项目背景
北大中关新园借助学校的信息化建设稳定持续的发展，但是在发展中随着业务需求的不断升级，原有的办公模式逐渐不能满足。所以相关领导提出教育行业需要借助信息化工程实现对各种资源的有效集成、整合和优化；实现资源的有效配置和充分利用；实现教学、学习、生活过程的优化；提高各种管理和服务工作的效率、效果和效益，并为决策人提供支持。并罗列出了日常管理中存在的以下问题：
经保存的文件因忘了文件名而无法找到
不能或者不方便检索海量的数据和文件内容
文档的访问权限不容易控制
缺乏园区知识库，知识不能共享
文件版本缺乏控制，缺乏标准
文件系统缺乏科学、合理的文件分类体系
海量的文件造成文件分类和保存极为困难
海量的文件因检索和维护不便而变成了无法清理的垃圾海洋
工作文件不方便统一管理和分发，也无法控制和监督数据文件分发后效果！
流程不规范、审批不按照管理制度执行
审批节点过多，人为失误造成重复劳动，浪费大量的时间
审批完的文件不方便检索
审批无法跟踪，申请人无法知道当前办理状态
无法对每次办理活动做记录及分析
领导无法主动了解园区目前协作状态
领导忙于审批，无法按照自己的时间计划工作
各种纸质表单的采购、打印、归档工作繁琐，办公费用成本高系统选型
各种问题的出现，使园区领导感觉到规范管理，提高办公效率势在必行。在这种情况下，园区技术部主管董老师经过领导的首肯开始进行OA选型，但是国内的办公自动化软件厂商众多，选择哪一家的产品也成为难题，经过董老师严格的考察和评估，对万户网络的不同客户进行多次访问、通过对各种技术指标的严格审查，他们终于把眼光锁定在万户网络，万户网络作为国内知名的协同办公软件供应商，拥有成熟的产品，100%的客户成功率，98%的客户满意率让他们对此次园区上万户OA协同管理平台充满信心。
解决方案
基于对北大中关新园的需求分析，采用万户公司的ezOFFICE协同办公产品为用户搭建办公自动化管理系统。北大中关新园的OA系统主要的应用模块为知识管理、工作流程、内部邮件、即时通讯等。
知识管理
知识管理模块提供了全面的知识文档管理功能，与其他模块协同运作，为用户实现知识文档的发布、积累、共享、利用与创新的全程管理。
工作流管理
工作流程实现用户传统手工办理流程的电子化运作。系统图形化的流程设置工具、灵活的智能表单创建方法，可以由用户自己快速实现各类复杂的流程定制。插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用，完成相关的业务流程驱动，并实现关联数据的更新。
电子邮件
系统提供内部邮件和外部邮件两种解决方案，满足内外网不同用户的应用需求。开放的系统接口可以与用户现有的邮件系统实现用户统一管理、统一认证以及新邮件提醒等紧密整合。
即时通信
万户集成通讯解决方案选用腾讯公司的RTX产品搭建功能全面的即时通信平台。RTX平台的主要功能，包括内部实时信息交互、视频语音网络交流、短信中心、文件传递服务等。ezOFFICE协同管理平台与RTX进行了紧密整合，实现了用户数据同步、统一认证、离线信息提醒和用户在线感知。应用效果评估：摘自《北大中关新园协同办公系统使用总结》
万户网络公司开发的OA系统目前已在我园区内广泛使用，并切实给我们带来了益处，主要表现在以下几个方面：
个人工作效率的提升。
人员的协作能力、团队意识增强。
信息的共享程度高，解决了文档管理上的一系列问题。
在一定程度上降低了办公和内部沟通费用。
增强了园区的凝聚力，园区文化建设如火如荼
让员工真正做到按照二维象限管理法来管理自己的时间。
满足了移动办公和异地办公的需要.
实行了管理柱状体理论，实现了管理模式上的创新
北大中关新园简介
北大中关新园隶属于北京大学会议中心，为了贯彻实施“科教兴国”战略 ，早日实现江泽民总书记在北京大学100周年庆典上提出的创建世界一流大学的目标，中关新园承担了从根本上解决外国留学生、外国专家的住宿缺口和大型国际学术交流活动接待能力不足的问题。为了满足北京大学日益增长的国际文化交流的迫切需要，学校决定在原中关园居民区建设约17万平方米留学生公寓园区。建成后的园区可容纳约4000名留学生、276名外国专家、266名博士后居住，同时提供餐饮、健身等专业化服务，并可接待各种大型会议、开展学术文化交流等活动。它的建成将进一步增强北京大学接收及培养海外留学生的能力，促进对外交流与合作，提高学校在国际上的地位和声誉，是北京大学创建世界一流大学的一个重要组成部分。
