照会历史照会作为公文名称，始于明代。照会有会同照阅之意，大都是不相隶属的文武衙门之间行文时使用。明代凡五军都督府行文六部用照会。清制，总兵行文非所辖的副将，副将行文非所辖的千总，总督行文总兵，提督行文司、道、运司，总兵行文府、厅、州、县，副将行文各州、县，驻防副都统行文非所属之副将，经略行文将军、督抚等，均用照会。
照会的程式：文首以“某官署为照会事”开始，接着用“案照”二字引叙事由缘起，结尾以“须至照会者”结束，末书“右照会某某官署”，具照年、月、日，加盖官印。
如果行文双方官阶平等，照会日期处通常以墨笔标注，称墨笔照会；如果官阶相悬者，发文者官阶高于收文者的照会，一般用朱笔标注日期，称朱笔照会。
清末，清政府对外国公使领事，均用墨笔照会。
普通照会国家间外交往来的一种文书。用作进行交涉时表明立场、态度，或通知事项等。由外交部长、副部长、外交代表出面用第一人称写成并经签名的，称正式照会；由发出照会的机关，如外交部或大使馆、公使馆等，出面用第三人称写成，盖机关印章而不签名的，称普通照会。
正式照会正式照会是外交通信中最正式的形式，一般用于处理重要事务或履行重要的外交礼节。正式照会用第一人称书写，用于外长之间，外长与大使之间以及大使之间的通信。国家元首或政府首脑之间也可使用正式照会，但不常用。正式照会的正本必须由发文人亲自签字。如今在外交通信中必须使用正式照会的时候不多，而每当使用必有其重要性。
互相区别普通照会同正式照会的最大区别在于普通照会是用第三人称书写的文书。它是机构与机构之间，一般是两国外交部之间、使馆与驻在国外交部等官方机构之间以及使馆与使馆之间使用的通信方式。普通照会不用签署，而是由发文机构在正本上盖公章。普通照会处理的事务非常广泛，大到边界纠纷，小到申请签证都可以使用普通照会。随着外交礼节的简化，以往要使用正式照会的现在也可用普通照会取代。普通照会虽然不如正式照会正式，但其内容却不一定都不如正式照会重要。
另外，由于普通照会使用第三人称，不像正式照会那样面对面，总担心直接刺激对方。所以，凡抗议性质的照会一般都用普通照会。但也有例外，1999年，时任中国外长的唐家璇代表中国政府正式照会美驻华大使，就美军轰炸我驻南联盟使馆事件正式向美方提出严正交涉，表示我方的强烈愤慨。
