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使用PowerPoint的10大注意事項

來源:互聯網  2008-07-19 08:21:51  評論

10 PowerPoint Dos and Don』ts

如果使用得當,它將發揮強大的作用

工作場所 PC 用戶指南

作者:Jeff Wuorio

Cherie Kerr 了解 PowerPoint 在商務會議中振奮人心並具有說服力的原因所在。

她也清楚地知道可能産生負面作用。

「她將成爲您最好的朋友,」 在加利福尼亞擔任公共關系顧問的 Santa Ana 說。 「前提是您必須正確使用。」

Kerr 對于這款廣受歡迎的 微軟演示和圖形程序一分爲二的看法也正反映出了企業界和學術界長久以來對此問題的爭論。 很多人將 PowerPoint 推崇爲有價值的強大商業工具,但是也有一部分人認爲它是實現有效互動的障礙,會攪亂、歪曲甚至毀掉溝通。

然而,正如 Kerr 指出的那樣,任何關于 PowerPoint 優劣的討論只是說明了利用此程序勝人一籌的重要性。 這裏有 10 種使用 PowerPoint 的方法,能夠讓您的業務更加出色。

1. 采用強有力的材料支持您的演示。

在某種程度上,PowerPoint 的易用性可以成爲它最致命的弱點。 雖然利用它可以輕松創建引人注目的幻燈片和圖形,但您需要知道 PowerPoint 並非獨立存在。 觀衆前來並不只是爲了觀看屏幕上顯示的影像,更多的是爲了聆聽您的演說。 您需要構建一組強有力的 PowerPoint 程序,但也應確保您的口頭評論同樣引人入勝。 「PowerPoint 不負責演示,只負責制作幻燈片,」弗吉尼亞中洛錫安 Audience First(一家提供演示培訓的公司)總裁 Matt Thornhill 說。 「切記您創建幻燈片的目的是支持口頭演示。」

2. 簡單化。

我們可能都曾見過演講者在 PowerPoint 和其他演示中似乎准備充分胸有成竹的情形。 畢竟,他引以爲傲的明顯只是各個功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。 其實最有效的 PowerPoint 很簡單,只需要易于理解的圖表和反映演講內容的圖形。 權威人士建議每行不超過五個字,每張幻燈片不超過 5 行。 「不要用太多的文字和圖形破壞演示,」Kerr 說。 「您真的需要在屏幕上顯示出一切嗎?」

3. 最小化幻燈片數量。

PowerPoint 魅力在于能夠以簡明的方式傳達觀點和支持演講者的評論。 通過大量的數字和統計信息很難做到這點。 對于這方面,最有效的 PowerPoint 展示絕不會用太多的圖形和數字把觀衆淹沒。 取而代之的是,將這些圖形和數字留在演示結尾分發的講義中,以便觀衆徹底消化演示內容。 如果您要強調 PowerPoint 中的某處統計信息,可以考慮采用圖表或影像來傳達。 「例如,有一次談到老年性癡呆症病人數量龐大時,我使用了一副老年婦女的照片,而不是僅僅在屏幕上列出相關數字,」Kerr 說。

4. 不要照念 PowerPoint。

僅僅爲觀衆照念可見的演示是 PowerPoint 用戶最常見也最不好的習慣。 這樣說來,演講者簡直就是多余的,毫無存在的必要。 不僅如此,即使是最具視覺吸引力的演示也會因此變得索然無味。 PowerPoint 與擴充性和討論性的口頭評論搭配才能達到最佳效果,而不是照念屏幕上的內容。 「即便使用 PowerPoint,您也要與觀衆保持視線接觸,」康涅狄格州 Prescott Group 溝通咨詢公司的 Roberta Prescott 說。 「觀衆們並不是來看您的後腦勺的。」

5. 安排評論時間。

另一個潛在的不良習慣是演講者在一張新 PowerPoint 幻燈片出現時就立即開始評論。 那只會分散觀衆的注意力。 恰當編排的 PowerPoint 程序在展示新幻燈片時,先會給觀衆閱讀和理解的機會,然後才會加以評論,拓展並增補屏幕內容。 「這是個時間安排的問題,」Kerr 說。 「永遠不要在幻燈片一開始就評論。」

6. 要有一定的間歇。

再次說明,PowerPoint 是口頭評語最有效的視覺搭配。 經驗豐富的 PowerPoint 用戶會不失時機地將屏幕轉爲空白。 那不僅能帶給觀衆視覺上的休息,還能有效地將注意力集中到更需要口頭強調的內容中,例如分組討論或問答環節。

7. 使用鮮明的顔色。

文字、圖表和背景顔色的強烈反差在傳達信息和情感方面均非常有效。

8. 導入其他影像和圖表。

不要把演示限制在 PowerPoint 提供的範圍內。 使用外部影像和圖表(包括視頻)能增強多樣性和視覺吸引力。 「我通常會在演示中加入一兩個很短的視頻剪輯,」紐約技術顧問 Ramon Ray 說。 「這有助于制造幽默效果、傳達信息和減輕擁堵感。」

9. 在演示結尾分發講義,而不是在演示過程中。

這裏可能有人會向我表示異議。 可是沒人希望對著一群忙于閱讀評論總結的觀衆演講。 除非規定觀衆在您演示時要對照講義,否則請您演示完再分發講義。

10. 演示前要嚴格編輯。

永遠不要忽視觀衆的看法。 一旦您完成 PowerPoint 幻燈片草稿,在複查時您可以假設自己只是一名觀衆。 如果發現不吸引人、跑題或令人疑惑的內容,要嚴格進行編輯。 這是完善您的總體演示的好機會。

