就业和社会保障资料要进行数字化处理已经迫在眉睫。众所周知，社保关系到每位劳动者的服务与受益，推进社会保障系统的发展关系到国计民生与社会稳定，但在完成这样的使命过程中，社会保障管理信息系统通过多级网络对社会保障业务数据集中统一管理还存在瓶颈，严重影响到了社保工作的进度与效率。
文档电子化的契机
在社保管理流程中，社保中心及各个分点每天都要面对大量保户的资料的提交、整理、输入、归档及查询，工作量十分巨大，不仅是新增的文档激增，原始文档也给管理带来了难度。值得注意的是，在输入方面，现在大多还是采用手工录入的方式，既耗费了大量时间降低了效率，也占用了不少人力资源提高了成本。不仅如此，传统的纸质档案管理模式还带来了资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能遗失或损坏等问题，也使得资料管理工作日益繁重。
应对这一挑战，最有效的方式就是完善其资料管理系统，实现所有资料管理电子化，把所有档案都以电子文档储存、修改及查阅，提高数据查阅的效率，节约资源，并把前台工作人员从低效、繁重、重复性高的手工录入工作中解放出来，这样可以有效避免传统纸质保存带来的占用空间大、查询困难、管理难度大等诸多问题。今年年初，广东某地区社保局就率先进行了这一尝试。
该地区社保局决定采购一批彩色高速扫描仪实行电子图像录入。同时，由于每天的业务处理量相当多，不可能采用普通的平板扫描仪，理所当然地，扫描速度高、具有批量处理能力的专业高速扫描仪就成为了最合适的选择。
DR-2580C不辱使命
在对比测试中，该地区社保局侧重于成功案例的借鉴，同时要有着较高的产品品质与专业的解决方案，在综合了多项指标进行细致对比后，社保局最终选定了佳能DR-2580C高速扫描仪作为其实现文档电子化的录入工具，这款扫描仪已经在银行、保险、政府等多个行业中应用得非常成熟。
社保局各个分点前台不少都是空间位置有限，但却需要摆放大量资料、工作用品，桌面空间非常紧张。而佳能DR-2580C高速扫描仪本身就是一款外形小巧的高速扫描仪，它结构紧凑，体积只有302×171×81mm、重量也仅为1.8 kg。这样的超薄机身设计能为用户节省下大量工作空间，并能充分满足地点多变的工作需要，无论是在桌面、柜台或台架顶部，DR-2580C都可以快速安装投入使用。尽管身材小，可功能却很强大，不论是各种卡片、票证，还是公文表格，乃至于塑料ID卡，只要是幅面不大于A4的纸制文件，DR-2580C统统来者不惧；同时，对开扫描功能使较大文稿（尺寸介于B4和A3之间）的处理变得简单易行，用户只需简单地对折文稿，并将其送入扫描仪内，DR-2580C会进行双面扫描对折的文稿，并将双面内容合成一个图像，这在需要多种原始文档录入的社保工作中很具实用价值。
在黑白或灰度模式下，DR-2580C的扫描速度达到了25页/分钟（50面/分钟），即使有1000页的纸张要扫描，它也只需要40分钟就处理完，确保了扫描效率，同时它还提供了一流的图像分辨率，黑白、灰度或24位彩色都高达600dpi。社保的文档扫描很多情况下都是批量进行，DR-2580C的扫描面板设置使扫描变得轻而易举，用户可以用它来在每项作业开始前选择扫描模式，并调整亮度和对比度，使批量文件满足同一扫描要求，这款机型本身具有超快启动功能，这就意味着无需等待，进行社保文档录入的工作人员只需放置稿件、扫描即可进行，节省下的精力可以同时进行其他工作，以提高工作效率。
由于社保文档很多采用手工填写，还包括一些复印件，尤其是保存的历史文档，经常会有字体偏浅及复印效果模糊不清的情况。为了保证清晰度的扫描难度很大。为此，DR-2580C设计了文本增强技术，可以通过检测纸上字迹的位置，并加以强调，克服障碍，获得清晰准确的扫描结果。
图像文件还可以通过各种方式得到优化，例如批量扫描文稿中的空白页将被自动删除；略微歪斜的页面会被校正；页面尺寸也可以实现自动检测等等。除此之外，由于有历史资料要处理，不少纸张都是纸质变脆或是已经有破损的。DR-2580C可选择的直走纸通道、分纸系统随动功能及扫描单元浮动技术，可以保障这类纸张顺利扫描，这又是一项突出的技术优势。也满足了社保需要处理多种扫描件材质的实际需求。
建立起数字资料库
经过了一段时间的实际应用，该地区社保局在提高效率、降低成本方面达到了预期效果。据相关负责人介绍，通过使用以DR-2580C为核心的解决方案，如今，该单位已经实现了在在较短时间内完成大量资料的电子化工作并保证了录入的质量，提高了资料的准确性。
正是因为操作方式的改变，优化了整个业务流程，不仅前端工作人员的负担得以大大减轻，同时也简化了后续的处理工作，并且可以为参保人员提供方便快捷的信息查阅服务。数字化处理系统使社保所需的书面资料、凭证在进行数字化处理后，建立起一个以图像方式储存的数字资料库成为可能，这就达到了长期、安全地保存资料，快速、便捷地查询浏览资料、提高工作效率的目的，为社保局免除了纸张文档保存的麻烦与风险。
