一 单证就是指在国际结算中应用的单据、文件、证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等。
狭义：单据和信用证
广义：各种文件和凭证。
就出口贸易而言，出口单证是出口货物推定交付的证明，是结汇工具。
单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。单证工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广，除了外贸企业内部各部门之间的协调外，还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有关行政管理机关发生多方面的联系。环环相扣，相互影响，互为条件。
单证（Documents）是指在国际结算中应用的单据、文件与证书的统称，凭借它来处理国际买卖货物的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等。狭义的单证指单据和信用证；广义的单证则指各种文件和凭证。就国际贸易而言，单证是出口货物推定交付的证明，是结算的工具。单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。
单据是办理货物的交付和货款支付的一种依据。单据可以表明出口商是否履约，履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证，有了单据，就表明有了货物。
二、单证制作“五要求”
“五要求”说起来共十个字，操作的时候难度还是不小的，如果真的做到了这十个字，就说明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。
1.正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。
2.完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。
3.及时（INTIME；PUNCTUALI鄄TY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的开始。
4.简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。
5.整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。
