ORACLE ERP 系统解决方案
金制品有限公司
AP 应付帐
目录
Document Control................................................................................................................................. 2
概览............................................................................................................................................................ 5
应付帐系统介绍.............................................................................................................................. 5
应付款方案设计.............................................................................................................................. 6
应付款系统的建立.......................................................................................................................... 6
应付款管理范围.............................................................................................................................. 8
供应商管理............................................................................................................................................. 10
供应商结构..................................................................................................................................... 10
供应商编码..................................................................................................................................... 10
供应商属性..................................................................................................................................... 11
应付发票管理........................................................................................................................................ 12
发票编号管理................................................................................................................................ 12
有采购订单发票的管理............................................................................................................... 12
无采购订单发票的管理............................................................................................................... 16
其他付款单据管理........................................................................................................................ 17
重要说明......................................................................................................................................... 17
发票税的管理................................................................................................................................ 17
发票运费的管理............................................................................................................................ 18
费用报销管理........................................................................................................................................ 19
零星采购费用报销........................................................................................................................ 19
差旅费等报销管理........................................................................................................................ 19
利弊分析......................................................................................................................................... 20
发票调整业务管理................................................................................................................................ 21
发票正调整..................................................................................................................................... 21
发票负调整..................................................................................................................................... 21
银行帐户管理........................................................................................................................................ 22
银行帐户管理................................................................................................................................ 22
银行单据管理................................................................................................................................ 23
付款管理................................................................................................................................................. 25
