在办公网络系统中，考虑到投资的支出，不可能为每一个科室配备打印机硬件设备，因此有必要在各个工作站，通过办公网络安装网络打印机，从而达到降低成本，提高设备利用率的目的。以下以Windows 98为例，谈谈在局域网内如何设置和使用网络打印机。
网络打印的概念
网络打印按其技术特点可分为以下三类：1、文件服务器实现网络打印：早期打印机只有并口或串口与主机通讯，实现共享打印的方法是利用一台文件服务器来安装该打印机，并共享该打印资源；2、外置打印服务器实现网络打印：网络打印服务器带有一个网络输入接口和一个以上的并口和串口。外置打印服务器接口一端与主机联接，另一端通过串并口与打印机联接；3、内置打印服务器实现网络打印：目前，最先进的网络打印技术是打印机本身带一个网卡（也称内置打印服务器），用户直接将网络线连于打印机的网卡就可实现网络打印。
虽然只要可进行网络打印的打印机就被称作网络打印机，但从严格意义上讲，只有能直接通过网络媒介进行网络打印，并可实现网络管理的打印机才叫做网络打印机。这样看，上述的一、二类网络打印的打印机就不是网络打印机了。
本文从一般的中、小企业办公条件出发，考虑到投资问题，选择前面的一、二类网络打印方案中的“网络打印机”来实现网络打印。
在服务器上设置网络打印机
1、在作为服务器的PC机上安装打印机
用Windows 98光盘或打印机厂家提供的打印机驱动程序安装打印机。
2、允许“文件及打印共享”
在控制面板中双击网络图标，打开网络设置对话框，然后单击[文件及打印共享]按钮，选中要共享的资源类型。
更为简单的方法是，在桌面上右击“网上邻居”图标，选择“属性”，单击[文件及打印共享]按钮，同样作出上面的选择。
3、设置“打印机”共享
在连接打印机的服务器上，双击“我的电脑”图标，打开“我的电脑”窗口，选择“打印机”，进入打印机文件夹。右击要共享的打印机图标，在菜单中选择“共享(H)...”选项，打开打印机属性对话框，单击“共享”选项卡，选择[共享为（S）...]单选按钮。
在对话框中可以为共享的打印机确定一个标识名，也可以加入一行简短的注释，如果只想让知道密码的人使用这台打印机，还可以在“密码”文本框中输入密码，最后单击[确定]按钮。
在客户机上安装网络打印机
在办公网络系统中，每一个工作站的PC机都可以作为服务器上打印机的客户机，但每个要访问这台打印机的客户机必须要通过网络来安装这台打印机后，才能共享网络打印机。安装步骤如下：
方法一
1、打开“我的电脑”窗口，选择打印机，在打印机文件夹中双击添加打印机图标。
2、阅读首屏向导后，单击[下一步]按钮。
3、在第二屏向导中，选择“网络打印机”后，单击[下一步]。
4、在这一屏向导中，单击[浏览]按钮后，单击物理上连接打印机的服务器前的“＋”号，随后再单击共享打印机的名称，浏览到服务器Sevcer上的Epson打印机，单击[确定]后出现向导，选择是否需要在DOS程序中打印文档――选择“否”，单击[下一步]。
5、输入打印机的名字。当然，可以默认打印机名字，同时还决定是否将它设置为本台PC机的默认打印机――选择“是”，然后单击[下一步]按钮。
6、在向导的最后一屏，建议选择“是”来打印测试页，然后单击[完成]按钮。
安装完打印机驱动程序后，就会打印测试页，然后出现询问测试页是否正确，如果正确，单击“是”，否则，单击“否”，完成出现在屏幕上的打印错误诊断的工作。
安装完成后，在“打印机”文件夹中将出现这台打印机的图标，图标下有一段线缆和一个连接器，表明是网络打印机。
方法二
1、在桌面上双击“网上邻居”，打开“网上邻居”窗口。
2、单击物理上连接打印机的服务器图标，然后再单击共享打印机的名称。
3、单击“是（Y）”后出现向导提示，选择是否需要在DOS程序中打印文档后，单击[下一步]。
其他步骤同方法一中的第5、6步，不再重述。
用同样的方法，为各工作站的PC机安装网络打印机。
网络打印机的使用
在各工作站安装了网络打印机后，使用网络打印机与使用一台连接到工作站上的本地打印机没有什么两样。在打印文档时，选择程序中的“文件/打印”，在打印对话框中从下拉式列中选取打印机的名字，然后，根据需要进行其他的设定，便可打印文档了。
网络打印机的管理
1、将网络打印机设置为默认打印机
打开打印机文件夹，右击网络打印机图标，在快捷菜单中选择“设为默认值(F)”。
2、设置网络打印机属性
右击网络打印机图标，然后选择“属性(R)”进行设置即可。
3、网络打印机打印队列的管理
在服务器所在的PC机上打开打印机文件夹，然后从打印机菜单中选择选项，来控制打印队列。
①暂停打印一个文档，则右击那个文档并选择“暂停打印（A）”。
②取消打印一个文档，则右击那个文档并选择“取消打印（C）”。
③暂停所有打印作业，则选择“打印机/暂停打印（A）”。
④取消所有打印作业，则选择“打印机/清除打印文档（G）”。
