一：菜单中符号的含义
菜单中的命令一般都是由图标及命令文字所组成的，有些命令文字后面有快捷键提示。
但我们打开菜单，还会发现一些符号，如三角号、省略号、横线等，这些符号是什么意思呢？菜单命令旁的“”，表示此项中还包含若干命令，单击此项可以打开一个子菜单，比如“表格”菜单中的“插入”、“删除”项等，里面都包含多条命令。
菜单命令旁带“…”：表示执行该命令会打开一个对话框，比如“新建”、“字体”、“替换”等命令。
菜单中的横线是用来分组的，每个菜单中有十几条命令，甚至更多，这些命令可以按功能或特点分成若干组，组与组用一条横线来间隔，比如“文件”菜单中，把“新建”、“打开”、“关闭”等命令为一组，“保存”、“另存为”、“版本”等为一组，“页面设置”、“打印预览”、“打印”等为一组，通过这样分类，可以更方便地找到所需命令。
菜单命令列表中的灰色命令：表示该命令当前不能执行。例如，若是没有选中文字或对象，就不能进行复制、剪切等操作。如果文档中没有表格，表格菜单中的许多命令就都不能执行。只有对文件进行了操作之后，才能选择“撤消”命令，而“重复”命令激活的条件是已进行过“撤消”操作。
好，通过以上介绍，你能搞清菜单中的符号的含义了吧！上面我们只是以Word97为例来讲的，在其他应用软件中也适用。
二：中文字号与磅的关系
在WORD中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、…七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、…48、72等。
中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。
在WORD中，中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为1~1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。
三：Word 2000中的功能键
作为Word2000的用户，不知你是否用过其中的功能键？在此，笔者把Word2000中F1～F12功能键的作用简单介绍一下，希望对你能有所帮助。
F1键--是"帮助"选单中的"MicrosoFtWord帮助"命令的快捷键。
在默认情况下，按下F1键，则"大眼夹"出现在屏幕上，并询问你要做什么？如果你不喜欢"大眼夹"，可右键单击它，再单击"选择助手"命令，然后单击"下一位"按钮，可在"查查"、"小灵通"、"智多星"、"苗苗老师"等10位助手中进行选择。
F2键--作用是"移动文字或图形"。
当选中文本或图形后，按下F2键，则在状态栏左端出现"移至何处？"的询问。此时，把插入点移动到所需位置，然后按回车键，则被选中的文本或图形就移动到了当前位置,按esc键则取消本次操作。
F3键--作用是"接受记忆式键入词条"。
"记忆式键入"是Word提供给用户输入常用词句的一种快捷方式，比如当你键入"2000"时，屏幕上会出现"2000/××/××"（此为系统的当前日期）的提示信息，这就是"记忆式键入"，要接受提示请按F3键，否则请继续输入。
F4键--作用是"重复上一次操作"。比如在你要输入"常常"二字时，则当你输入了一个"常"字后，按下F4键，系统自动重复刚才的操作，输入第二个"常"字。
F5键--按下F5键，相当于单击"编辑"选单中的"定位"命令。
F6键--作用是"定位至下一窗格"。
使用Word2000编辑文档时，有时需要查看同一文档的不同部分，比如，若要在长文档的两部分之间移动或复制文本时，可将编辑窗口拆分为两个窗格，一个窗格显示所需的文字或图形，另一个窗格显示文字或图形的目的位置，然后选定文字或图形并将其拖动到需要的位置。要将编辑窗口拆分为两个窗格，可将指针指向垂直滚动条的顶部的拆分条（如果正处于文档结构视图中，或关闭了垂直滚动条，则看不到拆分条。此时，需要单?quot;视图"选单中的"文档结构图"命令，关闭文档结构图；或单击"工具"选单中的"选项"命令，选择"视图"选项卡，选中"垂直滚动条"复选框），当指针变为上下方向箭头时，将拆分条拖动到所需位置即可。现在，你在上一"窗格"任一处单击，再在下一"窗格"任一处单击，然后按F6键，看看插入点有何变化？要将一分为二的两个窗格还原成一个窗口，可在任意点双击拆分条。
F7键--是"工具"选单中的"拼写和语法"命令的快捷键。
F8键--作用是"扩展所选内容"。
在"扩展"模式处于关闭状态（状态栏上的"扩展"按钮处于不可用状态）时，按下F8键则打开"扩展"模式。在打开"扩展"模式后，按F8可增加所选内容：按一次选定一个单词，按两次选定一个句子，依此类推……按esc键则关闭"扩展"模式。
F9键--作用是"更新选定域"。
在Word中，域是一种可以在文档中插入各种信息的编码指令，可用于控制文字、图表、索引、目录、图形或编号的插入，相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。域有些类似于microsoFtexcel中的公式，具体说来，域代码类似于公式，域结果类似于公式计算得到的值。这就决定了域有两种显示形式，即域代码和域结果。选定一个域后，按下F9键，则生成新的域结果。
F10键--作用是"激活选单栏"，相当于alt键。
F11键--作用是"定位至下一域"。
在Word2000中，按下F11键，则自动选中下一个域，这在文档较长且域较多时，可快速选定需要的域。
F12键--按下F12键，相当于单击"文件"选单中的"另存为"命令。
你在编辑Word2000文档时不妨一试，或许这些快捷的功能键能够帮助你提高编辑速度。
四：如何快速关闭多个文档?