付款方法管理................................................................................................................................ 25
付款管理......................................................................................................................................... 25
预付款管理............................................................................................................................................. 26
预付款申请..................................................................................................................................... 26
预付款支付..................................................................................................................................... 26
预付款核销..................................................................................................................................... 27
特殊业务管理........................................................................................................................................ 29
暂估业务......................................................................................................................................... 29
待摊和预提..................................................................................................................................... 29
备用金管理..................................................................................................................................... 30
帐龄分析................................................................................................................................................. 31
帐龄分期......................................................................................................................................... 31
帐龄分析......................................................................................................................................... 31
查询和报表............................................................................................................................................. 32
查询功能......................................................................................................................................... 32
报表功能......................................................................................................................................... 32
应付款与总帐集成................................................................................................................................ 34
AP过帐的管理............................................................................................................................... 34
AP凭证的管理............................................................................................................................... 34
AP会计期....................................................................................................................................... 34
Open and Closed Issues for this Deliverable.............................................................................. 36
Open Issues................................................................................................................................... 36
Closed Issues................................................................................................................................ 36
概览
本文档是上海汉得计算机系统有限公司??集团ERP项目实施小组在对MKL应付款业务进行详细调研和需求分析的基础上，针对??集团国内和香港各家公司应付款业务的管理特点提供的系统解决方案。
这份文档建立在对MKL进行业务调研的基础上，主要考虑到MKL当前的业务现状和未来业务发展的需要，结合了ORACLE系统的功能特点。
这份文档来源于调研文档，将作为设置文档和操作文档的基础。
本文档归??集团和上海汉得公司共同所有。
本文档的参考文档包括：
本报告受GL总帐解决方案和MKL集团组织体系解决方案的控制，遵守GL总帐的公共约束定义，在处理组织间交易时要遵守MKL集团组织体系（多组织）解决方案的要求。
应付帐系统介绍
ORACLE应付帐管理系统是ORACLE APPLICATION中专门用来进行应付发票和付款管理的财务子模块，系统主要的功能包括：
供应商管理。应付款模块和采购模块的供应商信息，针对不同的供应商及其分类可以定义不同的付款方式，可以对供应商进行控制，如供应商审批，挂起，最大付款金额控制。
银行管理。可以对银行帐户，付款单据等实行明晰的管理。
发票管理。ORACLE应付款系统可以对采购发票，非采购发票，红字发票及其他各种付款凭据等进行管理，另外还可以处理员工雇员费用报销，零用费用支出等业务。
付款管理。应付款管理系统可以处理支票、现金、电汇等多种付款方式的管理核算。
查询和报表。ORACLE应付帐系统提供了强大的查询功能，能够适时查询发票交易和付款情况，可以在线查询供应商余额，强大的报表功能可以满足帐龄分析等管理的需要。
系统集成。AP模块是一个财务子模块，和GL，FA，PO，CE等模块有着高度的集成。
