哈尔滨理工大学外事办公室(Foreign Affairs office of Harbin University of Science and Technology)是学校对外合作与交流工作的归口管理和服务部门。外事办负责贯彻执行国家及上级主管部门的各项外事方针、政策，制定学校的外事工作规定、细则并负责检查、督促与落实。外事办的职责是通过各种类型的国际交流活动，提高学校的教学、科研、产业开发、后勤服务的国际知名度。为学校引进人才，培养人才，增强实力服务。
外事办的主要职责是：建立和保持哈尔滨理工大学与外国大学、教育机构和有关单位的联系与合作；接待来自世界各国的长短期访问和外籍教师，授予国际知名人士和学者各种名誉称号；管理各种国际合作与交流项目，举办国际会议、讲座和研讨班；办理校内人员因公长短期出国（出境）及国（境）外人员聘请手续，招收外国留学生并处理有关留学生涉外事务等。
具体职责为：
为出国（境）访问、考察、参加国际会议等的我校教职员工办理护照、签证等出国手续。
为来校访问、考察、参加会议的外宾（含港澳台）办理来华手续。
负责外国留学生的招收及管理工作。
协助有关学院派遣留学生。
负责外国语言专家的聘请及管理工作。
负责校际来访外宾（含港澳台）的接待工作。
为因私出国（境）的学生办理出国（境）手续。
向有关部门申请来访外国专家及出国培训的经费。
负责学校与国外有关部门签署校际合作交流协议。
代表学校与国（境）外有关单位发挥对外窗口作用，积极拓展对外交流渠道。
负责学校一切与国际交流有关的事务。