贵州省工业与知识经济联合会 王黎军
2004-9-2
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硬件条件已经具备，技术条件已经成熟，现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来，把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合，逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统，提高办公效率，减轻工作人员和工作负担，节约宝贵的办公经费，适应新形式下的企业办公的要求。
一、办公自动化概述
办公自动化的建立其目的是：通过先进成熟的计算机和通讯技术手段建成一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为企业领导决策和日常办公管理提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员的工作负担，节约宝贵的办公经费，改变传统的管理思路和管理模式，提高管理人员和工作人员的素质，从而实现企业的电子商务化、办公无纸化、决策科学化。
计算机办公自动化系统是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯以及Intranet技术的一个数字神经系统，它是一个包括知识管理、电子政务、业务运作的综合管理系统。通过这个系统最终实现了本单位与上级、下级单位之间的公文运转、信息交流和信息共享，实现本单位与来往客户之间的快速有效地信息交流，快速有效地接收各种上级机关文件、下级单位的上报信息，组织、协调电子政务系统内的各种信息，方便、快捷地获取其所需用户的信息，为领导决策和工作人员日常工作提供可靠的信息和服务。
二、企业办公自动化现状
本地企业计算机应用的历史已经大大落后于现代计算机应用的基本要求，这一现象的产生其原因不在于计算机硬件设施的落后，制约企业办公自动化的因素是各级管理人员对计算机办公自动化的认识不足，观念陈旧、培训不力、管理不善。
1、对计算机及其应用体系的认识不足，导致对计算机本身及其功能的闲置，造成单机使用的工作效率没有达到应有的水平。不少计算机应用大多只局限在对文字和表格和简单处理上，而与我们工作紧密相关的数据管理和查询、计算机通讯和管理、图文混排和文档管理等方面的功能，没能有效地运用于实际工作中。
2、认识不足造成了对计算机应用及其管理的观念陈旧，网络建设的目标不明确。我们对计算机的认识不能只局限在一种工具上，计算机的应用已经动摇旧的工作方式和管理模式。计算机技术、网络技术已经渗透到日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作单位越来越多，传统的手式处理方式、通讯方式和信息利用方式已不能满足现代的需要，影响了领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公信息化，加快信息的流通与有效利用，同时对管理和辅助决策分析系统要加大投入，使计算机系统建设从数据处理阶段上升到信息资源利用的高度。
3、许多企业培训工作不到位，导致了工作人员对计算机软件的应用程度不高。在以往的计算机培训中，在培训方式和内容上存在很多误区和盲区，其结果是培训工作走了很多弯路而且流于形式。从培训方式上看，脱离上机操作而用讲台授课方式传授计算机操作技术是一种脱离实际的一种玩笑；从培训内容上看，不能传授最新的最基本的应用软件操作，而去注重计算机理论的考核，是一种对人力、物力、经费和时间的浪费，毕竟我们不用去生产开发计算机，我们只需要会操作应用就行。
4、目前计算机管理问题是所有计算机工作的重中之重，俗话说“没有规矩，不成方圆”。许多企业内部计算机已经很多了，但没有成文和“计算机管理条例”、 “计算机安全方案”和“计算机档案”，人员培训没有方案，大量的计算机闲置或使用不当，这些都是我们现阶段急需解决的管理问题。特别是在网络开通后，没有管理的网络后果是极其严重的。要注重培养有具备计算机专业技能的管理人员来规范管理。技术不足可以依靠外来支持，管理问题只能从内部解决，管理问题解决了，其它不足都可逐步完善。
5、不少企业硬件作了很大的投入，却忽视了软件投入，计算机的功能主要是通过各类软件实现的，特别是在网络安全、网络管理、信息资源管理，生产流程管理、办公自动化管理系统等方面，不在正版软件方面作大量的投入，是不可能很好地实现的，而且使用盗版有可能出现安全上和法律上的隐患，并失去正版软件最重要的售后服务支持。
三、企业办公自动化实施目标
1、有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训，使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求，确实把计算机应用到实际工作中，提高工作效率。
2、制定 “计算机管理制度和实施细则”、“计算机安全管理规定”，并落实到基层计算机管理人员，确保计算机及其数据的安全，也为下一步计算机数据资源的管理奠定基础。
3、建立局域网内计算机及其操作人员和管理人员档案，做到定人定机，专机专用，为下一步企业局域网及其管理系统的建设和长远发展提供必要的技术准备。
4、制定计算机网络近期和远期发展计划，统筹规划，逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过度，逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化，实现快速有效的管理。
5、在实现单机的办公自动化、数据库的建立及查询和初步的网络信息化建设后，长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理，要作好在这方面资金上和技术上投入的准备。
6、加大对计算机软件、硬件在资金和政策上的投入，为计算机及网络安全、数据的备份管理和整个系统的正常运转提供保障。
四、企业办公自动化实施方案
1、计算机由一个管理部门统一建档、统一标准、统一管理，明确计算机的管理人员、操作人员、用途及使用权限和范围，根据其工作性质确定计算机的软件、硬件配置，消除安全隐患，确保正常使用和数据安全。
2、分批分期对不同对象制定培训计划，要求基层操作人员和管理人员掌握文档报表的制作、基本数据库的操作、电子邮件及传真的发送和接收，文档的分类存档和管理，计算机软硬件的基本维护和保养，以及计算机网络知识等。培训企业计算机网络管理员及各部门计算机管理员，确保网络安全和畅通，真正使计算机做到物尽其用。
3、建立数据库和文档库，一定要统一标准、规范管理、长远规划，为下一步网络信息化工作，做好管理上和技术上的准备工作。如这一工作做不好，就不能确保网络的数据共享和有效管理。
4、在资金、技术、人员有限的情况下，把管理、技术和服务工作分离开来，管理组织工作是重点，关系到数据和网络安全，信息资源的组织，自己的技术力量要重点做好这一方面的工作。技术和服务投资费用大，专业技术含量高，长期投入成本高，可以委托可靠的专业技术公司服务，可大大节约成本。
5、组织筹备办公管理系统的建设，做好软件的选型、审查、组织、设计、开发、调试等各个环节的工作，争取做到适用性强、兼容性好，能适应长期工作业务需要，技术不能落后，在有限的资金内取得最好的效益。
五、综 述
网络建设是一个系统工程，涉及多个学科和专业，要想把计算技术机应用得好，必须得到上至领导下至各级部门的大力支持和协作，必须认识到这项工作和复杂性要有计划地科学地做好各项基础工作，这一新技术的应用无疑将会给我们现有的工作方式和管理模式带来革命性的改变。硬件条件已经具备，技术条件已经成熟，现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来，把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合，逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统，提高办公效率，减轻工作人员和工作负担，节约宝贵的办公经费，适应新形式下的企业办公的要求。
