特约撰稿人：李建华(长庆油田公司 )
2003-12-17
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办公自动化简称OA（Office Automation），它的发展大致经历了三个阶段，第一阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等等；第二阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，第三阶段的主要标志是办公过程中以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，人们对办公自动化的认识越来越清楚，从网络性质看，办公自动化定位于内部网（Intranet），从办公性质看，办公自动化定位于数字化办公，从信息建设的角度看，办公自动化应是信息化建设的基础。
当今，办公自动化软件已进入到第三代了，即以知识管理为核心的办公自动化，其目的是把企业长期保存下来的信息资源，连同专家、知识员工积累的实践经验和创新思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企业了解自己拥有哪些独特的知识，以及如何利用这些知识来进一步发展、壮大。实际上，应用好第三代办公自动化软件，将大大地提高企业内部信息化水平，促使企业内部信息资源重新整合、配置，以适应于电子商务时代的到来，使企业在市场竞争大潮中始终立于不败之地。
办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以极大地优化现有的管理组织机构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增强协同办公的能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
一、项目背景
长庆油田公司第一采油厂管理着3000多口油水井，有7个基层采油作业区，年生产原油190多万吨，作业区与厂机关相距甚远，每天都有大量的数据、文件、报表、会议纪要等信息需要传送和发布。随着网络技术和计算机应用的飞速发展、我厂认识到信息的快速搜集、处理和传递将决定在市场环境中的竞争优势，因此必须通过高科技手段来提高办公效率。
2002年以来，第一采油厂信息化工作以服从和服务于油田开发建设为宗旨，以信息网络建设为重点，随着我厂网络系统的完善，首先在网络上应用的是办公自动化系统，以实现企业管理过程中计划、组织、领导、协调、控制五大职能。《第一采油厂办公自动化》系统是基于B/S结构的软件系统，由东软软件股份有限公司根据我厂实际需求量身定制的一套办公自动化系统，主要由系统管理、日常办公、公共信息、综合应用、个人服务、综合查询六大模块组成。
二、项目实现目标
《第一采油厂办公自动化》系统作为厂信息化建设的重要组成部分，采用先进的计算机、网络技术、群件技术、多媒体技术等现代信息技术，构建覆盖全厂的电子信息交互平台。实现收、发文管理、档案管理、个人办公、日程安排、工作流（含数字签名）、资源管理、文件管理（含文件加密）、网络会议管理、图书管理、部门日程、车辆调配、公共信息、综合应用、电子邮件、Internet服务等功能，实现办公的资源化、电子化、网络化。
该系统提供一个协同的、集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一且个性化的信息门户中一起工作，摆脱时间和地域的限制，实现协同工作与知识管理。
具体来说，系统主要实现以下几个方面功能：
·建立内部管理和信息发布平台；
·实现工作流转的自动化，以及流转过程的实时监控与跟踪；
·实现文档管理的自动化，各类信息有序地进行存储，并可按权限进行查询使用；
·实现信息集成，将各种业务系统的数据集成到办公自动化系统中；
·支持分布式办公与移动办公；
·可对客户资源进行管理；
·可实现人力资源的管理。
·将所有的信息进行集中管理，并做到所有信息相互关联
三、项目系统功能模块介绍
系统各功能模块包括子模块如下：
1、系统管理：系统配置、权限管理、工作流管理、组织机构、报表管理、图章管理、IP管理。
2、日常办公：工作流（含数字签名）、资源管理、文件管理（含文件加密）、会议管理、图书管理、部门日程、车辆调配。
3、公共信息：电子公告、电子论坛、电子刊物、信息收集与发布、网络会议、政策法规、电子书库、时刻表、邮编、公共通讯录。
4、综合应用：人事管理、生产动态、物资采办、计划财务信息、工艺动态、开发动态信息、概预算管理、工作过程管理。
5、个人服务：个人日程安排、个人通讯录、个性化配置、个人文件夹、电子邮件。
6、综合查询：公告查询、会议查询、资源查询、文件查询、论坛查询、图书查询、信息采集查询、刊物查询、车辆查询。
下面详细说明工作流及工作流管理
工作流
工作流系统主要是面向应用的，给用户开放的，是属于前台部分。在工作流下由申请人进行创建流程，确定主办人、流程流转情况和下一步办理人。下一步办理人在自己的主页里会有消息响铃提示的待办件，单击并在处理意见框填写处理意见，并可以修改流程指定他人办理，或使流程按以前的情况继续流转，处理完成后该文件成为自己的已办件和下一个要办理人的待办件，主办人可随时监控流程流转情况、结束流程和删除流程。同时在创建流程时可以设置数字签名，可以验证用户提交的文件在流转过程中的正确性，并可以检验该文件是否被其他不相关的人员加以修改。
创建流程：由申请人根据实际需要具体办理一件事时，需创建流程。
待办件：要求此步骤正在等待办理人处理！为这一办理人的待办件。
已办件：申请人创建的流程和处理完成的待办件，就成为已办件。
主办件：创建流程中确定谁为主办人，这一流程将成为谁的主办件。
指定代办人：对不同的流程分类可以指定代办人。
