随着信息化建设的不断深入，企业所建设的很多信息系统给业务管理带来很大的帮助。但是，每天不停地用不同账号登录不同系统已经成为很多人工作中的烦恼，系统之间的信息孤岛也阻碍了企业进一步发展的脚步。
如何才能更好、更方便地应用这些系统呢?深圳市捷顺科技实业股份有限公司(以下简称捷顺科技)通过实施协同办公平台 EKP (企业知识门户)进行了很好的探索。
面对自己培养的竞争对手
捷顺科技是我国最早从事非接触式IC卡应用产品开发、生产和销售的专业厂商，主要产品包括智能化停车场管理系统，智能通道闸系统，智能门禁、收费、考勤系统及相关机电一体化产品。
近年来，随着新进入者的不断增加和发展，捷顺科技开始面临越来越激烈的市场竞争。而且，捷顺科技的竞争对手往往都对捷顺科技非常了解。最早从事非接触式 IC 卡应用产品的研发，使得捷顺科技成为该行业的黄埔军校。“我们的竞争对手基本上都是从公司出去的，对捷顺科技很了解。”捷顺科技信息管理部经理张磊说。
尽管捷顺科技在管理上已经非常先进，但是面对这样的竞争态势，捷顺科技总经理唐健和他的管理团队开始对企业的发展进行重新思考。他们一致认为，人才可以被挖走，产品可以被模仿，唯有产生这些人才、产品的土壤是带不走的，只有建立基于信息系统形成的企业文化，才能成为可传承的、保证企业持续发展的竞争力。
事实上，捷顺科技在 2001年就开始应用自行开发的 ERP。2005年，捷顺在行业内第一个实施 SAP ERP。ERP 的应用在帮助捷顺科技实现精细化管理的同时，还将多年发展总结出来的独特的内部核算、分享制度得到实现，即公司每卖出一个产品，包括研发、生产、销售、后勤等在内的所有部门都能分享到这个产品带来的利润。
但是，捷顺科技是一个集研发、生产、销售、服务为一体的综合性企业，ERP的应用不能解决企业所有的管理问题，特别是公司内部的协同办公问题。
与此同时，除了 ERP 系统以外，捷顺科技还应用了邮件、工作流和 KPI 考核等 IT 系统。用户要应用这些系统时需要用不同的账户分别登录，非常麻烦。而且，这几个系统之间的信息不能共享，形成了一个个信息孤岛。
因此，2006年底，捷顺科技信息管理部开始进行需求调研，希里建立一个能够整合当前所有信息系统的协同办公平台来满足日常办公的需要，将传统的基于业务部门的管理转换为基于流程的管理，并将日常运作中所积累的经验和知识进行沉淀并实现共享。打造信息化的“主板”
协同办公平台是捷顺科技未来的核心平台，公司高层在选型时非常关注其安全性和合理性。此外，捷顺科技还希望平台跟当前的主流系统都能兼容。这是因为基于信息管理部的 IT 规划，捷顺科技将会建设一个统一的IT应用平台作为信息化建设架构的“主板”，而其他所有的信息化应用，如 ERP,SCM、CRM、PDM 等都将成为这个“主板”的插件。
经过严格的挑选以后，捷顺科技选择了 IBM Lotus 协同办公软件。但是，选择平台只是一个开始，因为捷顺科技要做的不是简单的 OA 系统，而是要通过这个平台来整合所有的应用，并且形成合理的工作流，使恰当的知识在恰当的时间通过恰当的场合和载体传递给合适的人。
在 IBM 的推荐下，捷顺科技选择了蓝凌基于 IBM Lotus 开发的 EKP 平台。“蓝凌的理念跟我们非常吻合，特别是门户的概念。”在谈到为什么选择蓝凌时，张磊解释说。
“协同办公平台的实施比ERP要复杂得多。”张磊认为。捷顺科技要将从 1992年开始积累的文档收集并导入 EKP，同时还要整合已有的三个系统，对办公流程进行重新梳理，对所有用户的权限进行设置。这样，平台涉及的内容很多，要协调的人员也多，而且人员的素质参差不齐。
捷顺科技将 EKP 平台的建设提到了战略的高度。在总经办的牵头下，捷顺科技成立了相当于项目营理委员会的组织，与各部门的经理进行讨论，对办公流程和用户权限进行设置。
