大多数公司都在随意使用打印机和复印机，然而专家认为，如果不能按照部门或个人对复印、打印的张数进行管理，容易为控制成本带来障碍，还会造成浪费，降低办公效率。
应用于上海医药的柯尼卡美能达bizhub 501
作为一家挂牌上市公司，上海市医药股份有限公司率先开始整合资源，根据自身情况，选择了柯尼卡美能达的办公设备，不仅牢牢掌控了办公成本，并根据各部门的使用情况分配经费和资源，从而提高了各个部门的办公效率。
医药巨头的办公困境
提及选择柯尼卡美能达的理由，该公司夏先生讲道：“由于医药行业的特殊性，需要大量复印相关文件、资料、表格、证明、发票单据等，复印功能非常重要。而传统的复印机速度慢，不能支持大印量，满足不了员工的工作需求，经常要排队等待复印，着急的同事甚至要带到外面复印。另外，打印杂乱、复印错印、员工经常错拿输出文件等情况也屡有发生，造成了严重的浪费。不但抱怨连连，工作效率大受影响。”
该公司每天要消耗纸张1500张左右，耗材使用量很大。“以前的机器经常因使用频繁而发生故障，让人头痛，增加了IT部门维修的负担，”夏先生表示。同时，IT部门经常需要额外雇佣维护人员，也大大增加了公司成本。作为一家战略领先，业务具前瞻性，高速发展的上市公司，上海医药正以建设具有国际竞争力的中国一流的医药大公司，其输出的文档需要能够长期保存。
柯尼卡美能达bizhub501—大印量低耗材的部门管理专家
上海市医药股份有限公司通过导入柯尼卡美能达的解决方案，引进了bizhub 501，大大提升了打印和复印速度。bizhub 501是一款高速度段的黑白数码复合机，每分钟能输出50页，速度上完美地解决了该公司的工作难题。它的连续作业能力也让使用者满意，除了拥有两个500张通用纸盒和1个150张手送纸盒，还可加装选购纸盒，纸张容量最高可达5650张，充分满足最大办公作业的需求。并且产品的纸张和碳粉都能在不中断输出的状态下更换，从而最大限度地减少停机时间。
“由于柯尼卡美能达复合机产品集复印，打印，扫描，传真于一体，不需要额外再购买打印机或其他办公设备，大大的节约了使用成本。只需要一台机器就可以满足公司几个部门的复印需求。并且，还可以清楚的了解到每个部门的打印和复印数量，控制成本，也节省IT部门额外配备工作人员的费用。”夏先生称赞道。“多种功能还有效地避免了重复打印和错印的情况，确保了更有效的行政监管和成本管理，办公十分方便。”
IT部门通过设置访问限制来对整个办公设备进行有序的管理。给予个人或部门密码，在需要输出文件或复印时需输
入用户密码，这样既便于各部门的成本独立核算，也有利地杜绝了浪费现象的发生。通过给予不同优先级对办公设备进行管理，既方便又清晰。
bizhub 501采用其独有的Simitri 高清聚合碳粉，具有比传统碳粉更小更均匀的颗粒，可再现更清晰的文本线条和更精细的色阶。此外，Simitri高清碳粉的定影温度较低，可加快输出速度，降低能耗，并有效减少纸张卷曲。有效的保证了输出文件的长期保存。
医药正在加速办公现代化进程，实现新型的商务办公，柯尼卡美能达一直以来根据客户的不同需求提供最适合的解决方案——通过部门管理功能实现办公成本的降低；通过智能办公设备管理，精简机构人员；通过办公网络化和纸张文件电子化实现文档管理效率的提高等，为行业发展提供最大的支持。