应付款方案设计
MKL各家子公司分别有着不同的管理特点，本文档的方案设计充分的利用了各家公司管理上的共性，同时也充分的考虑了各家公司不同的需求，尽量在统一的基础上设计出一套适合各家公司的方案。
系统实施方案的设计依据
本方案的设计依据是：??集团的业务现状和未来管理要求以及Oracle应付款管理系统的功能。
系统实施方案的设计原则
确保系统设计的流程在实际业务中是可行的，系统的可操作性、业务处理的正确性和可靠性、经营管理的连续性。
确保流程的简单性，以主要业务为主。次要业务的流程要尽量简单。
确保设计的流程在ORACLE系统上是可行的，即要考虑到ORACLE系统功能实现的可行性。
确保系统的安全性和高效率。确保系统内部运行的安全，确保系统高效运行。
应付款系统的建立
应付款系统建立的组织安排
u 分别按照子公司设立应付款系统，即东莞、河源、广州、上海、????钢材和????五金分别按照法人公司设立以本公司为经营单位的应付款管理系统。各公司在统一应付款核算制度和共享大量信息的同时，严格按照法人主体区分本公司业务和核算范围，避免MKL集团内不同公司之间业务的相互干扰和混淆。长安??其采购业务主要是向集团内的公司进行采购，付款可通过内部往来进行，应付帐可相对简单。
u 应付款模块集中由财务部门进行业务管理和维护，包括应付发票，付款等业务由财务部门在AP中进行处理，采购部负责供应商信息的维护和管理，其他部门配合，对部分采用现金付款的采购业务，采购员付款后将发票交由财务部门做帐。
应付款管理系统职责设置
根据MKL的业务发展情况和现状，考虑到未来业务的需要，在应付款管理系统中设置以下岗位/职责。
岗位
所属部门
主要职责
应付会计
会计部
主要负责系统中应付发票的录入/查询，应付款向总帐过帐，主要应付报表和帐龄分析报表的生成，收集和整理。
应付出纳
会计部
主要负责系统中日常付款的操作，银行信息的维护以及与付款有关的报表生成，收集和整理。
供应商管理
采购部
负责系统中供应商信息的录入、维护和管理，供应商余额的查询和有关供应商管理方面的报表。
应付管理
电脑部
负责维护ORACLE应付款管理系统，包括最终用户日常问题的解决，AP基本设置，系统数据维护和会计期维护，以及部分应付款报表开发等业务。
应付审核
会计部
负责有关发票审核，发票/付款调整，以及日常的发票/付款查询，复核/审批操作及报表管理。
应付款系统的目标
u 根据对MKL业务调研的结果，综合考虑未来业务的发展需要，把主要的应付发票/付款的管理从总帐管理系统中分离出来，在应付款管理系统中实行明晰的管理，实现总帐和子帐的相对分离，在分工的同时与总帐管理系统保持着高度的集成，??各子公司的总帐与其对应的AP集成，保证总帐和子帐财务信息的一致性和完整性。
u 对于应付发票的付款实现规范的控制，区分采购发票，固定资产发票，费用发票，其他付款单据和员工费用报销单分别实行不同的管理制度，严格控制资金的流出，确保财务信息和实物信息的一致性和完整性。
u 建立一套相对独立的应付款管理系统，对供应商管理，发票管理，付款管理等日常业务进行准确及时的核算，维护和管理，满足内部管理的需要，特别是严格按照权责发生制的原则准确及时的确认债务，准确的判断企业的资金流动情况。
应付款管理的总帐基础
按照法人公司分别设立各自的应付款管理系统。
国内公司的应付款子模块帐套选用MKL_ML_BOOK
香港公司的应付款子模块帐套选用MKL_HK_BOOK
应付帐款子模块的会计期间按照总帐会计期设置。
国内公司会计年度为公历年度，从每年的1月1日到12月31日。
香港公司会计年度按照公司的财政年度，从每年的4月1日到次年3月31日。
帐套MKL_ML_BOOK和MKL_HK_BOOK会计期分别管理，需要有两个GL总帐系统管理员，分别在每月初打开当月总帐会计期后才打开应付会计期，在关闭上月总帐会计期前要先确认关闭上月应付会计期。
应付款管理范围
应付款方面的业务，视业务总量的多少和重要性，需要界定是在应付款模块管理系统进行核算，还是直接在总帐中进行帐务处理，为了保证业务的统一规范，需要确定在AP或GL不同系统中进行管理的业务范围，且随着公司业务发展，此划分也可进行调整。
纳入应付款管理系统管理的标准
u 重要性原则。因为子模块管理的优点是细，缺点是繁，因此一般情况下，对于MKL的经营管理有重要影响金额比较大的应付款业务，优先纳入应付款管理系统中进行明晰的管理和核算，如供应商采购付款。
u 实用性原则。比较标准的业务，在子模块的管理中会显得比较轻松，管理的效果也很明显，非标准的业务，则需要做出一定的变通才能与系统的功能相匹配，因此在子模块管理难度相对会比较大，效果也大打折扣。
u 简单性原则。对于日常经营中发生金额不大，明细管理没有特别的意义的业务，为了简便快捷的进行业务处理，可以直接在总帐中进行凭证输入。
根据我们对于??集团业务调研的结果，并在征求财务部门意见的基础上，我们建议??集团以下业务在应付款管理系统中进行核算管理：
供应商(交易类和雇员类)信息的维护和管理
银行帐户/银行单据信息的维护和管理
原材料采购发票管理
固定资产采购发票管理
其他费用类采购发票管理
零星采购发票管理
其他付款凭证管理
员工费用报销管理（可选择，建议在GL处理）
对供应商发票付款管理
对员工报销付款管理（可选择，建议在GL处理，）
其他付款管理
预付款管理
暂估管理
待摊业务管理
预提业务管理
供应商查询，帐龄分析和其他报表管理
供应商管理
在ORACLE应付款管理系统中，供应商包括的范围很广，一般而言，凡是我们要对其负担债务或者进行付款的对象，都可以作为供应商进行管理。因此供应商主要包括三类：
供应商类/雇员类/税务机关（政府）类，可以根据实际业务需要进行添加。
供应商结构
ORACLE系统中，供应商信息分成两个层次：标题层（Head）和地址层(Address)。
供应商标题层在不同的公司间是共享的，即东莞公司输入一个新的供应商，那么在河源公司也可以看到这个新的供应商标题上的信息。因此对于一家供应商同时跟??集团的几家子公司有业务往来的，可以在其中任何一家公司输入有关的标题信息，其他公司即可共享这一信息，这样可以保证同一供应商在系统中不会重复输入。
供应商地址层在不同的公司间是相互屏蔽的，可以认为供应商地址层即是与??进行交易的具体公司，因此对于同一供应商同时与??集团的不同子公司也业务往来的，需要分别在不同子公司的AP中供应商的地址层进行信息维护。如果同一供应商存在不同分支机构（非独立法人），则需要在该供应商地址中分别输入各个分支机构作为不同的供应商地址。
对于雇员类供应商则在标题行中输入雇员姓名等基本信息，而在雇员供应商的地址信息中地址统一为办公室。
供应商编码
统一供应商编码，对于不同供应商分别指定不同的编码，该编码将作为供应商查询，管理和报表操作的重要依据，便于操作人员方便快捷的业务处理。
供应商编码的解决方案
u 对每一个供应商分别指定一个唯一的编码。
1, 对于独立的供应商指定一个唯一的编码。
2，对于总公司和分公司性质的供应商，例如一家供应商有不同的分支机构（非独立法人），则对总公司定义一个唯一的编码，不同的分支机构作为不同的供应商地点进行明晰的管理。
3，对于集团公司及其独立法人的子公司性质的供应商，分别对每一家独立法人的子公司定义一个唯一的供应商编码。
4，对于大量的零星采购供应商，特别是一般涉及金额较小的一次性供应商，在AP系统中进行管理意义不大，为减轻供应商维护的负担，可以考虑把所有的杂项供应商作为一个虚拟的供应商进行管理，而无须分别输入各家供应商明晰管理。
u 供应商编码采用人工编码，编码由字母或者/和数字构成。
u 供应商编码分为3个部分，共5位字符。分别是国别代码，公司代码，顺序号。
国别号码由一个字母代表一个国家，定义相应的国别对应关系。
公司代码是按照供应商名称的拼音首字母，用一位字母表示。
顺序号为三位数字。
雇员类供应商编码
u 对每一个雇员供应商定义一个唯一的供应商编码。
对每一个雇员供应商定义一个唯一的供应商地址编码。
u 雇员供应商编码采用人工编码，编码由字母或者/和数字构成。
雇员类供应商编码采用人事考勤系统的编码方案。
将雇员作为供应商管理，是基于雇员提供劳务服务，主要管理薪金支付及费用报销，在MKL由于采用专门人事考勤系统管理，为简化AP作业，薪金支付及费用报销建议在总帐GL中处理。
供应商属性
由于供应商标题信息是共享的，而地址信息是屏蔽的，因此建议在供应商标题上的信息由集团公司采购部统一在东莞公司的组织中进行维护，其他公司均不能修改或者添加供应商的标题信息，而地址上的有关信息由各子公司分别进行维护和管理，事实上按??现时的集团采购的处理方法，供应商的管理基本上是由集团采购部维护。
供应商管理属性
l ORACLE应付帐管理系统可以对供应商进行分类，如可以按照行业特征，企业规模，信用额度等进行分类，满足查询和统计的需要。
l 针对不同的供应商和分类可以定义不同的付款方式，给予不同的付款优先级。可以对供应商进行信用控制，如供应商挂起，最大付款金额控制等。
l 财务信息上，可以针对不同的供应商和地址分别定义不同的负债默认帐户和预付款帐户，或者不同的发票会计帐号分配集，加快应付款输入的速度，减少出错的可能。也可以对供应商指定税的计算，发票和付款的默认货币等信息。
l 实物信息上，对每一个供应商地点可以指定发运目的地和开单目的地，指定地点使用目的，包括是否开单地，是否采购地等。
为在系统中保留跟踪记录，ORACLE不允许删除供应商，但是可以根据实际业务需要将供应商或者供应商的某一个地点失效。
