考勤机其实是一个完整的单片机组成的，简单的说它的原理和工作过程就是：考勤机自带一个时钟电路，使用者在某一个时间点刷卡，考勤机自动将这个时间点（年月日时分）信息和卡号信息作为一条原始记录存储在考勤机自身的存储芯片里。管理员最后再将这些原始数据通过数据线（常见的有串口线，以及现在发展的TCP/IP网络线等）收集到电脑里，电脑里安装的有专门配套的考勤软件对这些原始数据进行分析处理，而得出迟到早退加班出勤等我们需要的报表。
你电脑里的考勤系统，就是考勤机专门配套的考勤处理软件，一般的考勤软件都离不开“人事管理/考勤设置/考勤报表处理”等三大版块，功能稍强大的点还有自动计算工资功能等，这个考勤软件和考勤机基本上都是一个公司开发研制的。SQL Server是微软的数据库平台，大型的考勤软件的后台数据库都是在这个平台上开发的。或者可以简单的这样比喻：考勤系统软件是一个前台，是给我们操作的窗口，可以直观的看得见的；SQL是一个数据存储的后台。两者是通过编程实现关联的！