【eNet硅谷动力专稿】第五招：要注意20%/80%原则
20/80原则是一个非常奇妙的规则。他告诉我们，有些工作只要做好其中的20%就可以起到80%的作用。这不仅在其他工作中有现实的指导意义，而且对于我们的项目招标工作也有借鉴作用。
这个原则告诉我们，在项目招标的工作中，我们只需要掌握其中20%的重要内容，对于项目招标是否成功就可以提到决定性作用。现在的问题是，我们如何知道这20%的内容是什么？在项目招标的过程中，我们要重点关注什么内容，而在时间、精力有限的情况下，可以暂时放弃哪些内容呢？这就是我们现在需要讨论的内容。
一般来说，根据笔者个人的工作经验，我们在项目招标的过程中，要突出如下的重点内容。
一是企业现在遇到的问题是什么？
大多数企业上信息化管理项目，不是用来做花瓶的，而是希望能够凭借信息化管理软件的优势帮助企业解决一些棘手的问题。所以，在信息化项目招标的过程中，我们就首先要知道企业现在管理中遇到了哪些问题。只有先了解这些内容之后，在后续的项目招标中才能够对症下药的选择合适的信息化管理软件。
如笔者以前在企业中负责一个集团财务管理软件的选型工作。在项目招标之前，我先跟各个公司的财务经理、集团财务总监等等坐在一起，让他们各抒已见，谈谈现在在财务管理中他们所遇到的问题。经过他们协商后，他们总共提出了不少的问题，不过，他们一致认为，现在最大的问题就是各个公司的费用预算控制。也就是说，现在集团公司为了加强各个分公司的财务控制，所以，实行了财务预算制度。但是，由于各个分公司分布于各个地方，故而执行起来有一定的难度。他们希望能够凭借这个财务管理软件，能够突破这个地域的限制，帮助他们解决好这个集团公司的财务预算管理与控制。收集好这些问题之后，我们就把他们按重要性进行排序，对于前面的一些问题我做了深入的了解。而排在后面的，由于时间与精力的关系，我只是让当事人写了一些问题发生的背景，这只作为项目招标过程中的参考因素。而对于排在前面的问题，我打算是对他们财务管理软件的敲金砖，只有能够圆满解决这些问题的企业，才能够进入到下一轮的竞标中。如此的话，我就抓住了其中20%的重要内容。
二是企业希望能够利用这个信息化项目来改善什么？
另外，有些工作我们可能现在没有遇到问题，只是工作起来比较麻烦或者需要多次核对。我们希望能够凭借信息化管理软件的相关控制，提高工作效率。所以，我们处了要了解实际工作中遇到的问题，也需要知道，我们工作中哪些地方还可以得到改善。
为此，我在集团财务管理软件招标之前，仍然“下乡”，向各个公司的财务负责人求教，看看他们对此还有哪些方面的需求。功夫不负有心人，经过我的“不耻下问”，终于收集到了不少有参考价值的信息。如有的财务经理希望财务管理软件能够跟考勤软件集成，虽然现在工资计算没什么问题，但是现在往往需要在两套系统中做，比较麻烦。如集团的会计提出能够按国家标准格式打印相关的凭证与账簿，如此的话，他们就不用再手抄一遍了。收集好这些需求后，我把他们当作了宝贝，仔细的罗列了各种需求。在后面的工作中，我将一一对照这些需求，把他们写入到招标文件中。
三是这个软件能否帮我们达到这些需求？
接下去，笔者就让各个候选供应商对造这些问题与需求，一一的给出解决方案。在必要的时候，还需要他们提供演示。当然，笔者预先对这些问题与需求都作了分析与归类。把其中20%左右问题与需求设置为必须实现，其他的需求则可以暂时放一放。这主要是因为没有一个软件是百分之百完美的，若你让对方完全实现你的需求的话，就有点强人所难。所以，笔者就退一步，你只要把一些重点的问题与需求实现，其他的在后续项目实施过程中，看看能否可以采取其他折中的方法或者通过二次开发来实现。通过这种方法，笔者最终找到了一家称心的合作伙伴。后续项目的实施证明，我这种项目招标的方法十分有效。因为项目一开始，就把用户所关注的问题与需求实现了，所以，项目上线初期就得到了员工的推崇。虽然在项目实施过程中，还有不少的问题与需求不能够直接实现，但是，重要的与用户所关注的都解决了，剩下来的这些问题员工也就不再那么苛求了。后来在顾问的努力与员工的配合下，不少需求就都通过了一些折中的方法实现，可能增加了员工的工作量。若不是一开始，就把员工关注的问题与需求解决掉的话，则剩下来的工作可能就不会这么顺利了。
