文件管理控制着企业组织中文件的生命周期管理――它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。一个设计良好的文件管理软件促进更加容易的查询与共享文档信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文件生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文件处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。
工资管理软件（系统）又称薪资管理软件，是在组织发展战略指导下，对员工薪酬支付原则、薪酬策略、薪酬水平、薪酬结构、薪酬构成进行确定、分配和调整的动态化电子动态管理软件（系统）。
文件管理软件应保证做到以下几个方面：
1、保证在文件生命周期的每个阶段在哪里存贮文档
2、保证在文件生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档
3、保证作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文件
4、保证对文件应用什么策略 以使得与文件有关的动作被审核，文件被正确的保存或销毁，以及企业中重要的内容被保护
5、保证在生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文件如何被转换
6、保证作为公司报告文件被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针
随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文件存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文件版本管理混乱；文件安全缺乏保障；文件无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
目前国外的文件管理软件，包括有：
DocMgr,使用的是postgresql数据库
KnowledgeTree Document Management,除了开源的版本，还有商业版本可用
MyDMS
owl
其他flickr、yupoo等在线图片管理网站，只能管理图片，不能管理其他类型的文件
国内的文件管理软件，包括有：
易度文件管理软件,edodocs .com,帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。
求索文件管理系统采用先进的分布式数据库存储技术，支持任意格式任意大小的电子信息文件的集中管理，是企业文档管理，信息化建设的首选产品。广泛适用于各行业海量的办公文件管理、设计图纸管理、机密文档管理、私密照片管理、音像资料管理、媒体资源管理... ...
