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ERP功能設計之采購預計進貨報表

來源:互聯網  2008-10-04 07:27:34  評論

ERP設計與實施,筆者覺得有一個最大的不同,就是ERP項目實施的話,只需要根據企業的具體需求來在系統中尋找現成的解決方案;而ERP設計的話,則需要收集各個客戶的需求,然後進行提煉,把一些共同性的內容放到ERP系統中進行實現,成爲標准功能的一部分。從這一方面來說,ERP系統的設計比ERP項目實施要有難度。筆者剛完成一個采購預計進貨表的設計工作,就給我這個體會。筆者在以前實施項目的時候,只需要客戶給我們一張他們想要的采購預計進貨表格式,然後分析其合理性,最終給客戶實現這張報表即可。而現在在做系統功能設計的時候,筆者不得不收集多家客戶的意見,然後把一些共性的功能在系統中實現,以減少後續二次開發的幾率。

在采購管理中,有一項很重要的工作,就是督促供應商按時到貨。而要做好這樣工作的話,則有一個報表不能少,就是今天要談的「采購預計進貨表」。有了這份報表,采購理員才知道在未來的幾天時間內,會有哪些材料到貨,然後去向供應商確認能否按時到料。下面筆者就把這份報表的設計思路借助這個平台談一下,歡迎大家批評指教。

一、 查詢條件。

報表其實就是一組查詢語句的組合。所以,在設計采購預計進貨表的時候,首先需要明白,企業一般會以什麽條件來生成這份報表。根據用戶需求的不同,筆者認爲有需要設置如下查詢條件。

一是按供應商編號來查詢某個供應商在未來的一段時間內可能會進哪些貨。當企業輸入供應商編號,則就會按這個編號來生成相關的報表。這裏員工可以直接輸入供應商編號,也可以通過查詢,確認供應商編號。當企業用戶沒有輸入供應商編號的時候,則表示其需要所有供應商的預計進貨信息。

二是按采購員來生成報表。有時候,采購員可能想要知道,自己負責的供應商在未來一個星期內的預計進貨情況。此時,就需要進行一些負責的查詢。如需要先根據采購員找到其負責的供應商,然後再查找相關的預計進貨信息。不過,這個前提條件就是在供應商信息中,必須爲供應商指定特定的采購員。如果這裏指定的采購員與采購訂單中的采購員不一致的時候,仍然以供應商信息中的采購員爲准。

這裏需要另外注意一點,就是有些ERP系統中,則直接以采購訂單中的采購員爲准,來生成這張報表,這也未嘗不可。不過在實際工作中,會有一個誤區,就是當采購員請假的時候,有其代理人開采購單時,采購單上顯示的采購員名字是誰。如果仍然是原來的采購員,那麽不會有問題。但是,若爲采購員的代理人,則此時,以采購員爲條件來查找采購預計進貨表的時候,就會缺少相關的內容。

筆者在以後的版本中,會考慮按采購員查詢預計進貨表時,分別支持以上兩種方式,可以讓企業根據自己的需要進行選擇,到底按哪種查詢方式。

三是按預計進貨日來選擇相關報表。采購員有時會想看看三天之內的預計進貨信息;而有的企業則希望能夠知道一個月內的預計進貨信息,不同的企業要求不同。所以在查詢條件中,設置了一個預計進貨日。這個預計進貨日就是采購訂單中的訂單交貨日期。而且,這裏還可以實現一個比較使用的功能。如果采購員把這個預計進貨日期選擇爲昨天的話,就可以在系統中查詢出到今天爲止,有哪些供應商的貨應交還沒交。這些當然成爲了後續跟蹤的重點。

四是選擇産品分類。有時候,作爲采購經理,可能想要知道某個材料類別,如五金工具中的套筒,其預計進貨情況。這一般對于庫存式生産的企業,用的比較多。而對于按訂單生産的企業,則使用這種方式查詢不是很多。若輸入具體的産品分類信息,則在報表中只顯示屬于這個産品類別的材料預計進貨信息;若不輸入的話,則表示所有的産品。

