设定工作的优先顺序的一个重要途径是将紧急任务与重要任务分开：
既紧急又重要的事情是你必须马上采取行动去做的事情，你的工作成功与否也就取决于这项任务。不能完成一项紧急而又重要的任务，其后果可能是严重的。
重要但是不紧急的任务通常是你可以暂时延缓的任务。从长远看，这些也是能够产生重大后果的任务，也许是积极的，也许是消极的。
例如，起草一篇关键性的报告、坚持一个学习过程、在孩子的成长期花时间与他们在一起。你可以把这些活动延缓到以后，而你通常也是这么做的。
紧急但不重要的任务包括打电话给想找你谈话的同事以及收邮件。这些任务显得很紧急，但从后果上看，它们一点也不重要。
既不重要也不紧急的事情很大程度上是在浪费你的时间，特别是当它们减少了你更富有成效的活动时。
高效工作的关键首先是要把精力集中在完成所有的紧急而重要的工作上，其次把精力集中于重要但不紧急的活动上。同时，你必须推迟、延期、委托和终止所有其他的事情。你必须约束自己，停止进行紧急但不重要的事情，以及那些既不紧急也不重要的事情。
可以应用 个人知识管理系统 进行时间管理与知识管理 。