所以，笔者认为，在信息化项目招标的过程中，要遵循20/80原则，不要对我们未来地合作伙伴太过于苛求。
第六招：我上信息化项目的目的是什么。
有时候，信息化项目招标之前，还必须考虑一下我们上信息化项目的目的。因为目的不同，往往我们后续的工作重点也会有所不同。
比笔者以前有个朋友，在一家外贸企业做CIO。有一次，他的老总把他叫到了办公室，直截了当的对他说，现在他们正在跟一家大客户谈判，若能够接到他们的订单，则他们企业的销售额可以提高50%。但是，若要跟这家企业合作的话，他们规定我们必须上一套CRM系统。现在我不管这个CRM系统到底是什么东西，你必须在二个月内在企业中部署起来。因为两个半月后，这家客户就要到我们公司来参观。其实，这种情况在不少企业中，特别是出口企业中经常会遇到。他们企业自身可能没有这方面的需求，但是，出于客户的压力，不得不违心的上一些信息化项目。这些项目往往有一个共同点，就是对于项目的周期要求比较严格，希望能够尽快的把项目上上去，因为这直接跟企业的订单相关。相反，对于项目能否真的起到效果，反而不怎么在意。或者说，项目的效果可以以后考虑，等到有时间的话，再来完善这个系统。针对这种情况，我们在招标的工作中，就需要特别注意。一是招标的时候，不能够把范围圈的太广，因为这往往会延长项目的时间。一般把候选的供应商设定为三个左右即可。二是由于在招标的时候，不可能对每个供应商都作比较细致的考核，所以在选择供应商的时候，最好两极分化，要么选择在行业内有比较好信誉的企业；要么就是选择那些价格比较低的看起来比较好看的软件，也就是说中看不中用的那种，反正是给客户作样子的，下次企业真的需要这套系统的时候，进行二次选型也不会觉得心疼。等等。我们采取这些措施的目的，就是为了在最短的时间内把这个信息化项目上上去。若不然的话，从项目选型到项目上线，在短短两个月的时间里，怎么能够完成呢？所以，有时候，由于项目的周期比较紧，我们不得不采取一些特殊的方法，来简化项目招投标的程序，以能够在短暂的时间内，把项目上上去。
可见，项目的目的不同，其采用的项目招投标方法也有差异。若企业是出于自身的需求，确实想用信息化管理软件来提高自身的管理水平的话，则在招投标过程中，就不能够采用简化程序，而是要一步步的来。由于项目的周期相对来比较宽松，所以，在项目招标的过程中，把好关，这是非常必要的。这对于保障后续项目的顺利进行，让信息化项目取得预计的效果，都具有非常实际的利益。
另外，有些企业上信息化项目，是一种政绩工程或者面子工程。这种情况下，在项目的招标过程中，除了要考虑项目的周期外，还必须考虑项目的效果。若是出于这种目的的话，笔者觉得再项目招标的时候，可以分阶段招标。在第一阶段，不要把铺子摊的过大。这样做的目的，是为了能够在短时间内把项目上上去，并且要保证项目的效果。为此，可以把项目分成几个阶段实施。如此的话，即可以成全企业一把手的面子，而且，也能够保障项目的效果。
所以，在项目招投标的工作中，需要先了解企业上信息化项目的目的。然后，我们才可以对症下药的采取应对方法。否则的话，我们可能会到处碰壁，吃苦不讨好。比如说，以前我朋友在一家企业中作IT负责人。他们刚换一个副总，主管生产，是个海龟派。他是新官上任三把火，要在企业中上一个排程管理系统，以强化对企业生产计划的管理。这完全是一个政绩工程。可惜的是，我们那位朋友没有领悟到副总的意图，软件项目招投标的工作，进展缓慢。后来被副总记了个大过，还在那边喊冤枉呢。
故，笔者建议，在项目招投标的时候，先去了解一下企业上这个项目的目的与意图，然后再采取相应的措施。这可以让我们少走冤枉路。
