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Word 2007自动提取数据制作成绩通知单

王朝other·作者佚名  2008-11-05
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Hi!大家好!我是微软小欧,今天继续和大家一起分享Office2007的实用技巧宝典!Office2007提供了很多很多的新功能,希望我们这些实用的应用技巧能够帮助大家轻松应对学习、工作、生活中的文档处理和数据统计。

今天我们接着讨论成绩统计表。上次我们用Excel2007帮助老师用“条件格式”把成绩表中不同分数段成绩用不同的颜色区分出来,并用了两种方法做了排名,今天我们继续帮助老师用Word2007批量制作成绩通知单。这个神奇的通知单自己会从Excel成绩表中提取学生的姓名、学号、各科成绩等等,然后按老师指定的格式自动制作全班同学的成绩通知单!既不用老师挨个儿填写成绩,也不会出差错!很酷吧?

我们用到的法宝就是Word2007的“邮件合并”!

主要步骤:在Word2007中编辑好成绩通知单格式

用Word2007的“邮件合并”指定Excel2007的成绩数据表作为成绩单的数据源

在Word2007中为Excel2007的成绩数据表中的数据指定显示位置

最后合并生成一个新的成绩通知单的Word文档

下面是我们前两次用到的Excel成绩单。

在Word2007中做好成绩通知单的格式,这里我们做得比较简单,重点在介绍方法。如果数据多,也许表格会比较复杂,不过不管简单还是复杂,Word2007都能轻松帮你搞定!

现在主角出场!选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。

选择“使用现有列表”。

啊!在这里我们选择指定的数据源——也就是Excel成绩表,这样,Word2007才知道从哪里取成绩数据呀!

在文件夹选择制作好的Excel成绩表。

现在Excel的成绩表已经和我们的Word成绩通知单关联在一起了!

小提示:如果成绩表文件里面有多个工作表,下图中都会列出来,选择需要的工作表就可以了。

我们可以点击“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”,看看我们的数据表是不是和Word通知单联系在一起了。

看!之前Excel成绩表中的数据都在这里了!,如果老师并不需要所有的数据,可以在这里选择需要的部分数据。

可是,通知单怎么知道这么多的数据各自应该出现在什么位置呢?现在!关键的一步来啦!

 
 
 
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