运输管理软件的功能为在一些条件限制之下，例如车辆容量、集配货时间限制、装卸货次序等，决定如何有效地运用各种运送工具，例如零担、整车配送、快递等，以集货和送货并决定集配货顺序，以获得最少的总成本。
就车队管理而言，希望利用现有的零担运输和整车运输，使全部运送成本能够降低。事实上，如果订单的货量很少且发送站和到达站分布很广的话，解决的方法是每一订单都用零担运输，而不用整车运输。这个简单的解答代表成本的上限。
在物流业中，导入运输管理软件需要各方面条件的配合。例如事先电子表格的成本效益分析、上级的支持、软件公司的专业知识，使用者对电脑化的正确认识和配合意愿、正确的固定成本和变动成本数据、不同营运基期的比较、导入后效益的量化等等。这样才能使运输管理软件的导入获得各方面的支持，最后顺利成功。使用者会改变需求，软件的设计要容许使用者改变需求，才能使电脑化成功。