信息技术的迅猛发展和在各行业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，对档案工作也提出了新的更高的要求。档案室是负责收集（征集）和永久保管档案、资料的基地，是集中向社会各界提供利用档案史料的档案信息中心。近年来随着我国电子政务发展迅速，国家大力推进政务信息化建设，原有的档案工作模式，服务方式已经不能满足信息化条件下档案室的工作需求，档案资料的信息化建设、管理就迫在眉睫。
在档案管理过程中，随着社会广大公众档案信息量的不断增加，历史性的原始文件积压也就越来越多，而许多的档案都是需要长期的保存，某些档案规定的保存年限甚至高达数十年，日积月累，档案室的档案、卷宗可以说是堆积如山的。这些档案不仅占据了档案室大量的空间，而且如若需要查询，资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能一时或损坏等问题就会随之而来，尤其在资料保存过程中经常会遇到潮湿、老鼠等灾害，使得资料管理工作日益繁重。
应对这一难题，最有效的方式就是完善资料管理系统，实现资料管理电子化，把所有的档案以电子文档储存、修改及查询，提高数据查询的效率，节约资源，还可以有效避免传统纸质保存带来的占用空间大、管理难度大等诸多问题。近期，辽宁省档案室率先进行了尝试，决定采购一批彩色的高速扫描仪实现电子图像录入，积极推进档案信息化的建设。
寻求合适的构建方案
伴随着技术的不断创新发展，文档影像技术在档案馆信息化建设方面已经成为了标准之一，高速扫描仪与文字识别软件组成的文档影像整体解决方案，也成了档案馆信息化建设的基础设备。辽宁省在选购高速扫描仪时，佳能高速扫描仪授权的分销商及认可的服务商北京华逸融晖科技有限公司提供的优质产品及专业的文档解决方案成为了此次选购的重点，最终档案室选定了佳能DR-4010C和DR-2580C高速扫描仪作为其实现文档电子化的录入工具。
在卷宗堆积如山的档案室里，DR-4010C以其小巧设计、极快的速度、高准确性和便捷性将档案、宗卷等纸质文件转化为数字文件。在高扫市场上，佳能DR-4010C定义为“高速、A4、双面、彩色扫描仪”。高速是此款机型的第一优势，那么我们先看下这款机子的速度。DR-4010C拥有革新的3-线CMOS传感器，能以同样快的速度扫描黑白与彩色的图像，扫描速度为42ppm / 84ipm，也就是说，如果有1000页的档案或宗卷需要扫描，在不影响其扫描质量的同时，只需要23分钟就可以完成，可以帮助用户保证高清晰度的同时实现工作效率的提升。同时他还提供了一流的图像分辨率，黑白、灰度和彩色都高达600dpi，确保以最精确和清晰的方式捕捉精细的线条和复杂的图像细节。
为了保证图像质量的稳定，DR-4010C在每次扫描作业开始之前将执行自动校正过程-明暗处理，此项全新的机能可以清除灰尘的影响，接触式图像传感器技术通过识别直接粘贴在传感器镜头上的特殊白色明暗面来校准。由于档案室资料很多采用手工填写，还包括一些复印件，尤其是保存的历史性文档，经常会有字体偏浅，复印效果模糊不清及装订痕迹的情况。为了扫描效果的清晰度，为此，DR-4010C设计了OCR文本增强技术，可以通过检测纸上字迹的位置，并加以强调，克服障碍，获得清晰准确的扫描结果，另外独特的清除装订痕功能可以检测和清除有装订的档案或宗卷扫描后图像上留下的黑点。
档案室的文档多数情况下都是批量进行，为更好的减轻人员负担，提升工作效率，DR-4010C配有减速轮的佳能革命性送纸装置，确保在快速和无人参与的批量扫描时页面可以可靠的分离。为了防止纸张同时送入，此款扫描仪还配备了超声波传感器。它会检测重叠纸张之间的间隙，防止多数纸张同时进入。如果出现错送，快速恢复系统使工作人员只需重新定位资料，就可以继续扫描。图像文件还可以通过各种方式得到优化，如：批量扫描文稿中的空白页将自动删除，略微歪斜的页面会被校正；页面尺寸也可以实现自动监测等等，满足档案室处理扫描介质时面临的多样需求。
而针对这种历史性文件，DR-2580C亦可与选配的平板扫描装置，可通过文稿输送器扫描过厚或易碎的文稿。而双绞链的扫描翻盖设计使得扫描书籍、不能拆的证件及其他装订的文稿轻而易举，由于平板可轻松拆卸，用户可以不断地选择增加更新的选购件以满足工作内容增长的需求。DR-2580C还提供平直送纸路径，该路径能确保薄文件、厚文件、名片乃至塑料ID卡的安全输送。
信息化管理初见成效
经过一段时间的实际应用，辽宁省档案室在提高效率、降低成本方面达到了预期效果。据档案室工作人员介绍：“通过使用以DR-4010C和DR-2580C为核心的解决方案，该部门已经实现了在较短时间内完成大量资料的电子化工作，并保证了录入的质量，提高了资料的准确性，节省了空间。”
从辽宁省档案室的成功经验中，我们不难看出，正是因为工作方式的改变，才大大减轻了工人员的负担，同时也简化了后期工作，并且可以为相关人员提供方案快捷的信息查询服务。数字化处理系统使档案室所需的档案、宗卷在进行数字化处理后，建立起一个以图像方式储存的数字资料库成为可能，这就达到了长期、安全的保存资料，为档案室免除了纸张文档保存的麻烦与风险。
