SOP标准化作业几乎人人都听过，但真正了解SOP涵义，并懂得如何从无到有建立SOP的人少之又少。
提到“标准作业程序”（Standard Operating Procedure, SOP），你会联想到什么？是企业为了符合国际标准组织（ISO）认证的必备文件？还是纯粹就是把工作内容事无巨细地拆解，然后制订出一套明确界定或标准化的步骤及程序？
“标准化”这个字词，常给人官僚、照章行事的刻板印象，甚至带点“不人性化”的意味，彷佛是管理者拿着秒表，紧盯着工作者按表操课地完成任务。有这样的想法的人士，只是看到了标准化的表象，把标准作业程序当成是一份控管文件、一项训练工具，是写完后就束之高阁的官样文章，是把员工变成机器人的规则、手册。
丰田生产制度（Toyota Production System）专家杰弗瑞•莱克（Jeffrey Liker）和戴维•梅尔（David Meier）在《实践丰田模式》（麦格罗•希尔出版）一书写道：“建立标准化流程和程序，是创造稳定一致绩效的最重要关键。”换言之，当工作是可重复的时候，标准作业程序就好比是已然经过验证的“最佳实务”（best practice），可以确保获致稳定、不出错的成果。
不过，标准化的最重涵义并不仅止于此。莱克和梅尔指出：“标准化作业和其它作业标准是持续改善的基线……任何作业在尚未制订标准之前，是不可能达到真正改善的。”透过将作业程序标准化的过程，让工作流程达到稳定，才能够知道究竟是改善了什么，又有哪些地方需要被改善。
平凡无聊，却有惊人功效
管理学之父彼得•杜拉克（Peter Drucker）在《有效的主管》一书中曾说：“效率，就是‘以正确的方式做事’；效能，就是‘做正确的事’。”SOP就是将工作know-how归纳整合成书面化的制式规范，让即使不熟悉作业方法的人，也能快速进入状况，“以正确的方式，做出正确的事”，在有限的时间与资源内，执行复杂的事务。
SOP在管理上的涵义之一，是缩短新进人员的学习时间、只要按部就班行事，就能避免因为不熟练或疏忽，而发生“有做等于没做”、甚至发生意外的情形。划分职权，减少成本浪费
对个人来说，SOP是确保事情做对的不二法门，对企业来说，SOP除了强化员工的工作成效，还有另一个帮助：节省成本浪费。
SOP在规范工作流程时，就是指明了什么样的工作该谁来负责，也就是将人力的分配明确化，使职责的范围得以不重叠。
此外，建立SOP，企业就能更有效地掌握业务流程，进一步从中发掘出有哪些程序或步骤，对公司是不具价值或效益的，从而考虑委外处理。因为，企业如果长期负担庞大的成本支出，然后动辄以减薪、裁员等治标不治本的方式来降低成本，最后非但无法切除企业赘肉，反倒切断骨干，导致危机。
一套完善的SOP，才能让任何员工都能轻易上手，发挥工作效率。
有效率，不等于有成效
透过SOP让任何员工都能快速上手工作，确实可以有效减少人力的浪费，强化工作效率，这点在快餐业尤其可见，也是麦当劳等国际连锁业者快速扩张的关键。
然而，“有效率，不等于有效，不当的标准作业程序，对企业而言反而是抵销的力量，”量子国际信息总经理汪俊良指出，SOP也会导致员工应变能力变差、丧失创新性等缺失，而且如果编写的顺序不对，或是没有设立稽核点，以侦测错误和不断进行微调，很容易就只会流于形式而已。
此外，SOP是规范人员该怎么作业，但现实中可能发生的情况却往往难以穷尽，无法全数纳入SOP中。兴业家企管顾问公司总经理蔡笃村表示，SOP会出现“僵化”的问题，主要是企业在制订与执行SOP时，往往过分重视“程序有没有做到”，而忽略了更上一层的“政策”。
SOP的“P”字，除了代表“流程”（Procedure），其实也意味着“政策”（Policy）：亦即规范什么可以做、什么不能做，并且赋予“为什么这样做”的理由。当明白了作业程序背后的宗旨和目的，就能在面对各种“不在SOP上的状况”，也能做出“不脱离SOP政策”的反应。
据专家介绍，SOP其实有两大目的：告诉员工“Do right things”（政策）以及“Do things right”（程序），知道哪些事能做或不能做，以及对的事情又该怎么才能做好。所以，标准作业流程不能只有程序步骤，还必须要有政策做为背后的道理，才能让员工在处理事务上，维持规范，也能保持合理的弹性。
虽说SOP是大企业用以快速扩张的快捷方式，但它的存在和企业大小并无关系，因为只要是做事，就会产生作业程序（OP），而规画出标准化的作业程序（SOP），就能为自己建立出良好的工作习惯，不管遇到什么情况，都能以省时省力的方式，达到最佳化的目标。
