定义电子文件中心是指电子文件和电子档案，并将归档前的文件与归档后的文件结合进行连续管理的机构或工作模式。有的称文件中心、电子文件中心、文档中心、或冠以其他名称。
产生的背景我国信息化建设和体制改革的大环境就是电子文件中心建设需求的大背景。从第八个五年计划开始，我国已经连续将信息化建设列入重点发展的目标，在第十一个五年计划中更是重中之重。同时随着我国各级管理机关和其他部门管理体制改革的深入，对精简机构和提高效率也有了新的要求。所以对文件管理和电子文件管理都有必要考虑适应这种情况的新体制、新方法。
建设电子文件中心的条件社会信息化的发展建设为电子文件中心的建立和运行提供了基本条件。电子文件中心的工作模式与以往的文件管理方式有很大的区别，主要表现在对文件管理的连续和统一上。在完全依靠手工管理的时候，如果单位很分散，就很难实现对文件管理的统一和连续。而在网络化的环境中，文件传递和控制的技术壁垒可以克服，即使单位很分散，也可以方便地实现连续、统一的控制管理。
管理与业务文件的一体化趋势也是建立电子文件中心的重要因素。随着一些管理部门的体制改革和科研、生产部门的信息化发展，所谓红头文件（公文）已经与非红头文件（业务文件）更紧密地联系在一起，甚至很难截然分开。所以有不少部门的档案管理范围已经扩大到本部门产生的几乎所有文件和资料，使管理文件和业务文件融合在一起。
解决电子文件中心问题仅仅依靠地方或个别部门显然不行，必须从国家的高度和全国范围来组织力量，吸取国际经验，采取高水平的应对措施才能又快好地解决问题。
电子文件中心典型上海浦东新区档案管理模式
看点一：超出普通范围的“大档案”管理
范围包括国家综合档案、城建、土地、经济、科技等。
看点二：面向社会的开放式管理模式
决策层、企事业层、公众层
看点三：国际水平的新技术开发应用