项目实施完后，公司高层以身作则带动公司上下应用 EKP 来处理业务。总经办成员每天下班之前都会把待办事项全部清完，希望借此带动大家逐渐地做到日清。
此外，IT 部门每周会做一个报表，把所有未处理的待办事项列出来向全公司员工公布。尽管捷顺科技对未处理事项停滞没有实质的惩罚措施，但这从一定程度上产生了很好的督促作用。这项工作一直延续至今。
改进了 20多个产品
经过一段时间的努力，捷顺科技的 EKP 项目一期工程已经完成。如今，捷顺科技 1100多人，每个人都有一个 EKP 的账号，即使是不亲自登录系统的保洁员也有自己的账号。员工只要通过这个账号进入 EKP 平台，就可以看到自己相关的工作内容，而不用考虑这些内容来自于哪个系统。EKP 的应用，给捷顺科技的管理带来了根本性的提升。
首先，平台使得捷顺科技多年积累的经验和知识得以沉淀并实现共享。这可以体现在捷顺科技平时开会讨论问题时，很容易就可以把经典案例拿出来作为参考。对新员工来说，平台的价值更是明显。过去新员工上岗后的工作都是靠老员工的传承。如果老员工对工作认真负责一点，新员工就可以较快地了解业务和企业文化。否则，新员工就不得不糊涂很长时间。现在，新员工通过登录 EKP，很陕就能了解到与岗位相关的知识和职责，可以快速融入捷顺科技的企业文化。其次，平台改变了捷顺科技员工的工作方式，大大提高了工作效率。平台的应用，改变了捷顺科技人追入、人追事的工作方式，转而通过电子流程来完成。相关工作人员不用再考虑流程下一步的人员是否收到自己发出去的信息，工作会自动以待处理事项的形式流转到下一个负责人那里。这样，像以往那样扯皮的事情就不会再发生了，即使是跨部门的业务协作。
再次，企业的管理制度得到了固化。张磊说，要是在以前，捷顺科技的员工恐怕都说不清楚公司有哪些规章制度。现在，EKP 平台提供了每个岗位的岗位说明书、工作指引、处事流程、知识地图……规章制度也非常清晰。
令管理团队最为兴奋的是，他们总结出来的很多创新性的管理方法在老的管理软件中无法实现，现在通过 EKP 平台的应用终于得到实现。
其中最为突出的是挂牌摘牌管理。挂牌摘牌流程的建立，对捷顺科技的产品改进起到了非常显著的作用。截至5月中旬，EKP 平台才应用了 6个来月，捷顺科技就已经通过 EKP 平台形成了 20多个有效的产品改进方案或者新的产品。
尽管 EKP 平台的应用到现在已经取得了显著成效，但是对捷顺科技来说，这只是一个开始。据了解，捷顺科技还将在平台中实现移动办公和在线沟通等功能。此外，作为“主板”的 EKP 平台搭建好以后，还要将“插件”完善起来，捷顺科技才能形成一个功能齐备、应用良好的信息化体系。有了 EKP 平台，张磊告诉记者，捷顺科技的信息化建设思路变得更加清晰——他们可以基于“主板”有的放矢地设计业务场景，从而形成信息化建设路线图。据了解，目前韧顷科技正在根据新的思路进行 PLM (产品生命周期管理)和 CRM 的选型。
创新的挂牌摘牌管理
捷顺科技认为，公司每个员工的想法都可能带来市场价值。但是，如何让员工的想法体现出来并产生价值，如何通过激励机制刺激员工提出更多更好的建议，一直困扰着管理层。
为此，捷顺科技在 EKP 平台中专门设置了挂牌摘牌流程。在 EKP 门户中设有产品讨论区，捷顺科科技的每个员工都可以在此对产品提出建议。产品部负责对建议进行监督和整理，并定期形成报告。报告要经相关部门论证，论证后证明可以立项的建议，将在平台中挂牌公示。有意向将其产品化的部门可以摘牌，可得到相应的研发基金或产品基金支持。当建议产品化并推出市场产生效益后，相关人员都能通过内部核算、分享制度，分享由此带来的市场收益。
