Outlook使用简介(一)

王朝英语沙龙·作者佚名  2007-01-10
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昨天和我们的版主angels聊天,又一次被她的奉献精神所感动!他为我们的新手上路和软

件应用付出了很大的精力,我为能够有这么一位朋友而自豪!

为了支持我们的洪恩,更为了支持我们版主的辛勤工作,特地将我平时积累的一些小技巧

奉献给大家。希望大家能够从中学到些东西,当让恩更希望同志们指出其中的谬出,以督促

我不段自新!

平时你用什么收发邮件?Foxmail?直接在Web上处理?那你有没有试过Outlook?哦,你

是对了:在Web上处理信件比较简洁、方便,用Foxmail的话,他的速度很快,而且他提供了

许多模板,而且使国人编写的,用起来舒服些,那我为什么还要用Outlook呢?

的确,如果只是把Outlook看作一个邮件收发软件,那他相对于其他同类软件(如:Foxmail)没有什么显著的特性,可我们为什么还要用呢?因为Outlook不仅是一个邮件收发软件,

他还是一个协同工作及个人信息管理软件;尤其是他配合Exchange使用你将得到巨大的便利

下面我就简单给大家介绍一下Outlook的使用。(注意:我所采用的版本是OutlookXP)

一、Outlook的邮件功能

使用任何一个邮件客户端收发邮件的第一步就是建立邮件帐户,那么在Outlook中如何建立邮

件帐户呢?

首先介绍Outlook中的几个概念:

a、配置文件

如果你的机器是一台多人共用的机器,那么可能会有多个人想用Outlook来收信,这时候就

要用配置文件来为每个人设置一个配置(需要手工设置),当然如果只是自己使用,那么就

不会涉及到这些。

b、数据文件

数据文件是一种后缀为 .pst的文件,他用来保存Office数据,你可以设置自己的数据文件,

然后让自己的所有数据都指向此配置文件即可。当然最多的情况时使用它进行邮件的备份与

恢复。

首先我们需要建立一个Outlook帐户,我们打开“控制面板”然后双击“邮件”,

这时候会打开一个叫做“邮件设置-Outlook”的对话框,单击“电子邮件帐户”按钮

选择“添加新的电子邮件帐户”,这时候会出现一组选择,如果我们使用免费信箱

比如:263、163、sina等,需要选择“Pop信箱”,在接下来的对话框中输入你的姓名(在邮

件中作为发件人),你的Pop和SMTP服务器名称,(不如263:pop:263.net;smtp:smtp.263.net

),然后输入你申请的用户名、密码。这是为了验证你输入的信息是否正确,可以单击“测试

邮件帐户设置”进行测试(注意,目前大多数SMTP需要验证,比如263等,这时候你需要单击

“其它设置”在“发信服务器”中,选择“我的SMTP服务器需要验证”,大多数需要选择“

与接收服务器相同的设置”,当然如果你单独设置了SMTP的验证口令,需要自己设置)。

重复以上步骤可以设置不同的邮件帐户。

但要注意:如果你有一个Exchange信箱,那么在一个配置文件中只允许有一个Exchaneg帐

户,而且设置Exchange帐户必须在Outlook关闭的情况下。

提示:以后可以再Outlook的“工具”菜单的“电子邮件帐户”中设置其他邮件帐户或者对现

有帐户的设置进行修改。

另外,在电子邮件列表中,有一个邮件投递位置,如果你设置的是Pop邮件,那么大多数情

况是投递到个人文件夹(.pst文件),如果你首先设置的是Exchange邮箱,那么可能会是“邮

件-用户名”。

设置完后就可以启动Outlook处理信件了。

利用Outlook收发邮件和利用其他客户程序没有什么区别,这里我就不必多说了。我所要讲

的是其他一些邮件程序不提供的功能。

你是否经常遇到这种情况:自己发了一份很重要的邮件给朋友,可是又不知道是否送到了

,也不知道朋友是否已经读了你的信了?那么好,利用Outlook完全可以给你这些答复!

我们单击“工具”、“选项”,然后单击“然后单击电子邮件选项”,在接下来的对话框中

选择“跟踪选项”,将“已读”回执和“送达”回执前的钩选上,然后给自己发一封信看看

什么效果。哈哈!你会同时收到两封信:一封是你发送的真正邮件,另一份是服务器给你发

送的“邮件已经送达”的通知邮件;查看一下你给自己发的邮件,有什么效果?是不是弹出

一个对话框,告你说“邮件的发件人需要会址”,然后询问你是否发送回执?点击确定,等会

儿你就会受到另一封信,告你说你的信件已经被阅读过了!怎么样?够炫吧!

如果你想给你所有的同学发封邮件,你会怎么做呢?分别给每个人发?还是在地址栏用到

好分割开后一块儿发?这样发一封还可以,如果你经常要这样做可怎么办呢?告诉

大家一个简单的方法:在Outlook中将你的联系人分组,这样你在发邮件的时候只须发给这个

组就可以了。

关于联系人的使用我将在以后的章节中进行介绍。

 
 
 
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