在企业信息化里，人们的关注点通常是放在服务器、ERP这些大型项目上，打印是一个容易让企业管理忽视的“角落”。然而，聪明的CIO却知道怎么用打印来“四两拨千斤”，小小的打印不仅关系到每个员工的日常工作满意度，而且深入的参与到企业运营的流程管理中，令打印管理服务标准化，加快企业成效。
青岛四方庞巴迪铁路运输设备有限公司（简称青岛四方庞巴迪），成立于1998年，坐落在中国美丽的海滨城市青岛，是由中国四方机车车辆有限责任公司与加拿大的庞巴迪公司出资组建的中外合资企业。公司占地15万平方米，其中厂房面积7.3万平方米。拥有员工1500余人，年生产能力为350辆高档客车，组装400辆电动车组，是目前国内唯一的铁路客车及电动车组中外合资制造商。
青岛四方庞巴迪公司的财务部及信息中心经理徐立华由衷的谈到：“实际上在企业里面，文印影响到企业管理的方方面面，从每个员工的日常工作到我们的管理部门、IT和行政，最后再是企业的外部形象，跟企业沟通其实都是有影响的。”青岛四方庞巴迪是很早就有了打印系统需要全面管理的想法，这个想法的萌生是来自于原来打印系统分散管理时带来的各种麻烦。
木桶的短板
有一个理论是说：“木桶的盛水量取决于最短的那块木板。”对于负责企业整体信息化的徐立华来说，打印的问题曾经就是这块短板。
从员工的角度来讲，打印影响到每个员工的日常工作，打印一个文件，这个文件的输出速度和质量都会跟他的工作效率有关。举例说，一个员工下午要开会，想尽快的把会议资料打出来，如果迟迟不能拿到他想要的文档，那对他的困扰是很大的。他会耽误很多其它事情去处理这个麻烦，他的工作效率就降低了。
从管理的角度来讲，成本是不是合理，打印费用是不是可控，是很重要的问题。在打印不可监控的情况下，员工可以随便打印任何东西，而管理者没有任何途径得知这些打印内容是否与工作相关，就只能为全部打印埋单。
另一个管理难题是打印设备维护的复杂性。徐立华说：“打印设备跟PC机和服务器还不太一样。PC机跟服务器的故障，往往是一次性发现，一次性解决，而打印设备有很多问题是顽固性的，是专业性很强的问题。”他举了个例子说，一个员工拿过来一堆纸说打出来的重要文件带斜纹。作为IT这边判断，有可能是需要清洁，那么技术人员就过去把玻璃透镜清洗一下。暂时看起来质量好象有所改善，但没过两天，问题又出现了。这次可能怀疑耗材不好，换耗材，可能改善了几天，但还是没有完全解决这样的问题。
正是由于这些问题，使得徐立华发现打印是业务系统的一个部分，是不容忽视的。只有更系统的管理打印设备，让专业的厂商与专家来维护打印设备提供服务，才能彻底解决这些问题。
不谋而合
徐立华带着他的打印管理理念在与不同打印服务商沟通的过程中，跟惠普公司的销售顾问宋轶楠可说是一言即合。惠普公司正在向国内的大企业客户推广全面文印管理服务（MPS）解决方案和理念，这套解决方案在国外很多大型企业的应用中已经比较成熟，很多著名的制造业、医疗和教育机构采用之后，文印成本节省10-30%，员工效率提高了，设备维护也简化了。
青岛四方庞巴迪最后采用了惠普公司的全面文印管理服务。惠普公司首先对青岛四方庞巴迪的不同部门文印需求进行了分析，然后提出了全部打印设备整体布局的建议，这个布局建议既保留了一部分原有的设备，也采购了新设备。这使得青岛四方庞巴迪的打印系统从原来的9个型号减少为6个型号，简化了后期维护的工作。这样的更换也使打印设备得到优化，优化还不仅仅是指设备升级，更重要的是放置位置的合理规划，这就是惠普的“平衡部署”原则。每个区域的打印特点不一样，有的区域是偏重高速的要求，还有的区域则偏重高品质的要求，惠普结合企业的实际需求进行了一些设备调整。这样的部署，就能彻底解决员工效率问题，不会因为短期打印量过大导致打印机故障，也不会因为打印质量不够而影响沟通和理解。
除了用来打印日常的文档外，青岛四方庞巴迪还有几台专门的惠普数码多功能一体机用来打印项目流程工作包。在项目责任制的管理下，他们用不同颜色的纸来区分不同的工程项目，常常批量打印和某个项目相关的所有工作单据，打包送到制造部门。因此，打印机成为核心业务工作流程中的重要环节，对打印机的效率和可靠性也就有了更高的要求。
完成设备采购和部署之后，如何有效管理打印才是关键。青岛四方庞巴迪也充分利用了HP Web JetAdmin软件的外设管理，这个可以在HP网站上免费下载的打印管理软件可以有效监控每台打印机、一体机的工作状态，及时提醒耗材不足、打印故障、使用率评估等信息，确保IT管理人员及时进行维护，减少对日常工作的影响。这个软件的另一个功能是提供每台打印机对每个电脑终端的打印作业量的细致分析，有了这样的监控，使得打印成本分摊到不同部门，有了更准确的依据。也能够据此发现打印作业是否合理，公司打印资源有没有私人浪费等问题。
惠普打印管理服务解决方案，是把散落的单点设备，整合成为一个有机的整体进行运营的方案。当然，采用了惠普这套解决方案最直观的两个效果是：成本节省和IT人员工作量减轻，核心业务宕机风险降低。徐立华说：“公司目标成本直接降低10%，三年的成本降低预计在18%左右。由于采用打印外包的模式，现在公司只需要1个IT人员与惠普的服务团队接口，就能搞定所有打印问题，很轻松。”
正如徐立华的体会一样，全面文印管理其实是关乎企业运营流程的大事。小到一个普通员工的日常使用，中到企业流程运营的顺利，大到企业成本管理和发展，都与打印有密切的关联。
在国外，也有很多跨国企业都从HP的打印管理服务和解决方案中受益。世界500强之一的3M公司是一个典型的制造业企业，他们用HP的五年期打印管理服务取代了原有的个人打印机和老式复印机，全球打印设备数量减少了47%。3M使用HP打印管理服务的头两年就节省资金超过300万美元，每页打印成本降低90%之多。随着该项目在全球范围内的推广，节约的数额与日俱增，而且将在未来保持持续增长。
近日，行业分析公司Gartner在打印管理服务领导者象限（Magic Quadrant）报告中将惠普置于了“领导者”象限。各个全球厂商在Gartner领导者象限图中的位置是由其在打印管理服务（MPS）方面的“执行能力”和“发展前景的完备性”两个因素来确立的。Gartner在报告中对于“领导者”的定义是：能够服务于广泛的客户群，包括向规模最大、地域分布最广的客户提供打印管理服务的厂商。因此，这样的企业必须能够实现真正的全球覆盖。它们不仅需要具备在当前提供打印管理服务的能力，还需要具备成为未来打印管理服务领导者所需的洞察力、主动性和智慧。提供多种增值服务来拓展打印管理服务是“领导者”们共通的特征。
相信会有越来越多的中国企业受益于惠普的全面文印管理服务，从打印管理入手去逐步改善企业运营流程，加快企业的发展速度。