五是按倉庫來生成報表。其實,這個條件是對第四個條件的一個補充。在實際工作中,我們一般把倉庫分爲零件倉庫、包裝材料倉庫、成品倉庫、輔助材料倉庫等等。有時候企業管理者可能只想知道所有零件倉庫中能夠的材料的預計到料情況。這也就是說,通過倉庫分類的方式,把産品小類歸結成一個個大類來查詢。這無疑就是對上面這個條件的一個補充。

另外,以上的這些條件可以整合使用。如現在有個采購員,想要知道自己負責的供應商,在三天之內的零件預計進貨信息。如此的話,可以在查詢條件采購員、預計進貨日、産品類別三個查詢條件,進行組合查詢,就可以得到我們所需要的信息了。

二、 權限控制方案。

在有些企業中,對于采購的一些敏感信息,如采購價格、供應商的具體聯系方式等等,都有比較嚴格的訪問權限控制。所以,在預計進貨報表的設計中,也需要體現這個權限控制的理念。

1、采購價格的查詢權限。在大部分企業中,這份采購預計進貨表不僅采購部門需要使用,而且,物料計劃部門、生産部門、銷售部門等等都需要這份報表。而這些部門,企業出于安全方面的考慮,往往不希望他們看到采購價格。筆者在這份報表設計中,體現了權限一致的原則。也就是說,在采購訂單單據設置中,若指定某個人,如銷售部門人員,可以查詢采購單,但是,不能看到采購單中的價格信息的時候,則他們在生成采購預計進貨表的時候,也不能夠看到這個價格。也就是說,不需要再進貨表中進行額外的限制,其自動繼承采購訂單中的權限控制原則。如此的話,一方面可以減少系統管理員的工作量;二是可以提高系統的安全性,防止系統管理員在配制報表的時候因爲一時疏忽而造成采購價格泄露。

2、供應商信息。有時候,企業也希望生産部門只需要知道什麽材料預計在什麽時候到。而不需要知道到某個材料是向什麽供應商采購的。特別是有時候采購量比較大,分別向多個供應商采購的時候,若這些信息泄露給采購部門以外的人,特別是到傳到供應商那邊去,企業可能就會因爲這個原因而失去采購方面的主動性。所以,企業希望供應商等相關信息,在預計進貨表中是保密的。爲此,筆者在報表管理中,還設置了一個獨立的權限控制管理器,可以通過這個管理器,在報表權限控制中,指定哪些用戶可以訪問報表中的哪幾個字段的權利。這無疑,給報表的權限控制提供了更加靈活的一個控制措施。不過,這裏要注意一點,這個權限控制管理器仍然不能夠突破單據的訪問權限控制規則。也就是說,當采購單據設置中,只允許采購員看到采購價格的話,則即使在預計進貨報表中,讓生産管理人員可以看到這個價格字段,再最後生成的報表中,這個價格字段仍然是隱藏的,生産人員不能夠看到。從這裏也可以看出,報表權限控制管理器不能夠突破對應單據的權限限制。

3、采購員控制信息。有的客戶在權限方面控制比較嚴格,如在一些化工行業,出于配方安全的考慮,他們對于各個采購員都有非常嚴格的權限控制。如各個采購員在系統中,只能夠看到自己負責的采購單,對于其他采購員的采購單,他無法查詢。爲此,若有這個需求的話,則要求在預計進貨表中,采購員最多只能夠導出自己負責的供應商或者采購訂單的預計進貨信息。也就是說,在上面講到的這個「采購員」查詢條件中,有了一個嚴格的限制。爲此,筆者在報表管理中,加入了一個「用戶獨占」訪問的權限控制。若用戶選中了這個選項,則在生成報表的時候,采購員的查詢條件是灰色的,系統會自動給這個查詢條件賦值,默認情況下,這個采購員就是用戶登錄的帳戶名。當然,采購經理或者其他具有完全查詢權限的用戶,可以通過「例外權限」功能,突破這個限制。

4、報表的導入導出控制。不光是預計進貨表,任何的報表都有這個導出功能的限制。因爲在報表中,往往會包含比較多的信息,所以,有時候,出于安全方面的考慮,我們會對報表的導出進行限制。如限制用戶只能夠在系統中查詢相關數據,而不能夠把這些信息導出到其他文件中,如EXCEL表格中。這也是一個報表管理中,很常用的一個權限控制策略。