10 PowerPoint Dos and Don』ts 如果使用得當,它將發揮強大的作用 工作場所 PC 用戶指南 作者:Jeff Wuorio Cherie Kerr 了解 PowerPoint 在商務會議中振奮人心並具有說服力的原因所在。 她也清楚地知道可能産生負面作用。 「她將成爲您最好的朋友,」 在加利福尼亞擔任公共關系顧問的 Santa Ana 說。 「前提是您必須正確使用。」 Kerr 對于這款廣受歡迎的 微軟演示和圖形程序一分爲二的看法也正反映出了企業界和學術界長久以來對此問題的爭論。 很多人將 PowerPoint 推崇爲有價值的強大商業工具,但是也有一部分人認爲它是實現有效互動的障礙,會攪亂、歪曲甚至毀掉溝通。 然而,正如 Kerr 指出的那樣,任何關于 PowerPoint 優劣的討論只是說明了利用此程序勝人一籌的重要性。 這裏有 10 種使用 PowerPoint 的方法,能夠讓您的業務更加出色。 1. 采用強有力的材料支持您的演示。 在某種程度上,PowerPoint 的易用性可以成爲它最致命的弱點。 雖然利用它可以輕松創建引人注目的幻燈片和圖形,但您需要知道 PowerPoint 並非獨立存在。 觀衆前來並不只是爲了觀看屏幕上顯示的影像,更多的是爲了聆聽您的演說。 您需要構建一組強有力的 PowerPoint 程序,但也應確保您的口頭評論同樣引人入勝。 「PowerPoint 不負責演示,只負責制作幻燈片,」弗吉尼亞中洛錫安 Audience First(一家提供演示培訓的公司)總裁 Matt Thornhill 說。 「切記您創建幻燈片的目的是支持口頭演示。」 2. 簡單化。 我們可能都曾見過演講者在 PowerPoint 和其他演示中似乎准備充分胸有成竹的情形。 畢竟,他引以爲傲的明顯只是各個功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。 其實最有效的 PowerPoint 很簡單,只需要易于理解的圖表和反映演講內容的圖形。 權威人士建議每行不超過五個字,每張幻燈片不超過 5 行。 「不要用太多的文字和圖形破壞演示,」Kerr 說。 「您真的需要在屏幕上顯示出一切嗎?」 3. 最小化幻燈片數量。 PowerPoint 魅力在于能夠以簡明的方式傳達觀點和支持演講者的評論。 通過大量的數字和統計信息很難做到這點。 對于這方面,最有效的 PowerPoint 展示絕不會用太多的圖形和數字把觀衆淹沒。 取而代之的是,將這些圖形和數字留在演示結尾分發的講義中,以便觀衆徹底消化演示內容。 如果您要強調 PowerPoint 中的某處統計信息,可以考慮采用圖表或影像來傳達。 「例如,有一次談到老年性癡呆症病人數量龐大時,我使用了一副老年婦女的照片,而不是僅僅在屏幕上列出相關數字,」Kerr 說。 4. 不要照念 PowerPoint。 僅僅爲觀衆照念可見的演示是 PowerPoint 用戶最常見也最不好的習慣。 這樣說來,演講者簡直就是多余的,毫無存在的必要。 不僅如此,即使是最具視覺吸引力的演示也會因此變得索然無味。 PowerPoint 與擴充性和討論性的口頭評論搭配才能達到最佳效果,而不是照念屏幕上的內容。 「即便使用 PowerPoint,您也要與觀衆保持視線接觸,」康涅狄格州 Prescott Group 溝通咨詢公司的 Roberta Prescott 說。 「觀衆們並不是來看您的後腦勺的。」 5. 安排評論時間。 另一個潛在的不良習慣是演講者在一張新 PowerPoint 幻燈片出現時就立即開始評論。 那只會分散觀衆的注意力。 恰當編排的 PowerPoint 程序在展示新幻燈片時,先會給觀衆閱讀和理解的機會,然後才會加以評論,拓展並增補屏幕內容。 「這是個時間安排的問題,」Kerr 說。 「永遠不要在幻燈片一開始就評論。」 6. 要有一定的間歇。 再次說明,PowerPoint 是口頭評語最有效的視覺搭配。 經驗豐富的 PowerPoint 用戶會不失時機地將屏幕轉爲空白。 那不僅能帶給觀衆視覺上的休息,還能有效地將注意力集中到更需要口頭強調的內容中,例如分組討論或問答環節。 7. 使用鮮明的顔色。 文字、圖表和背景顔色的強烈反差在傳達信息和情感方面均非常有效。 8. 導入其他影像和圖表。 不要把演示限制在 PowerPoint 提供的範圍內。 使用外部影像和圖表(包括視頻)能增強多樣性和視覺吸引力。 「我通常會在演示中加入一兩個很短的視頻剪輯,」紐約技術顧問 Ramon Ray 說。 「這有助于制造幽默效果、傳達信息和減輕擁堵感。」 9. 在演示結尾分發講義,而不是在演示過程中。 這裏可能有人會向我表示異議。 可是沒人希望對著一群忙于閱讀評論總結的觀衆演講。 除非規定觀衆在您演示時要對照講義,否則請您演示完再分發講義。 10. 演示前要嚴格編輯。 永遠不要忽視觀衆的看法。 一旦您完成 PowerPoint 幻燈片草稿,在複查時您可以假設自己只是一名觀衆。 如果發現不吸引人、跑題或令人疑惑的內容,要嚴格進行編輯。 這是完善您的總體演示的好機會。
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