項目管理學習筆記之十一告訴人們正在發生的事情
作者: CCBZZP
由于人是一种高級動物,每個人都有自己的想法,都有一定的創造性,人們如果能了解正在發生的事情就會使他的自尊心得到更大的滿足。如果能了解整個事情發展的全部過程及自己在其中扮演的角色,那么他就會竭盡全力地做好自己的事情。
本講的內容是告訴人們正在發生的事情,但是除此之外,我們還要慎重的考慮另外一些觀點,其中就有一种觀點認為項目領導就象一個過濾器。其實項目領導就象衛兵一樣守衛這堡壘的大門,外部的世界在不斷的變化,在項目生命周期內,有些變化會對團隊和項目產生一些影響,項目領導就要決定哪些變化可以告訴項目團隊成員,哪些不能告訴。
有益的變化要告訴成員的,如果項目成員知道自己被認為有才智的人,那么他會感到更加自信。但是也會有一些變化是不能讓項目團隊發現的,如果發現可能會給項目帶來一些麻煩的,對于這些變化你就會:
1. 封鎖。
2. 如果無法封鎖,就進行審查修改以降低到最低威脅程度。
3. 如果還無法封鎖,最后就要采取一种最小威脅的方式告訴項目團隊。
而且,這些方法的前提是不能掩蓋事實的真相,因為掩蓋事實的做法是非常不切合實際的。在任何的情況下你可以用不同的方法得到不同的結果,最終那种方法适合你還要靠你自己來選擇。
告訴人們正在發生的事情可以用項目狀態來報告,我們建議的狀態報告采取一种自頂向下的方式,從粗到細,采取准确的朮語來描述項目的狀態,就其表達內容來講,應該是非常的嚴格和客觀,下面就是在寫狀態報告時可以遵循的一個結构:
第一級: 項目在按時進行嗎? 狀態報告模板上可以有"是"或"否"來選擇。
第二級: 在這個級別上要提供有關的4個參數(功能性,交付日期,工作量,質量)情況的高層次信息。在功能性這個層次上常用的語句: 功能性体現在哪些地方,已經發生的任何變更情況。在交付日期這個層次上常用的語句: 計划中的交付日期,當前的交付日期,變更狀況和原因,新的交付日期。在工作量這個層次上常用的語句:計划中的工作量,當前的工作量,變更的狀況和原因,新的工作量。在質量這個層次上,如果采用的是類似平均診斷時間(MTTD)之類的方法來度量質量,那么同樣可以采取上面針對交付日期和工作量的方法來度量質量。在這個級別上也應該對項目作綜合的描述,雖然項目在進行,那可能存在一些隱患,要采取方法來防止這些隱患。
第三級: 主要是記錄下發生的事情,包括每一個參加項目的人。
第四級: 最后的問題是我們的項目交給誰,當然希望盡可能多的人擁有它(狀態報告),但是有些事情是不希望老板或客戶或項目團隊成員知道,所以我們要准備一种常規的報告,用于一般的目的,可以加小注釋向特定的人報告。
讓團隊成員知道狀態報告,可以讓他們全面的了解項目狀態,也許會發現我們遺漏的地方,現在發現的問題越多,將來我們面對的問題就越少。
同樣也可以讓老板或客戶知道狀態報告,他們就不會認為項目是一個黑洞,讓他們坐等結果。我們不能只滿足于我們自己知道我們的成績,還要讓周圍的人也知道。
最好准備兩份報告,一份給我的老板和項目團隊成員,一份給客戶,這兩种版本的差別是:
1>. 所有的和工作分配有關的內容都不應該出現在給客戶的報告中,因為這是我的老板的業績和用戶沒有關系的。
2>. 如果項目運行良好,所有不愉快和不好的消息將不出現在報告中,反之我們就必須把這些信息告訴給用戶,讓用戶作好准備,這樣可以希望用戶看到我們在采用職業化項目管理方法實施管理。
這步的PSI分數滿分是10分,如果你使所有的相關人員了解項目發生的情況,你就可以得到個高分,相反如果只有你自己了解項目,那你的分數就會很低。
待續...
