就一般单位而言，办公室中通常会考虑用一台电脑作为全室工作人员进行电子邮件收发的工具，这就涉及到多邮件账号并存的管理任务。那么，如何利用OutLook Express的现有管理功能来进行设置，实现多个账号的电子邮件收发工作呢？
第一步：建立账号
打开工具选单，选择账号，单击添加选项，选邮件进行设置。在设置时，相应栏中填入真实的姓名、E－mail地址、服务器类型（POP3）及名称、账号名、密码、友好名等。要注意，友好名最好选自己真实的姓名，因为它是在邮件账号中真正显示的名称，这样做便于自己记忆。另外在连接项中选择本地电话线连接，但如果是连在局域网上，且该局域网已上连Internet，则选局域网连接。重复这一步直至全室人员的账号建立完毕。
第二步：建立通讯簿
这一步可以不要，其目的在于方便以后的操作。先单击通讯簿，再单击新联系人，填入相应的姓名及E－mail地址，然后单击添加即可。将本室人员的姓名及E－mail地址全部建立到通讯簿中。
第三步：建立文件夹
为本室每一个人员的邮件账号建立相应的文件夹，方法是在OutLook Express左边的栏上单击右键，选新文件夹，然后输入文件夹名称并选定新建文件夹的位置，再点确定。重复以上工作，为每一个人建立一个独立的文件夹。要注意所选的文件夹名称最好与本人真实姓名相同。
第四步：建立邮件自动接收到指定文件夹的链接
这一步较为关键，首先打开工具选单，选择收件箱助理，单击添加，然后在收件人栏填上收件人（即本室工作人员）的电子邮件地址，或者单击旁边的通讯簿图标直接选择；接下来选择“移动到”这一栏，并打开文件夹，在对话框中选择该收件人对应的文件夹，单击确定之后，在收件箱助理中可看到新增加了一条描述：如果收件人包含刚才指定的电子邮件地址，那么将该邮件移动到收件人对应的文件夹。这样再重复做以上添加过程，直至本室人员全部做完。
通过以上几个步骤便实现了多个邮件账号在OutLook Express中的并存管理，也即我们为每个邮箱设置了账号和密码，并建立了相应的文件夹，同时建立了邮箱到文件夹的自动映射关系。
这样当本室某一工作人员要发送邮件时，只需先在工具选单的账号项中把本人邮件账号设置为默认值，然后再单击新邮件进行E－mail发送即可。而对于邮件接收来说，当每一次启动OutLook Express时，它就会自动检查已设置的每一个收件人有无邮件到来，若有则会将该邮件自动放到对应收件人的文件夹中去，我们就能一目了然，知道某某人有几封E－mail邮件到来，某某人没有邮件，实现了同时自动接收多个邮箱中的E－mail邮件的功能。
