引言
奥地利政府内部应用Microsoft的Windows 2003 Server的智能型档案纯存能力降低成本与提升效率 。
现况
在2001年中的时候，BMI面对了一系列组织和系统的挑战，要求必须完全能够支持IT的架构。项目指导人Wolfgang Muller和他的团队则负责了设置、开发以及建置符合下列要求的解决方案：
开发新的IT系统以满足执行单位的需求，并且必须降低预算与人力的需求。
开发内政单位所需要的Intranet和Extranet共享的系统架构与信息平台。
开发供警察、宪兵以及治理人员使用的单一系统。
建立共享的通讯系统。
建置最新的办公室自动化架构。
已经存在的系统是在1996年开始就已经存在了，以当时的技术而言，面对BMI的要求显然已经超出系统的能力。BMI对系统的要求，必须是一个全新取代、能够接受最新的挑战，并且由于变动性高因此是一个相当复杂的系统。另外预算必须降低，因此系统的结构必须能够拥有更低的TCO (整体拥有成本)。另外，人事的成本和人数也必须减少。后者的要求对于新系统而言是相当重要的，因为在旧环境中，许多的治理工作都是由警察人员自己执行。假如警察的人力的工作时数假如能够减少，那么将多余的时间放在主要的工作上，还是可以让人力的结构稳定。
除了预算与人力的问题之外，新的IT环境要求也是目前系统的限制。旧的系统是Windows NT 4.x 架构的，并且使用超过1,400个NT网域。由于当时系统所使用的技术限制，环境所支持的每个位置并无法集中治理。
解决方案
新的IT环境则能够解决上面所提到的所有问题，官方将这个项目称之为Bask IV - - Buro Automations und Kommunikations系统 (Office Automation and Communication System ?C 办公室自动与通讯系统)。新的系统使用了许多Microsoft的技术，其中包括了：
SQL Server 2000
Windows 2003 Server
Windows xp
Office XP
SMS 2002
Active Directory
新的系统可以让幕僚人员减少百分之30的网域数目，并且也可以使用集中治理IT环境。
效益
图1
BMI藉由使用IFS技术，而能够达到许多好处。这些许多不同的优点，协助让BMI能够在有限的预算限制之下，提供低成本的解决方案。更重要的是，在这些好处中，可以明显地强化警力。这种生产力的强化对于提供公众的固有的服务水平是相当重要的，同时也能够降低不同的警务人力 (请参阅图1)。
年度效益
类别
效益 ($)
数据夹重新导向
$40,320
DFS
$5,040
分享数据夹的阴影复制
$1,263,797
软件部署
$1,456
年度总效益
$1,310,613
表一
数据夹重新导向(Folder Redirection)
数据夹重新导向可以让使用者和治理员将数据夹的路径重新导向到新的位置。由于在BMI中使用者取得信息的特性，因此必须将使用者的「我的文件」数据夹重新导向到对应网络位置磁盘。BMI目前使用了这种数据夹重新导向的功能，但是目前的效益结果，则是来自Windows 2003 Server所提供离线档案技术。
在建置离线档案技术之前，当档案服务器关闭的时候，使用者感觉到完全失去了生产能力。当结合了数据夹重新导向与离线档案技术之后，当发生不预期的档案服务器当机的时候，一般使用者就可以拥有存取重要档案的能力，可以避免丧失生产能力。
未经排程的档案服务器关闭时间，每周预估大约会有三个小时的时间，一般会影响到少于百分之1的使用者。假如以每年为基础进行估算，这个关机时间对于一般使用者而言，大约会造成超过1400小时的生产能力丧失。在这些期间，警政人员则无法存取处理犯罪、抱怨或其它与警务相关工作的内容。整体而言，整年政府的行政效益可以增加$40,000。
DFS
当政府还没有完全受到DFS能力的支持时，就已经感受到一些优点了。DFS提供了统一的命名方式，可以对照到服务器机组、分享和档案。DFS可以让治理员替位于网络上的分享数据夹建立统一、有意义的名称，由于名称是独立于之下的实体服务器描述，使用者和程序可以直接使用逻辑数据描述，而不须要非凡指定实体的储存位置。这种将逻辑数据与实体储存位置区隔的方法，可以提供几个优点：
从使用者的观点简化数据夹的存取
由于可以与机器名称区隔，因此可以简化维护工作
DFS可以提供容错存取功能，自动路由客户端的要求到邻近可用的服务器
