全球处于领先地位的特种化工产品公司科莱恩采用佳能彩色多功能数码复合机iRC3200N和用量统计软件NetSpot Accountant*形成系统的解决方案后，其业务部门、IT部门、总务部门都享受到了数字办公的便捷，兼顾了办公效率和成本。
内容概要
业务挑战
无法将传真一次发送到多个终端并避免垃圾传真。
需要提高扫描效率并与公司现有的流程进行整合。
无法控制彩色用量，不清楚各部门双面输出比率。
解决方案
iRC3200N
NetSpot Accountant
改善结果
文件一次最多可传真至256个接受方，传真转发功能帮助公司实现接收传真无纸化。
高速双面自动输稿器实现每分钟36页文件扫描，同时扫描至email功能减少公司25%的传真通讯费。
NetSpot Accoutant让管理部门看到各部门每月的用量，包括复印打印、黑白彩色、双面输出比率等信息，根据这些信息进行改善后，上海公司输出量减少10%。
科莱恩公司简介
科莱恩是全球处于领先地位的特种化工产品公司。公司拥有庞大的业务关系，并致力于提供优秀的服务与广泛的应用给客户，以成为顾客的首选业务伙伴。科莱恩的全球组织网络分布于五大洲，由超过100个集团公司构成。公司总部设在瑞士巴塞尔附件的Muttenz，现有23,000名员工，2006年底销售额达81亿瑞士法郎。公司四大部门的产品和服务涵盖纺织、皮革和纸张化工用品、颜料和添加剂、色母粒、功能性化工用品、生命科学化学品等。
Ivan Fung, 科莱恩大中华地区资讯科技部主管
过去几年，科莱恩（中国）有限公司的业务蒸蒸日上，并发挥了在大中华区业务的重要角色。其经营网络包括在中国、香港、台湾的机构，及位于天津、上海、广州的技术应用及服务中心。今天科莱恩在大中华区的总员工已超过1,300人，负责生产，市场推广，销售及技术服务等活动。目前科莱恩在中国拥有多家中外合资的企业分布于天津和杭州，分别生产染料和颜料。另外，科莱恩在北京、上海、广州也拥有三家独资色母粒工厂。
科莱恩的“老问题”
发送传真操作繁琐
公司的销售部门和供应链管理部门需要与供应商和客户发送很多的订单和合同，这些文件由于行业中形成的传统习惯，一般都要以传真的形式发送。公司原有15台传真机，基本购买于2001年，使用年限已经比较久了，经常出现故障，如卡纸等，维修费用较高。有些传真机没有单触按钮，如果要一次发给多个收件人时不能一次指定多个接收方，需要反复发送一份文件。
在接收传真时，公司要收到大量客户回传的订单确认单，但与此同时，也经常会收到垃圾传真，导致浪费很多耗材和纸张。
“供应链管理部与公司供应商之间的文件大都通过传真进行而且量很大。公司原有的传真机速度慢且易卡纸，在大量发送时非常成问题。”
- Kavin Xu, IT华东区技术支持
文件扫描电子化操作繁琐
公司市场部常常要扫描文件，如领导对报价单的签字件，竞争对手的产品彩页等等。上海公司原来的情况是200多人共享3台扫描仪，不仅扫描速度慢，而且操作繁琐，极大影响工作效率。所以纸张文件在桌面上越来越多，要在一堆文件中找到需要的文件非常费时费力。
纸张输出没有管理，办公成本难以控制
公司由于在中国的业务发展越来越快，办公文件的输出量越与日俱增。上海公司每年输出量大约在85万张左右，其中财务部有时单月印量达到15,000张，供应链管理部单月也能达到10,000张，而且彩色的用量也很大，基本没有限制只在什么情况下使用彩色输出，在什么情况下使用黑白输出。同时，员工基本很少有双面输出的意识。在这种情况下，办公成本处于无法控制的状态。佳能的“新方案”
给传真插上自由的翅膀
使用该项解决方案之后，整个科莱恩发送传真的习惯几乎发生了根本的改变。在以前，发送一份传真需要先打印文件然后传真发送，这样不仅成本高、耗人力，且收到传真质量也会变差。而佳能的方案是使用iRC3200N的PC-Fax功能，无需打印文件直接利用电脑即可发送传真。无纸化的办公方式，即节省了时间、精力又避免了不必要的纸张耗费。iRC3200N的多址群发功能可将文件一次发送到最多256个接收方，令总部给各地供应商及下属各分公司发送通知、订单等内容时简化了重复操作的繁琐步骤，有效提高了工作效率。
Canon iRC3200N为科莱恩提供稳定高品质的彩色输出
佳能的解决方案在接收传真时更是大显身手：员工们通过在iRC3200N上预设的转发条件，无须专人负责就可将接收的传真分类，自动选择分发对象。目前，科莱恩（中国）的所有传真都通过“传真转发”功能直接转发到各部门在服务器上的共享文件夹中，员工可以直接到自己部门的文件夹中拷贝各自的传真。现在，所有传真都不必打印出来，即方便查阅，还有效避免了打印垃圾传真，从而节省不少纸张，非常环保。
文档电子化立竿见影，话费成本“大降四分之一”
佳能的解决方案中用利用iRC3200N的“多元发送功能”为科莱恩公司改进了文件电子化流程。配合大容量高速自动双面送稿器，同时处理大量文稿需也游刃有余。自动双面送稿器还可高效地扫描双面的原稿，公司里再也看不到员工长时间在扫描仪前忙着翻页的景象了。iRC3200N对扫描件的存储也相当灵活，它不但可以通过网络在PC机或文件服务器上保存电子文档，还可以直接保存到机器内置的存储空间中。
最值得称道的是，这套方案中仅“数字发送功能”就为科莱恩节省了约25%的电话费支出！它能够针对不同的目标用户将彩色图文资料扫描后以电子邮件、互联网传真、传真等多种方式发往不同终端。比如，领导签字的文件扫描生成PDF文件后可直接发送到员工的email和电脑中，使用扫描到电子邮件email后，使很多需要传真的文件也都可以通过email来完成，极大地优化了流程并大大降低了成本。 同时，iRC3200N的地址簿中有所有科莱恩员工的email地址，并与公司的邮件系统地址簿关联，每次新员工加入或老员工离职时，复合机中的地址簿都可以自动更新，为IT部门节省了大量的时间和工作量。
科学用量监控实现“成本降低1成！”
成本控制的理念已越来越被国际化的大公司所认同，佳能为科莱恩提供了对数码复合机进行全方位用量管理的软件——NetSpot Accountant——配合佳能数码复合机形成了“软硬结合”的完整解决方案。在使用该软件后，IT和总务部门每个月都可以看到各部门用量的报表，其中包含的信息非常丰富，比如复印打印用量，黑白彩色用量，A3/A4的比例，双面输出的比例等等，成本管理一目了然。科莱恩总务部门根据报表统计结果，还能督促双面输出率较低和彩色输出量大的部门作出改进，鼓励员工只在必需的情况下使用彩色输出，如制作对外资料时使用彩色，文件的最终版使用彩色；如果公司内部资料就使用黑白、草稿的双面输出。科莱恩大中华区资讯科技部主管Ivan Fung表示“在使用了NetSpot Accountant”软件进行输出量管理后，公司2007年第三季度的输出量比之前减少了10%，为公司节省了大量办公成本。”
总结
佳能的解决方案改善了科莱恩许多方面的纸张处理流程，从而实现了高效、环保、节省成本的办公环境。在这个改变的过程中，公司管理部门和普通用户两方面都做出了努力，使解决方案真正在公司内最终得到普及。
