Outlook技巧中常用到是利用规则来实现对邮件归档。其实，这样还显得费事了点，因为用“组织”功能也可以非常方便地用不同颜色清晰标志出来自不同地址的邮件，哪些是上级部门的邮件，哪些是同事的邮件，哪些是朋友的邮件，这样只要浏览一次即可查看。
从“工具”菜单下激活“组织”选项，当右侧空格显示“组织***”的界面时，单击“使用颜色”链接，在“发件人”后面的编辑框中输入需要标志的邮箱地址或联系人名称，最后设置好希望显示的颜色，设置完成后单击最右侧的“应用颜色”按钮即可。
按照同样的方法，我们可以为不同来源的邮件地址设置标志的颜色，以后收到这些邮件时，Outlook会针对不同来源的邮件自动标志相应的颜色。假如你有更高的要求，可以打开“自动设置格式”窗口选择其他高级选项，例如编辑字体、更改规则属性、指定条件等，具体操作这里就不多说了。