  ERP設計與實施,筆者覺得有一個最大的不同,就是ERP項目實施的話,只需要根據企業的具體需求來在系統中尋找現成的解決方案;而ERP設計的話,則需要收集各個客戶的需求,然後進行提煉,把一些共同性的內容放到ERP系統中進行實現,成爲標准功能的一部分。從這一方面來說,ERP系統的設計比ERP項目實施要有難度。筆者剛完成一個采購預計進貨表的設計工作,就給我這個體會。筆者在以前實施項目的時候,只需要客戶給我們一張他們想要的采購預計進貨表格式,然後分析其合理性,最終給客戶實現這張報表即可。而現在在做系統功能設計的時候,筆者不得不收集多家客戶的意見,然後把一些共性的功能在系統中實現,以減少後續二次開發的幾率。   在采購管理中,有一項很重要的工作,就是督促供應商按時到貨。而要做好這樣工作的話,則有一個報表不能少,就是今天要談的「采購預計進貨表」。有了這份報表,采購理員才知道在未來的幾天時間內,會有哪些材料到貨,然後去向供應商確認能否按時到料。下面筆者就把這份報表的設計思路借助這個平台談一下,歡迎大家批評指教。   一、 查詢條件。   報表其實就是一組查詢語句的組合。所以,在設計采購預計進貨表的時候,首先需要明白,企業一般會以什麽條件來生成這份報表。根據用戶需求的不同,筆者認爲有需要設置如下查詢條件。   一是按供應商編號來查詢某個供應商在未來的一段時間內可能會進哪些貨。當企業輸入供應商編號,則就會按這個編號來生成相關的報表。這裏員工可以直接輸入供應商編號,也可以通過查詢,確認供應商編號。當企業用戶沒有輸入供應商編號的時候,則表示其需要所有供應商的預計進貨信息。   二是按采購員來生成報表。有時候,采購員可能想要知道,自己負責的供應商在未來一個星期內的預計進貨情況。此時,就需要進行一些負責的查詢。如需要先根據采購員找到其負責的供應商,然後再查找相關的預計進貨信息。不過,這個前提條件就是在供應商信息中,必須爲供應商指定特定的采購員。如果這裏指定的采購員與采購訂單中的采購員不一致的時候,仍然以供應商信息中的采購員爲准。   這裏需要另外注意一點,就是有些ERP系統中,則直接以采購訂單中的采購員爲准,來生成這張報表,這也未嘗不可。不過在實際工作中,會有一個誤區,就是當采購員請假的時候,有其代理人開采購單時,采購單上顯示的采購員名字是誰。如果仍然是原來的采購員,那麽不會有問題。但是,若爲采購員的代理人,則此時,以采購員爲條件來查找采購預計進貨表的時候,就會缺少相關的內容。   筆者在以後的版本中,會考慮按采購員查詢預計進貨表時,分別支持以上兩種方式,可以讓企業根據自己的需要進行選擇,到底按哪種查詢方式。   三是按預計進貨日來選擇相關報表。采購員有時會想看看三天之內的預計進貨信息;而有的企業則希望能夠知道一個月內的預計進貨信息,不同的企業要求不同。所以在查詢條件中,設置了一個預計進貨日。這個預計進貨日就是采購訂單中的訂單交貨日期。而且,這裏還可以實現一個比較使用的功能。如果采購員把這個預計進貨日期選擇爲昨天的話,就可以在系統中查詢出到今天爲止,有哪些供應商的貨應交還沒交。這些當然成爲了後續跟蹤的重點。   四是選擇産品分類。有時候,作爲采購經理,可能想要知道某個材料類別,如五金工具中的套筒,其預計進貨情況。這一般對于庫存式生産的企業,用的比較多。而對于按訂單生産的企業,則使用這種方式查詢不是很多。若輸入具體的産品分類信息,則在報表中只顯示屬于這個産品類別的材料預計進貨信息;若不輸入的話,則表示所有的産品。   五是按倉庫來生成報表。其實,這個條件是對第四個條件的一個補充。在實際工作中,我們一般把倉庫分爲零件倉庫、包裝材料倉庫、成品倉庫、輔助材料倉庫等等。有時候企業管理者可能只想知道所有零件倉庫中能夠的材料的預計到料情況。