反垃圾邮件先锋：MailEssentials

要在保证网络资源安全和确保用户拥有工作需要的工具这两者之间寻求一个平衡点对于IT管理员和网络管理员都是非常困难的。如果你的网络同大多数网络一样，你的用户很可能被几乎无法管理的垃圾邮件的洪流所淹没。垃圾邮件不仅非常令人讨厌，而且还会耗费服务器的存储空间和用户的时间。向用户提供访问电子邮件的权限，让用户很容易地给其他用户甚至客户发送数据，如果这种数据是敏感的公司信息或者是不合适的内容，就会有很大的风险。企业需要拥有监视和管理电子邮件资源的能力。无论从法律还是安全的角度说，企业都比以前更需要这个能力。大多数现有的邮件服务器产品都提供了有限的监视、安全和反垃圾邮件功能。在具有这些功能的邮件服务器中，这些功能都很软弱，似乎都是事后的补救措施。然而，GFI软件公司推出的新的“GFI MailEssentials 8”邮件服务器提供了目前拥有的最全面的反垃圾邮件功能，而且还提供了工业级强度的邮件监视功能以及为每一封发出的电子邮件附加免责声明的功能。给人印象最深刻的是，GFI公司提供的这个产品中的许多很不错的功能都是免费的，从而使“GFI MailEssentials 8”成为大、小网络的管理员都值得考虑的一种产品。

反垃圾邮件功能

这个软件的第八版标志着GFI MailEssentials邮件服务器的一个新的开始。以前，这个产品仅有非常普通的反垃圾邮件功能，反垃圾邮件的关键词列表还需要手工创建。虽然这种方法对于封锁包含提供大学文凭、最低利率抵押贷款和各种免费产品等内容的垃圾邮件是非常有效的，但是，创建和维护关键词列表非常麻烦。特别是垃圾邮件制造者在把垃圾邮件发送到用户手中的方法越来越有创造力，上述简单的方法已经落后了。

使用“GFI MailEssentials 8”，GFI似乎已经认识到了它需要更高层次的垃圾邮件检测技术以便使使产品达到最高的效能。关键词和邮件文件头检查仍是核心的组件，包括一个默认的关键词列表，里边有许多最常用的垃圾邮件的关键词。然而，黑名单和该公司拥有专利的白名单的使用正是“GFI MailEssentials 8”软件与其竞争对手不同的地方。

对于不熟悉这些词汇的用户来说，黑名单和白名单是最有效地消除垃圾邮件的方法之一。白名单是由GFI MailEssentials邮件服务器维护的一个电子邮件地址列表。这个列表包含你希望进行邮件往来的客户和供应商的邮件地址。黑名单正好相反，上面包含了你永远也不希望从那里接到邮件的地址。

虽然单个的地址或者整个域名都可以手工添加到这个列表中，但是，这个过程能够以两种关键的方式实现自动化。第一，你可以配置白名单的设置，这样当你的机构的人员给一个外部人员发送电子邮件的时候，那个地址就被自动被记录为合法的地址，并且被添加到白名单中。这可以保证来自那些地址的电子邮件永远不会被当作垃圾邮件，并且能够正常传递给用户。第二，除了手工封锁与垃圾邮件信息有关的单个的电子邮件地址之外,GFI MailEssentials还是用第三方的DNS黑名单封锁潜在的垃圾邮件来源.

DNS黑名单是各个机构维护的已知的垃圾邮件制造者的数据库.其中最著名的一个黑名单是ORDB.org维护的开放转发数据库(ORDB)。用户收到的垃圾邮件几乎全部来自同一个来源:没有采取适当保护措施的邮件服务器和允许通过它们转发的邮件服务器。为了解决这个问题，可以设置GFI MailEssentials邮件服务器查询ORDB数据库或者其它类似的数据库，以便允许或者拒绝从这些来源发来的邮件。虽然查询DNS黑名单将减缓信息接收的过程，但是，这是一种非常有效的工具，特别是与GFI MailEssentials的白名单功能配合使用的时候。当电子邮件被黑名单封锁的时候，你可以选择自动删除它们、把它们转到指定的文件夹或者转移到另一个地址(如Exchange的公共文件夹)以便以后进行审查。“GFI MailEssentials 8”的黑名单和白名单功能都包含在免费版本的产品中。

好像垃圾邮件还不够讨厌，你也许会收到大量的其它语言的邮件。为了解决这个问题，“GFI MailEssentials 8”还允许你根据语言封锁邮件，确保这种邮件永远不会发到最终用户。

我最喜欢的“GFI MailEssentials 8”的反垃圾邮件功能之一是一种你可能会忽略，但是却不能低估的一种功能。这个产品能够向任何与黑名单有关的邮件地址发送虚假的未送达通知(Non-Delivery Reports)。可是，你为什么要这样做呢?这个理由很简单:几乎所有的垃圾邮件都是由软件自动发送的。为了保证邮件列表的“纯正”，大多数垃圾邮件软件都会根据设置从邮件列表中删除收到未送达通知的电子邮件地址。的确，这样做也许不诚实，但是，与垃圾邮件作斗争就是一个肮脏的事情!

