項目管理學習筆記之十了解正在發生的事情
作者: CCBZZP
我們都熟悉很多的儀器和指示器,例如汽車上的儀表,時鐘等向我們提供關于外部世界量化的信息,這些信息能指導我們采取行動。
同樣,我們可以把計划當成儀器或指示器來獲得有關項目進展狀況的信息,然后就能做出合理的判斷,並采取恰當的行動來控制項目的進程, 這一過程通常被稱為"監控"。
以前几步所付出的努力在這一階段可以得到認証和回報,現在我們要利用已經選定的計划作為指示器來引導項目。 計划的多重用途值得我們投入精力和時間去制定一個好的計划,同時,我們也感受到計划對項目成功的重要性。
無論你的計划是寫在紙張上還是保存在計算机內,都可以把計划當作儀表和指示器來使用。 使用計算机的优勢在于你能迅速的得到結果,而你的工作也不會出現在紙張上采用人工方式時几乎不可避免要出現的錯誤。
假如你已經制定一個計划,并且該計划用PROJECT輸入到計算机中,每天早上,當你開始工作的時候,你首先要打開電腦,將你的項目計划顯示在屏幕上,這個計划可能包括很多的內容。 記住計划是正規的,計划應該包括所有的里程碑,并且從當前的里程碑到下一個里程碑之間的過程應該是非常詳細的。 在你結束當天的工作之前需要做的兩件事情是: 檢查當天的工作狀況;關注將來,努力尋找以后的里程碑有關的信息。
下面的內容我們要對這兩件事情進行探討!
項目經理可以通過當天工作列表來管理當天的工作內容。 首先檢查計划的完成狀況,檢查其是否完成,是否有可以交付的產品。 如果完成則皆大歡喜,否則就要更新你的計划來反映實際的情況,這种的變更會對后面的項目產生連鎖的反映。 其次是檢查應該開始的工作,要檢查這些任務是否已經開始進行,是否有人為此在努力工作,並嚴格按計划工作。 肯定的答案是最好的,如果不能如愿,那么就要考慮他們的工作狀況,是否要調整項目計划或是否調整他們工作的重點。 最后是檢查正在進行的工作,根据特定的情況采取恰當的領導風格。 所有的這些內容會帶來許多附加的工作, 如會議、備忘錄、發電子郵件、傳真、電話等,這些都是你必須要做的工作,也是你的當天的項目管理任務。
每天你都會發現和項目有關的更多的信息,有的信息可能是模糊的,有的只是一些猜測和假設的,一無所知的.
在檢查過當前的工作內容后,現在更需要去關注以后的工作,用更多的細節去充實你的計划。体現在你的計划中的就要細化到人天,這樣可以确認在一段時間內每個人每天的工作內容,一旦細化到這個程度,你的管理任務就算完成了。
檢查當天的計划和充實計划,可能會使你對你發現對進度計划產生影響的情況:
1. 沒有變化。
2. 發現了可以修正的偏差。
3. 發現了無法修正的偏差。
我們逐個進行討論,第一种比較理想的,表明項目在你的控制之下,又完成一天的任務,心滿意足可以回家了。第二种情況下,相對于最初制定的計划產生了偏差,但是通過調整短期計划,可以引導項目回到正常的軌道。比如可以采取人員調整或加班及去掉一些無足輕重或相似功能的方法。注意我們一直重复的四個參數: 功能性,交付日期,工作量(或成本),質量。這些參數可以讓我們去調整他們,來彌補偏差。第三种情況是我們遇到的真正的問題,這也意味著已經用完我們的風險儲備,只有期待幸運之神降臨,希望上帝的幫助。于是我們把事情擱置几天,等待奇跡的發生,但是如果情況沒有改善,那么我們就要勇敢把情況告訴你的老板或用戶,這种事情不會使人感到屈辱,也不會使人感到高興的。即使出現最嚴重的事情,你也已經在最早的時間內發現了問題,這就是職業化的項目管理。
一個大型的項目可能有很多很多的細項,那么如何了解和管控這些工作呢?我們建議你用計算机工具來管控他們,比如PROJECT,跟蹤進度狀況,我們還可以采取一种更為复雜的方法,那就是掙值概念。
掙值方法主要可以讓你判斷目前為止,項目的實際成本是否同完成水平成比例,換句話說,就是為所有已經完成的工作支出的費用是否超過計划,可以預測該項目在完成時所需要的費用,但是這並不是靈丹妙藥,只有在其他的事情進展順利的時候,掙值方法才會有效的發揮作用并能使你清楚的了解項目的發展進度。
本步的PSI指數為10分,如果你按照本文的方法去做,并能知道項目的脈動,那么你就可以得到一個高分;反之,如果你日复一日地對正在發生的事情痳木不仁,那你就會得到一個低分。
待續...
