档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行治理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。黄岛检验检疫局在档案数字化建设过程中，坚持高起点、高标准、高投入，实施一年多来，档案数字化建设初见成效，对检验检疫工作起到了促进作用。
在档案数字化建设初期，黄岛检验检疫局的信息化建设本着以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极采用新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，目前已经全面实现了办公自动化、无纸化。由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案治理及存储、利用方式的改革提供了条件，为档案数字化建设奠定了坚实的基础。黄岛检验检疫局建立数字化档案主要经历了预备、过渡和实施3个阶段。
预备阶段。一是搞好需求分析。黄岛检验检疫局从2003年就开始调查分析所藏档案，包括档案的类型、载体形态与状态、数量等基本情况。根据档案情况制定了档案数字化的科学规划，确定了项目需求，并根据需求考察了当前各种高速扫描系统的集成解决方案。二是搞好设备考察。在设备考察阶段，黄岛检验检疫局重点从档案数字化设备配置计划的成套性、档案数字化项目硬件与软件的集成性、档案数字化方案与该局档案需求的适应性等方面加以考虑，从实际需要和长远打算出发，力求确保扫描仪等硬件设施的配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。三是加大资金投入。黄岛检验检疫局分阶段建成了计算机局域网，更新了终端设备，使办公自动化程度不断提高。并投入了大量资金为档案室配备了计算机、彩色喷墨打印机、激光打印机、扫描仪、照相机、采访机等现代化设备。四是搞好人员培训。档案人员要做好电子文件的治理，既要懂得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案治理方法与技术，也需要懂得相应的电子计算机技术，才能为加快实现档案数字化网络建设提供充足的技术支持。为尽快提高档案人员的素质，黄岛检验检疫局多次选派人员参加各种档案培训班，并请计算机专家给档案人员讲课，使档案人员的业务素质得到很大提高。五是建立了数字化档案的各种规章制度。建设数字化档案，不能照搬套用原有的制度，黄岛检验检疫局根据工作实际以及数字档案特点，制定了完善、符合实际需要的治理规章制度，如文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全治理制度等，保障数字化档案建设安全、有序地开展。
过渡阶段。在数字化档案预备工作都已完成的基础上，黄岛检验检疫局引进了一台汉王文本王中速文档彩色扫描仪，一台虹光Sheetfed A4幅面彩色高速扫描仪、一台Kodar i40 A4幅面彩色高速扫描仪和配套软件。设备安装调试完毕后，主要探索档案扫描工作在快速系统下，档案前期整理、档案扫描、质量检查、扫描文件治理、后期整理等全过程的协调配合方法，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。经过近一年的摸索，对高速扫描仪的性能有了进一步的了解，在档案数字化的运作模式和系统治理等方面积累了一定的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。
实施阶段。档案数字化是一个需要长期运作的系统，从一开始就必须确保其能够长期稳定运行。所以黄岛检验检疫局在对档案进行分类整理、交接、标引录入、图像扫描与处理、案卷整理、移交储存等工作时始终注重全面的质量检查，加强数据的质量 “全程控制”。一是数字化前档案的整理检查。黄岛检验检疫局派专人从事文件收发、资料收集的工作，保证了要进行数字化的档案原件完整、排序正确，对有些折损，可能影响扫描质量的原件进行了预先修整。二是数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率和扫描格式直接关系到扫描文件的清楚度和还原效果。该局在选择参数时根据扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量实际需要等加以综合考虑，选择了TIF的扫描格式，150DPI的扫描精度，用LZW进行压缩，使扫描后的文件保持了档案的原貌，字迹清楚不失真，亮度适当。目前，黄岛检验检疫局已对2000~2004年所有档案进行了数字化扫描，并坚持做到扫描质量和工作进度并重的原则，一手抓质量，一手促进度，不断提高质量和效率。截至2005年4月30日，共完成2861卷扫描，获影像档案6018幅，而且幅面摆放正确，无错扫、漏扫。三是数据连接检查。扫描完成后，档案人员通过机读目录数据库与档案扫描图像文件进行连接，形成一一对应关系，并进行周密的检查，保证无一连接错误。
数字化档案对检验检疫工作起到了促进作用,具体表现在三个方面:一是能及时为检验检疫工作提供依据。数字化档案信息不再受“孤本”的限制，凭借信息高速公路一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享，任何人通过信息高速公路中任何一点、任一终端都可以查阅到自己所需的档案信息，使异地调阅档案成为可能。基于这一点，数字档案能及时帮助业务部门查阅历年来积累的原始资料，使各项工作更加规范、高效，加快了信息化进程和“大通关”的建设步伐。二是提高办公效率。数字化档案治理使资料能及时归档，并尽快提供利用。同时数字化档案治理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可查阅有关信息。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。三是档案数字化能有效地保护档案原件。数字化档案能代替原件使用，并能恢复档案材料模糊褪色的字迹,对污损残缺照片档案进行修复。而且数字化档案副本异地保存以及输出缩微胶片永久保存，可以在发生天灾人祸的情况下最大限度地保持档案的完整性。
黄岛检验检疫局档案数字化建设的发展方向，一是加强基础数据库建设，使检验检疫档案数字化信息的积累基本满足检验检疫事业发展的需要。主要包括建立检验检疫操作标准数据库、动植物检验检疫工作数据库、集装箱检验检疫工作数据库等。二是建设检验检疫档案信息服务网站，建立检验检疫档案信息开放查询系统，向社会提供检验检疫档案信息产品服务和技术支持。三是建立检验检疫档案信息共享和检验检疫档案信息保密等制度，逐步形成检验检疫档案信息开发利用、共享、信息安全与保密的机制，保障信息源的畅通。四是研究出一种统一而且简单的格式存储数字档案，使数字档案不再依靠于原来的数据库，防止信息丢失或被非法更改，降低设备和软件频繁更新带来的不利影响。
