定义数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。
规范性文件GB3792.1 文献著录总则
GB3792.2 普通图书著录规则
GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理
GB/T 17678.2-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
GB/T 19487-2004 电子政务业务流程设计方法通用规范
GB/T 19488.1-2004 电子政务数据元第1部分：设计和管理规范
GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体
BMB17-2006 涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求
DA/T 18—1999 档案著录规则
DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范
DB37/T 536-2005 档案目录数据采集规范
国家保密局 国保发[2005]16号涉及国家秘密的信息系统分级保护管理办法
数字化档案室建设的基本原则文档一体化原则
各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。
统筹规划原则
数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。
确保安全原则
各单位应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。
网络建设档案数据网建设
档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。
接入单位办公网和业务网
档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。
软件系统建设电子文件归档管理系统
是单位办公自动化系统的组成部分，应按照GB/T 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。
数字档案室管理系统
应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。
档案进馆和报送管理系统
按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。
档案查询利用系统
在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。数据库建设
包括档案资料目录数据库和电子档案数据库。