在WORD2000中，每一个打开的文档都会在任务栏上显示一个图标，如果打开了很多个文件，关起来是很费事的，即使单击WORD窗口中的“关闭”按钮，也只能关闭当前激活的文档。
要想将所有打开文档一次关闭，并且不退出WORD，可以按下Shift键，再单击“文件”菜单，从中选择“全部关闭”命令即可。
如果只想关闭其中的几个文档，可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态。在图标上单击鼠标右键，选择“关闭”命令，可将所选的文档全部关闭。用这种方法也可以将所选文档最小化、还原或最大化。
上面这些方法同样适用于其他的Office组件，如Excel2000、PowerPoint2000等，也适用于WPS2000。
五：如何同时打开多个文档?
在使用Word时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档，下面就介绍几种方法。
（1）在资料管理器中，选中要打开的多个WORD文档，按下回车键，系统会自动启动WORD97/2000，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名；如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名；
（2）如果Word已经启动了，可以单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在目录，然后选择要打开的文件，单击“打开”按钮，就可以把选中的文件依次打开了。文件的选择方法与上面所讲是一致的。
（3）如果文件在不同的目录中，可以在资源管理器中的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的WORD图标上（注意:此时的WORD中没有打开的文档），所选文档就被打开了；再找到其他目录，用同样方法将所选文档拖到WORD图标上。
六：取消自作聪明的超级链接
当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。 但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。
如何取消这种功能呢？ 在Word中选择“工具”->“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。
再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。
再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。
七：怎样在“打印预览”视图编辑文本？
在“打印预览”窗口中，“放大镜”按钮呈凹下状态，鼠标指针也是个放大键形状。
工具栏上的“放大镜”按钮
此时没有办法将光标定位在文档中，也不能编辑此文档。
单击“放大镜”按钮将其关闭，页面从放大状态切换到编辑状态，这时我们就可以编辑修改文本了。
如果要再次预览文档，可以再次单击“放大镜”按钮，页面从编辑状态返回到放大状态。
八：文件操作技巧
1.让Word认识WPS2000/WPSOffice文件
目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有我国金山公司的WPS2000和WPSOffice，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPSOffice文档！其实，以前我们曾记得在Office2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word读取WPS2000文件。但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word读取WPSOffice文件。笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPSOffice的转换器，我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出界面，点下“确定”钮，该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器，并会自动为你安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件（*.wps）”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。
2.在Word中批量转换文档
手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。
3.快速还原图片文件
利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。
4.给Word文件减肥
现在PC机上是MicrosoftWindows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。
5.实现Word个性模板
用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。
①进入WordXP的模板文件夹，在Windows9x和WindowsMe下为C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows2000和WindowsNT上为C:\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。
②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。
③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。
④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。
⑤再次进入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。
⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
6.一次保存多个文件
在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。
7.合并Word文件
我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！
8.更改文件默认存盘格式
在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。
9.修复文件
遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！
十：F4键的妙用
近期在使用Office2000中发现一个F4的奇特功能，供大家分享。
我们都知道，要重复性地使用上次操作，可以有两种方法。一种是复制，但只能复制编辑过的文本。另一种是格式刷，也只能复制文本的属性。而键盘中的F4键，却有这个独特的好处，可以合二为一，同时具有这两种功能。
当您按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，您可以重复添加边框或边框中的底纹样式，及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件或图片的操作……只要一按F4，上次所操作的内容就会“惊现”出来，大大方便了用户编辑文本的速度，减少了重复劳动。
