那么如何进行危机管理呢
(1)在危机处理时,要立即调查情况、以控制事态的发展,启动危机处理小组对IT危机的状况做一个全面的分析:危机产生的原因是什么,内因还是外因?危机发展的状况及趋势如何?这些问题必须弄清楚,因为这将是采取补救措施的直接依据。在这个阶段,速度是关键,危机不等人。在IT危机发生后最短的时间内做出反应采取相应措施,根据不同情况确定工作的优先次序,把损失变为最小。
(2)一旦找出IT危机产生的原因,必须立刻制定相应的危机计划和对策。危机管理计划必须是具体的、可以操作的,不应该有任何含糊之辞。危机管理计划应明确所涉及部门及人员的权利和责任,对人员进行有效配置,做到事事有人管,从而在危机来临时都能够迅速找到自已的位置。如果危机管理计划混乱,杂乱无章,相关人员就会反应迟钝、迷茫无助或混乱不堪。
(3)应有轻重缓急,主次优劣的区分。首先对IT危机管理的目标应有优先序列,其次对一系列多种同时发生的危机也应先应先急后缓,先重后轻。
(4)必须有IT危机管理的预算。IT危机处理必须根据自身的人力、物力、财力资源为基础,而不能以IT危机事件的种类为依据,否则危机处理只会成为水中月,镜中花,没有任何现实意义。
检验危机管理是否有效的步骤
危机是一种潜在的危险,危机管理正如在“刀尖上的舞蹈”一样。危机管理绝不是危机出现以后才开始管理,而是要在危机发生之前采取措施,做到未雨绸缪。否则危机处理不好就会产生恶劣的后果。作为CIO,就要时时检验和测试公司的危机管理是否有效。
这里提供检验危机管理是否有效的两个步骤:
第一,如果在非办公时间出现危机,公司有什么样的内部沟通系统?例如星期天遇到危机,需要多长时间消息传达到每一位相关责任人危机处理小组的成立也是必要的准备工作,这些成员必须提供二十四小时的联络方式,例如电话以及e-mail,当危机发生时,自然而然形成一个通讯网 ,每个人都适时扮演适当的角色。这个危机处理小组必须在危机发生前就成立,因为当危机发生时 ,每个人都手忙脚乱、毫无头绪,届时再成立已经太晚。
第二,针对IT危机类型,公司有什么样的应急反应计划?这项计划最后一次更新是什么时候?以前有没有预演过以确认它是否有效?它与公司其他的反应计划能否匹配
典型的危机管理处理都会有一个时间表。例如当危机发生时,应该做些什么,找出真正的实情为何,决定何时要响应危机。依照危机的状况不同,蔓延的情况也会有所差异。有些可能十二小时内可以解决,有些则需要花上几天到数个礼拜的时间。一般来说,危机发生的头几天,通常是比较紧张的时候,企业必须和时间赛跑,分秒必争。
测试危机管理的常用方法
过去,我们在处理正常事故时通常也会形成一些危机管理的准则和措施,但这些原则已经不能满足今天的需要。我们现在需要培养对正常以及非正常事故进行综合思考的能力,这里提供几种常用的测试方法。
(1)危机转盘
预防非正常事故的方法有好多种,其中随机地思考这类事故就是一个好的方法,随机思考的工具之一就是危机转盘。危机转盘是像小孩子游戏中用到的那种带箭头的转盘,在转盘上列出公司可能面临的所有危机的种类。这个方法很有效,因为CIO都习惯做常见的危机规划,而精心策划的随机选择方法可以转移他们的参照点,逼迫CIO跳出自己的思维定势。①由IT团队成员轮流转动转盘。转盘停止时,根据箭头所指的IT危机种类,讨论大家能想到的所有正常的和非正常的危机。任何一种可能性都不能排除,不管这种想法看上去是多么可笑,因为每一种想法都可能颠覆CIO对自己已知情况的根本观念,改变大家对公司可能面对哪些危机的想法。
②然后,把两个或两个以上的非正常危机组合在一起。当然,这种情况在现实中发生的可能性就更小了。但是一旦发生,危险系数就更大。这迫使大家接受这样的事实,即:非正常灾难经常是大规模发生的。这也帮助CIO联想起一些新的危机,这些危机大家以前从未想到可能会发生在自己的公司或行业中。
(2)扮演内鬼
进行危机预防工作时,许多公司依赖自己的员工来研究应该预防的危机,因为员工最了解公司的情况。然而,由于员工非常了解公司的情况,考虑就会常常受限于习惯。因此大家并不能有效的从反面思考问题,或者说像坏人那样思考。一些特殊的方法能帮助CIO做到这一点,角色扮演就是其中之一。
在进行训练时,CIO和IT成员组成测试小组,把自己想象成“内鬼”或恐怖分子。这样,大家就能暂时抛开习惯的理性思考方式和道德标准,利用自己对公司产品、流程和制度的熟悉,想出从内部或外部破坏公司的方法。当大家采用“恐怖分子”的视角时,往往上爬能指出哪些地方能制造最大的破坏,和如何制造这样的破坏。这种方法经常可以改变公司对IT危机的态度。(3)间谍游戏
还有一种更极端的测试方法,例如大胆地邀请外人测试公司对危机处理的脆弱性。我们认为员工太了解公司,或者身陷公司的日常运营中,因此不能采用完全不同的角度来看问题。创造性地利用无偏见的专家,能帮助公司打破思维惯性,不再用否定的观点看待危机,认为“这不可能在我们公司发生”。
这种戏剧性的紧张练习能帮助CIO接受现实,认识到可能某一天也要处理此类危机。罪犯的心态与大多数人完全不同,在很多情况下CIO只有把这种心态带入公司,才能真正地弄清楚罪犯会如何思考问题。例如,一些曾经是黑客高手的安全顾问发现公司最容易被黑客侵入的领域,这些问题不是软件或者系统缺陷造成的,而是员工的无心之过带来的。此前,大多数CIO都不会认为,这些无心之过也会对网络安全带来威胁。
古语云:“人无远虑,必有近忧”。既然IT危机不可避免,只有防范危机未然中,才能扭转IT危机于旦夕之间。危机是每个企业都不愿面对的事,但是在发生后吸收经验,一方面可以防止类似事件再发生,另一方面也可以在处理方式上更加成熟。平时多一些IT危机意识,多制定几套对付各种可能出现的IT危机之策略,危机来临时就会镇定从容得多。