现在大多数政府部门、大型企业等都上了Internet网，而使用E－mail来发通知或其它文件也是经常可见的，因为速度快，同时也可节省邮寄费用、纸张印刷费用等。但因对方收到了信以后不一定会回信，以至于上级部门怕误事而补发信件或打电话通知等等。但是，如果内部之间约定一个规则，彼此之间都按下面的方法设置好收件箱，那么利用E－mail自动回信功能，就可以放心地使用E－mail来代替信件和电话通知了，E－mail自动回信功能可以帮助我们确定信收已被对方收下。下面就Outlook Express为例来说明怎样使用其自动回信功能。
● 在Outlook Express中建立一个你要回复的那封信的文件操作如下：
点“新邮件”然后直接在邮件内容输入栏中输入一些内容，如“信已收到，谢谢！”
最后在“文件”／“另存为”设置好文件保存的路径和文件名。比如保存为“C：\Program Files\Outlook Express\回信。eml".一定要记住位置，下面要用到。
● “工具”/“收件箱助理”，在“收件箱助理”窗口内单击“添加”按钮。
● 在“属性”窗口的主题框内输入你们内部约定好的规则，如“请回信确认”，然后选中“回复”复选框，再单击“浏览”按钮，在“打开”窗口内打开步骤（1）中保存的文件。
● 一直单击“确定”按钮回到Outlook Express.
注意：在你回复的那封信的主题不能含有与你们内部约定的规则的字眼。否则会出现自动回信的死循环。这样，如果你要求对方回信确认的话，你只要在你发的信的主题栏输入你们约定的规则，如“请回信确认”，只要对方收到你的信，你就会收到那封自动回复的信了。