這也就是說,通過倉庫分類的方式,把産品小類歸結成一個個大類來查詢。這無疑就是對上面這個條件的一個補充。   另外,以上的這些條件可以整合使用。如現在有個采購員,想要知道自己負責的供應商,在三天之內的零件預計進貨信息。如此的話,可以在查詢條件采購員、預計進貨日、産品類別三個查詢條件,進行組合查詢,就可以得到我們所需要的信息了。   二、 權限控制方案。   在有些企業中,對于采購的一些敏感信息,如采購價格、供應商的具體聯系方式等等,都有比較嚴格的訪問權限控制。所以,在預計進貨報表的設計中,也需要體現這個權限控制的理念。   1、采購價格的查詢權限。在大部分企業中,這份采購預計進貨表不僅采購部門需要使用,而且,物料計劃部門、生産部門、銷售部門等等都需要這份報表。而這些部門,企業出于安全方面的考慮,往往不希望他們看到采購價格。筆者在這份報表設計中,體現了權限一致的原則。也就是說,在采購訂單單據設置中,若指定某個人,如銷售部門人員,可以查詢采購單,但是,不能看到采購單中的價格信息的時候,則他們在生成采購預計進貨表的時候,也不能夠看到這個價格。也就是說,不需要再進貨表中進行額外的限制,其自動繼承采購訂單中的權限控制原則。如此的話,一方面可以減少系統管理員的工作量;二是可以提高系統的安全性,防止系統管理員在配制報表的時候因爲一時疏忽而造成采購價格泄露。   2、供應商信息。有時候,企業也希望生産部門只需要知道什麽材料預計在什麽時候到。而不需要知道到某個材料是向什麽供應商采購的。特別是有時候采購量比較大,分別向多個供應商采購的時候,若這些信息泄露給采購部門以外的人,特別是到傳到供應商那邊去,企業可能就會因爲這個原因而失去采購方面的主動性。所以,企業希望供應商等相關信息,在預計進貨表中是保密的。爲此,筆者在報表管理中,還設置了一個獨立的權限控制管理器,可以通過這個管理器,在報表權限控制中,指定哪些用戶可以訪問報表中的哪幾個字段的權利。這無疑,給報表的權限控制提供了更加靈活的一個控制措施。不過,這裏要注意一點,這個權限控制管理器仍然不能夠突破單據的訪問權限控制規則。也就是說,當采購單據設置中,只允許采購員看到采購價格的話,則即使在預計進貨報表中,讓生産管理人員可以看到這個價格字段,再最後生成的報表中,這個價格字段仍然是隱藏的,生産人員不能夠看到。從這裏也可以看出,報表權限控制管理器不能夠突破對應單據的權限限制。   3、采購員控制信息。有的客戶在權限方面控制比較嚴格,如在一些化工行業,出于配方安全的考慮,他們對于各個采購員都有非常嚴格的權限控制。如各個采購員在系統中,只能夠看到自己負責的采購單,對于其他采購員的采購單,他無法查詢。爲此,若有這個需求的話,則要求在預計進貨表中,采購員最多只能夠導出自己負責的供應商或者采購訂單的預計進貨信息。也就是說,在上面講到的這個「采購員」查詢條件中,有了一個嚴格的限制。爲此,筆者在報表管理中,加入了一個「用戶獨占」訪問的權限控制。若用戶選中了這個選項,則在生成報表的時候,采購員的查詢條件是灰色的,系統會自動給這個查詢條件賦值,默認情況下,這個采購員就是用戶登錄的帳戶名。當然,采購經理或者其他具有完全查詢權限的用戶,可以通過「例外權限」功能,突破這個限制。   4、報表的導入導出控制。不光是預計進貨表,任何的報表都有這個導出功能的限制。因爲在報表中,往往會包含比較多的信息,所以,有時候,出于安全方面的考慮,我們會對報表的導出進行限制。如限制用戶只能夠在系統中查詢相關數據,而不能夠把這些信息導出到其他文件中,如EXCEL表格中。這也是一個報表管理中,很常用的一個權限控制策略。
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