈有关校领导阅批，送有关部门承办。公文的转呈、转送由校办文秘直接与有关领导或部门交接，并做好登记。校领导、各部门相互之间不得横向转送文件。
5、各部门文秘人员对校办传送的公文应核对、签收、登记并及时送本部门负责人阅批和处理。如认为有错转或误批，应及时同校办联系，由校办根据情况确定处理办法，各部门不得自行转送其它单位或拖延积压。需要几个部门共同阅处的公文，各个部门应及时阅处和清退，以加快文件的传阅办理速度。
6、文件的承办部门，要认真办理，及时答复;凡涉及多个部门的，主办部门要积极向相关部门协商，并根据协商意见单独或联合答复，并在备注栏内注明办复情况。
7、文件在一个部门原则上不超过三天。急件应随到随办，有限期的公文必须按期结办。
8、学校收文的催办工作主要由校办负责，各部门文秘人员对本部门办理的收文也要进行经常性的催办。要特别注意一些限期办复公文的时限要求，杜绝公文的漏办和延误。
9、各部门人员要爱护公文，防止破损，禁止在文件上书写与文件无关内容。
二、发文办理
10、发文办理的程序主要有:拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发等环节。
11、综合性文稿，如学校年度工作计划、总结等由校办拟稿;其余属职能部门业务范围内的文稿，由职能部门拟稿。拟稿的第一页须用“西南大学发文稿纸”。
12、以“西南大学”名义发送的公文，经承办单位负责人核稿签名，相关职能部门会签 (含意见、姓名、时间)后，送校办审签。各单位送校办审签的文稿(含急件)，最迟应于报送前两天送达。
13、经校办签审后的文稿，由校办文秘人员送主管校领导签发。公文文稿送校领导签发之前，必须送校办审核，未经校办主管主任签审的文稿，职能部门不能直接送主管校领导签发。
14、学校公文必须经校领导审批签发。重要公文应由分管校领导会签，最后由校长签发；一般性文件可由分管该项工作的校领导签发；属日常工作性质的公文，亦可由校办负责人签发；几个部门联合拟定的文件，需由相关部门负责人会签。
15、向上级部门报送的请示、报告，对内带全局性的重要事项的文件，对外办理重要事项的公文，均以“西南大学”文件发文，盖“西南大学”印。学校对内日常性工作文件，如开会通知、工作安排等，由西南大学校办公室发文。以“西南大学”名义的发文，均由校办统一编号，并用“西南大学文件”公文纸打印。
16、各职能部门处理学校内部日常工作的公文，以各职能部门名义内部发文、按规定自行编号，用“西南大学部处函件”公文纸打印，盖各职能部门印。
17、文件的拟稿和签字一律用黑色或蓝色墨迹的钢笔（或签字笔）书写，且不得在文稿装订线外书写。
18、撰拟的文稿应逻辑严密，语言通顺，表达准确，层次分明，并将文稿录入后报盘或发送电子邮件到校办。
19、公文主题词应置于公文末页注释以下，抄送机关以上顶格写，公文的主题词最多不超过7个。标引顺序是先标类别词(反映公文主要类别的)、再标类属词(反映公文具体内容的)、文种词 (反映公文种类的)。每个主题词之间空一个字。
20、抄送机关：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和平级以及不相隶属的机关。抄送机关名称标注于主题词下方，同一阶层部门之间用“、”隔开，不同阶层部门之间用“，”隔开，最后用“。”。
21、各单位起草的以“西南大学”名义印发的公文，由校办负责印制、用印;主办单位负责校对、装订、分发，原稿 (含附件)和两份打印件留校办存档。
22、发文是公文运行的最后一道关口，要做好分发、登记、封袋、递送、清退等项工作。学校公文的寄发由主办单位负责。发文时要切实做好登记工作。
三、立卷归档和保密
23、机关的公务文书，经过公文处理各个环节，办理完毕之后，应当立卷归档。学校每年的收文和发文，由校办于次年第一季度内统一整理、立卷、归档。各单位于当年末向校办清退所有由校办传递的公文，最迟不得超过次年的一月底。
24、公文处理应严格遵守保密制度，确保公文安全。各单位如需翻印上级部门的公文，须经校办主任或校领导签字同意。各类文件原则上在办公室内阅处，内部文件和涉密文件不得带离办公室。各单位在拟定文稿时需明确该文件是否保密，并确定密级。
25、本实施细则由校办公室负责解释。
26、本实施细则从下发之日起实行。