免责声明

虽然使用附加到所有的邮件信息下面的签名一直是电子邮件客户端软件采用的一项关键功能，但是，根据潜在的承担法律责任的问题，为所有发出的电子邮件增加一项免责声明已经成为一项必备的功能。例如，一位雇员给客户、朋友或者亲戚发送了不适当的材料。在很多情况下，由于这种电子邮件是用公司的设备发送的(含有机构的名称)，如果收件人采取法律行动，公司将要承担法律责任。每一封邮件下面附加的免责声明用来明确地说明，雇员发送的电子邮件完全由他或者她自己负责。反过来说，免责声明还可以用来为邮件添加企业合同或者促销信息，从而使这项功能成为了一种新的和有效的市场营销工具。

“GFI MailEssentials 8”标准版和免费版都包含向所有的发出的电子邮件添加免责声明的功能。高级功能包括向与指定的用户、组或者域名有关的邮件中添加不同的免责声明，还可以使用变量在免责声明中加入用户名和电子邮件地址等普通信息。

自动回复

“GFI MailEssentials 8”还提供了自动回复功能，能够自动回复发给指定电子邮件地址的邮件。例如，如果你的公司使用support@company.com等通用的电子邮件地址让现有的和潜在的客户提出问题，自动回复功能可以用来自动向这些客户发出电子邮件，说明他们的电子邮件已经收到了。而且，GFI MailEssentials还能够为这些电子邮件添加跟踪号码，以便机构保存或者存档、在回复信息中使用不同的内容、甚至根据邮件的不同主题自动发出不同的回复。虽然这并不一个特别诱人的功能，但是，自动回复功能确实是非常有用的，能够让你的客户知道他们的邮件已经收到了并且将会得到处理。

邮件监视与存档

虽然监视企业电子邮件一直在引起很多的争议，但是，每天24小时或者根据需要监视电子邮件的功能几乎在所有的环境中都是非常必要的。“GFI MailEssentials 8”的邮件监视功能允许你把一个特定用户或者域名收发的全部电子邮件转发给另一个配置的地址，如另一个用户的地址或者archive@company.com等特殊指定的账户。这个功能的用途非常广泛，从用于备份的基本电子邮件存档到为了安全目的监视雇员的通信都可以使用。邮件监视工具还允许对这项功能设置例外的条件。例如，你可以选择除了公司的高级官员之外，监视所有的雇员的邮件。由于使用这项功能的敏感性，在使用这项功能之前，你应该获得公司管理层的批准。

在许多行业(以及在许多国家)，政策和法律规定所有的电子邮件都必须要存档。虽然这种做法过去并不常见(备份除外)，但是，这个功能现在对于许多机构来说都是必不可少的。“GFI MailEssentials 8”能够把所有的电子邮件有件保存为文本文件、微软的access文件或者SQL数据库文件。作为一个管理员，你能够存档进出网络的全部用户的电子邮件。

日志功能

虽然大多数电子邮件服务器软件都提供了与收发电子邮件有关的基本的记录功能，但是，那些软件提供的记录文件经常是加密的和无人管理的长文件。虽然有很多第三方软件可用来解析或者在不同类型的报告中显示这种数据，但是，“GFI MailEssentials 8”已经包含了这种功能。GFI MailEssentials报告工具提供了内容广泛的报告，包括显示一个用户、域名和邮件服务器本身每天使用电子邮件的统计报告。例如，用户报告可以显示一个用户发送的电子邮件的总数和累计容量等信息。而且，这些报告还可以使用过滤器进行修改和调整，以便让你看到具体的信息，例如一个用户、某个日期收到和发出的邮件数量、以及检索的邮件数量。

对于管理员来说，GFI MailEssentials生成的报告提供了一种简单的方法，不仅能够更有效地管理服务器，而且还能够向管理层提供精美的打印输出，让他们高兴好几个小时。

POP3下载工具

“GFI MailEssentials 8”的最后一个主要功能是一个集成的POP3下载工具。这个工具的主要目的是把外部POP3服务器(例如，你的ISP那里的POP3服务器)的邮件下载到本地Exchange服务器中。如果你拥有一台配置了DNS MX记录的SMTP服务器，这项功能通常就是不必要的，但是，仍有一些公司发现这项功能非常有用。例如，使用拨号网络连接的公司在断断续续地使用互联网的情况下经常无法接收发往内部网络和Exchange服务器的邮件。在这种情况下，邮件通常存储在他们的ISP的POP3服务器中，一旦连接到网络之后再下载。连接之后，邮件可以下载并且转发给同样名称的本地邮箱，或者发给不同的具体地址。POP3下载工具还允许你制定一个日程安排，并让服务器根据这个日常安排连接到网络以下载邮件。再说一次，这个功能并不适合每一个人，但是，很多公司都很满意这个微软的Exchange软件没有的功能。

写在最后

我使用以前版本的GFI MailEssentials软件已经有一年多的时间了。我的感觉是GFI公司为第八版GFI MailEssentials软件投入了大量的时间和努力，使其成为一个功能更强大、更有用和更智能化的应用程序。这个软件不仅具有比市场上的其它产品更优越的反垃圾邮件功能，而且对于拥有自己的邮件服务器的网络来说，这个软件的邮件监视、免责声明和日志功能等所有的功能合在一起使这个软件拥有了极高的价值。不过，这个软件仍有改善的空间。我希望GFI公司为他们的产品提供一个网络管理接口，给管理员提供更大的灵活性。除此之外，这是一种你不能不试用一下的产品。考虑到免费版也提供了许多核心的功能，你不会有任何损失。使用GFI MailEssentials软件一个星期，你可能会诧异以前没有这个软件是怎样做的。

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