通知设定：对不同的流程分类可以设定消息通知和EMAIL通知下一个办理人，有新的业务需要办理。
工作流管理
工作流管理主要是对后台数据进行增加及维护，它包括流程分类、流程模板、文件模板及现有流程四个子模块。进入工作流管理，首先定义流程分类，其次定义流程模板，再定义该流程模板的步骤分几步，每一步办理人及相关信息，最后定义文件模板。以后每次就直接应用上面定义的分类及模板。
流程分类：对流程模板进行分类维护。
流程模板：流程模板定义流程流转具体步骤，是整个工作流管理的核心模块。
文件模板：对各种工作流程所需要的模板进行分类上传管理，是日常办公中所有在审批前需要填写的表格的电子件。
现有流程：为主办人提供了流程流转过程的各种状态的查询和流程的监控。
四、办公自动化系统的特点：
·具有所有传统办公自动化系统具有的功能；
·完全基于WEB，方便管理和存取；
·提供每一个用户一个个性化的信息门户来处理日常事务；
·系统中所有的事件，流程，文档，角色相互关联；当你在系统中找到一个文件的时候，与这个文件相关的人，物，客户，其他关联文件都可以很方便地查询到；
·无限扩展性：可以在系统中随时增加：客户管理功能，知识管理，销售管理，财务管理，采购管理，资产管理，产品管理，项目管理，人力资源管理等功能，使你的前期投资可以被无限利用；
·可定制：对组织机构、表单、流程、访问权限等实现自定义和灵活调整；
·可规划：工作流程、文件库、公文库、会议库的数量与应用办法可规划；
·事找人：为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口；
·自动提醒：当一个流程被启动时，系统会自动提醒相关当事人；
·实现信息集成，将各种业务系统的数据集成到现有办公自动化系统中；
·结构化：模块化设计、标准接口、设计开放，全面支持二次开发；
·模块化：你可以在现有系统上，自由叠加其他功能模块；
·安全性：采用独特的三层加密算法技术，增加了系统的安全性，而且通过完善的权限设置来提高软件的安全性能，保证系统和数据安全。
·稳定性：采用基于Web服务器端的数据库系统和最新的数据集概念，使数据和程序完全分离开来，不仅保障了数据的稳定性，同时给系统扩展和升级带来了许多方便；
·网络性：采用最先进的B/S体系结构，无论何时、何地采用何种方式都可接入到信息平台。
五、应用效果及取得的经验
通过该系统的应用，使我厂所有员工感受到了办公自动化系统带来的轻松、方便和高效率。该系统系统覆盖面广，涉及到每个员工的日常工作，很大程度改变了员工的工作方式，极大地提高了我厂信息化水平和工作效率，同时也提升了企业管理水平，营造了良好的企业形象，为实现在油田公司争创一流的目标起到很大的推动作用。
1、系统应用效益评价：
该系统自2002年3月开始在第一采油厂使用以来，先后经过在厂领导和厂长办公室之间试点运行、在河庄坪地区厂机关、两所、集输大队、试采作业区先后双轨运行和推广运行、在各作业区之间推广运行这些阶段，目前该系统使用比较成熟的功能有日常办公、公共信息、综合应用和个人服务。
经济效益
我厂OA办公自动化系统完全基于浏览器和JAVA的流程绘制器生成工作流，简单易用，功能强大，适用性强，它的瘦客户端可降低维护成本，简单易用，减少昂贵的会议、电话开支，对其年经济效益进行了测算：仅网上收发文和网上方案审批这两项可年均节约纸张约6.5万元；平均每年节约打印机（40*0.3）12万元；带来的年经济效益为18.5万元。
社会效益
面向各科室日常办公的网络办公自动化的应用，能完成内部的各项管理和日常事务的处理，以及信息的共享和传递，基本实现无纸化办公，降低日常办公的成本，提高工作效率，加速内部信息的沟通，实现内部管理系统的数字化，使企业的管理运作体系走在时代的前列。这将对油田公司的全面数字化办公起到积极的推动作用，它的推广应用极大地促进我厂乃至整个油田公司办公自动化的步伐。
2、在办公自动化项目实施的过程中，我们取得如下方面的经验：
●办公自动化系统的实施过程是一个"整体规划、分步实施、不断深入"的过程。主要包括①系统安装、调研和业务方案确定②系统修改、培训③模拟运行、全面试用、功能测试验收④局本部系统正式运行⑤全部机构的系统正式运行等。
● 建立一个项目小组至关重要。OA系统实施的成功，需要项目小组的不断推进，巩固每一阶段所取得的成果，确保每一阶段的工作落到实处。也就是所谓的"一把手 "工程，由领导带头，贯彻落实。因此我们在实施之前就组建了一个项目小组，小组成员由东软软件公司经验丰富的项目经理、工程师和厂科技与信息中心的管理领导层组成，负责整个项目的组织管理和相互协调，跟进整个项目的进程，负责系统的调研，流程的调整确认，培训等工作。
●项目文档资料的重要性。在整个系统的实施过程中，为确保实施的质量，在软件的验证与确认以及使用与维护等阶段中需要编制软件需求规格说明书、软件设计说明书、软件验证与确认计划、用户文档、项目实施计划和项目实施总结等文档。
●健全的培训方案是项目实用化的重要保障。虽然整个项目的实施构建了先进的电子平台，但在实用化推广过程当中，还是遇到不少的困难。由于系统覆盖面广，为了提高操作人员的计算机应用水平，公司组织了5次大规模培训，涉及人员500余人次。
在办公自动化强大的平台支持下，我们先后又开发了企业论坛、标准规范等一系列文档管理工具、与油田公司INTRANET实现无缝集成，构建了公司 INTERNET网站，开通了邮件系统等，使办公自动化系统不仅能为领导决策提供广泛的信息支持，作为企业公共信息发布的主要平台，还使之成为全体员工信息沟通的主要手段。
下一步，我们打算进一步深化系统应用，以各个业务管理系统、决策支持系统为依托，构建企业知识管理框架。将企业数据进行有序的挖掘、整理和加工，并通过分析、判断、汇总得出有价值的知识。将存于个人头脑中被独占的知识，存于企业的知识库中，聚集企业的"记忆"。