藉由提供负载平衡功能，提高可用性与效能
政府藉由建立2个名称空间使用这样的功能。针对本研究的目的，考虑的重点则是指向约25个目标的名称空间。这个名称空间是政府储存所有应用程序软件安装程序的位置。因为DFS可以自动路由客户端到邻近的服务器，治理员因此能够在上班时间将档案服务器关机，而不会影响软件的分散与安装动作。假如以一年的时间估算，可以整个降低180小时的关机影响，并且可以节省政府超过$5,000的费用。
在前面曾经提到，使用DFS的另外一个好处是不管在使用者或是在程序中，都可以使用逻辑的方式指定位置，而不需要指定实体储存位置。这种方式所导致的一个实际小优点，表现BMI分送应用程序软件到一般使用者。
政府开发了应用程序治理使用者如存存取安装程序以进行应用程序软件的安装。在以前的IT环境中，这些安装讨件的路径则是固定写在实际的程序代码中，或是藉由设定参数指定。传统的方式会有一个很大的问题，当软件移动或是服务器重新设定的时候就无法执行了。藉由DFS的使用，我们可以修改程序使用逻辑位置，这样不管软件是位在本地办公室或是在远程办公室，都可以找得到服务器。这样的功能能够在需要修改程序的时候，一周平均可以节省一个小时的工作时间。在政府内部的不同位置重新设定与重新同步化。
分享数据夹的阴影复制
分享数据夹的阴影复制
每位使用者/每月没有报告的意外事件
2
使用者数目
24,700
手动重新建立档案的投入时间
15分钟
使用阴影复制进行还原的投入时间
2分钟
实际时间 % = 丧失的生产能力
25%
每个意外的净效益(分钟)
13分钟
平均每小时的薪资
$28
每个意外的效益
$1.52
每位使用者每年的效益
$36
每年的总SCSF ?C 一般使用者效益
$899,080
表二：一般使用者效益
分享数据夹的阴影复制
每月还原要求
6
还原的平均投入时间(小时)
2
使用SCSF进行还原的平均投入时间(IT人员)
0
每年可以减少的IT人员投入时间
144
平均每小时的薪资平均
$28
每年SCSF的加总 ?C IT效益
$4,032
表三：IT效益
针对政府所能获得的最实际效益，是从分享数据夹的阴影复制功能衍生而来。这个技术可以提供给一般使用者从不小心删除了文件或是错误地修改了文件，藉由存取某个时间点的文件和数据夹副本，而能够提供一种还原的方法。
一般使用者和IT治理员都可以从SCSF的还原功能获得帮助。IT治理员现在能够将还原的要求推回到一般使用者，将重点放到其它的工作上。这点相当重要，因为在实际的情况中，许多的治理员都是警务人员，他们就能够有较多的时间可以放在主要的责任上。
一般使用者应该是最能够从SCSF体会最大的效益。平均而言，政府每月大约会有6起还原要求。假如从磁带或是磁盘进行还原，每个档案大约需要2个小时的时间。藉由使用SCSF，一般使用者只要在几分钟之内就可以还原档案，而不须要藉由IT治理员的协助。当没有报告的遗失情况数目增加的时候，所获得的效益当然就更大。NerveWire分析指出一般使用者通常会在每个月碰到两种这种意外事件。针对有24,700一般使用者的政府人员(警务人员)，每年会有超过590,000个档案遗失、损毁或是被覆盖的情况发生。在SCSF建立之前，重新建立个别的档案，需要投入至少15分钟的时间。这样的估算是来自于政府员工大部分的工作，都必须使用到模板的事实而来。针对那些不须要使用模板的公司而言，所能获得的预期效益应该会更大。
从前面的讨论指出，丧失生产能力的成本可以大幅地降低。一般使用者所需要投入的还原工作，在大部分的情况下，可以从15分钟减少到只要2分钟。13分钟的净收益，假如发生在590,000个事件上，就可以获得很大的节省。NerveWire分析指出，政府可以在丧失生产能力的成本上，每年节省超过$900,000。
结论
使用IFS的分享数据夹的阴影复制、数据夹重新导向以及DFS功能，可以提供给奥地利内政部很明显地达到目标。这些功能的3年TCO(整体拥有成本)，只有$151,909，而ROI(投资回收率)则超过了1500%，NPV则更是超过了$190万。很清楚地，这些数字表示政府达到了降低技术环境的TCO，并且同时也满足了需求。
当然第二个目标也达到了。当政府面对降低日渐增加的人事成本时，IFS解决方案增加了警政人员的生产能力。政府已经能够维护，甚至增加更多的工时以投入警务工作。SCSF、DFS和数据夹重新导向的功能，可以让系统的所有使用者有效的提升生产能力。而政府也就基本上达到了使用更低的成本完成更多事情的目标。
