Dear Prof. XXX:
I am a senior student from Department of Computer Science, Peking University. I am very interested in Parallel Computing and Grid Computing and I want to apply for Graduate Program in your University.
I have been a research assistant in the XXX \group\ siance XXX. My supervisoris Prof. XXX. During the time in XXX \group\, I have learnt a lot of parallelconceptions and technology issues. My own work in XXX \group\ includes1) 12) 2Recently when I get familiar with Parallel Computing and Grid Computing, the research in your lab attracts me a lot. I have visited your homepage and I admire your research as well as your broad interests: Work under your supervising must be a very unforgettable experience. I''d rather apply forXXX University for fall, 2003. Could you give me some advice?
I am looking forward to your kindly reply. With Best Wishes.
Yours sincerely, Kircheis
3、联系对方教授
检查email书写无误的时候，就可以向那些第一步中筛选出来的教授发信了。尽量早，因为据我所知清华、哈工大、浙大申请日本的人都不少，所以晚了的话很可能教授已经答应了别的申请人，你的机会就少了。发出这些信之后，过了若干天，一般都是会有那么几封回信的。但是有的回信比较慢，或者有些干脆杳无音信(我套了12个教授，4个给我回信了)。这个过程中除了等待之外，还可以做一些别的事情。例如继续的调查实验室的情况等。如果很希望去的那个实验室的教授没有回信，则可以再给他发一封email确认一下他是否已经收到。这次一定要客气。表明自己十分迫切和认真的心情就可以了。如果仍然没有回信，一般也只能放弃。
在收到回信的那几个教授中，做出新的选择，这次记住不要太多。2、3个就可以了。不要有重点培养之类的想法，那样的话，到最后自己总要拒绝一些教授，处理不好的话虽然不会给自己带来什么坏处，但起码以后的师弟师妹们申请的时候就比较困难了。
我大概在2月初收到教授的回信，然后最后确认了一个教授(也就是现在的教授)，只和他联系留学的事情。当时我做出这个决定的依据很简单：教授回信主动提到帮我申请文部省奖学金的事情；教授的态度非常的和蔼，书信的语气很平和。所以最终确定了这个实验室。其他的几个教授虽然表示了兴趣，但是都向我强调日本消费如何之高，然我考虑经济问题。这种情况下这些教授多半是对你有兴趣，但手上没有文部省奖学金的申请名额。当然，如果真的对他的研究很感兴趣的话可以尝试继续联系，说明自己的经济情况，请教授帮申请别的奖学金，日本有很多奖学金，种类不下200种，数额比较大的也有几十种，不过这方面的情况我不了解。
之后和教授的联系，教授通常要求你提供包括自己的简历、成绩单和国内导师的联系方式等等，都可以用email给对方。千万不要做假，整个过程中诚实是第一位的，不管联系成功与否，都不能说谎话。教授会根据你的简历和成绩单初步决定是否接收你，但是正式递交申请材料的时候还是要交学校出具的正式成绩单的。简历不要写得太罗嗦，主要写自己的专业情况，自己取得的成果(包括参加的相关科技活动等等)，获奖情况。
对方向你要详细的简历的时候，就表明对方有意接收你了，这时候一定要权衡一下了，你只能在一个教授那里申请文部省奖学金(一旦发现在两个学校申请，你的奖学金就没戏了)，所以这是最后的机会拒绝其他教授了。在教授确定要接收你，并且帮你申请奖学金的时候，就会把相应的申请表格寄给你了。
4、寄送申请资料
教授会向你提供的地址发送正式的申请资料。我是在2月中旬收到申请资料的。接下来，按照资料上边的要求一项一项的填好，然后再寄回去就可以了(这部分的所有文件来往最好都采用UPS/Fedex等，快而安全)。不要担心钱的问题，这样的申请过程可能是最省钱的一种了。前前后后花的钱加起来不超过2000RMB，包括体检、成绩单、翻译、公证、护照、签证、EMS、FAX还有打车的钱等等。
下面就我办各种手续的过程大致地说一下。文部省的奖学金的申请表格包括以下这些。它要求出具以下几项：成绩单、体检表、国籍公证、最终学校的毕业证明(未毕业的到院系开一份预计毕业时间的证明)、现在所在学校的系主任以上的推荐信、入学申请表、文部省奖学金申请表等。
1)成绩单：如果是上述的方法得到的申请材料，只需要办理一份成绩单就够了。但是考虑到万一需要，一般办理多一些成绩单，呵呵。
2)体检表：是要在和平里北街的出入境检验检疫局进行的，大概要花不到300块钱，一个星期之后取(今年我也听说有人是在校医院的)。要带上几张两寸照片。
3)国籍公证就是证明你具有中国国籍的文件，到燕园派出所取集体户口卡去南门的公证处办理就可以了，几天的时间。
4)预计毕业时间的证明在系里办理就可以了。自己写一份(最好打印)文件，上面写出某某学生，出生日期，性别于某某年入学，现在北京大学某某系就读，学制几年，于某年某月毕业。特此证明。需要系教务科的公章和系章。
5)然后找系主任或院长写一份推荐信，内容不要夸张，照实际情况写就可以了。只是走形式，作用不大，只要写一些套话就好。用英文书写。
6)申请表格：两张表，主要是个人资料。需要注意的是要写Proposed Study Program in Japan，表格上附有一下说明(State the outline of your major field of study on this side and the details of your study program on the backside of this sheet. This section will be used as one of the most important references for election.)。所以一定要认真地看看教授目前的研究项目，可以尝试就其中一部分写出自己的研究设想。这里要多花心思，看看相关领域的论文，因为这可以说是科研上第一次让教授有机会了解你的能力，不要敷衍了事。
能否得到奖学金主要看教授的知名度，当然也和这些申请资料也有分不开的关系。据我所知，申请名额和最终的获得奖学金人数之比为1:1~2:1之间，一个系里所有申请人的材料到达后会由本系教授开会讨论，给申请人排一次优先次序，然后再提交到文部省。这样能比较早的知道你获得奖学金的概率，但是有的教授会告诉你你的次序，大部分不会。
所有申请材料一般要求在2月底之前寄到教授手里，然后就是漫长的等待，其间我数次骚扰教授，都没有任何结果。如果得到对方的答复是让你做好别的打算也不要灰心，我曾经被告知应该想好别的出路，但最终奖学金还是来了，这主要是日本人很严谨，没有最后的官方通知，通常他们不会告诉你的。
5、等待通知
这期间应该正好是大四下的腐败期，我建议大家尽兴去腐败就好了，不过如果不会日语就应该抽空学学基本的，有时间好好把英语练练，日本教授都很喜欢英语好的学生。如果对自己很没有信心的话，去找工作也不失为一个选择，不过最后很可能还是要违约的。
一般到6月中旬之后文部省的官方通知才会到学校，加上一些中间的办事效率问题，很可能到6月底才有消息。所以要耐心等待了。这段时间就疯狂刷信箱吧，呵呵。
6、后期手续如果收到了奖学金的通知，那么祝贺你，除非你不想去，不然没有什么可以阻止你去日本留学了。
接下来教授会给你寄来住房申请表(日文表，如果不会的话可以让教授帮你填写)、机票申请表(文部省奖学金的获得者由日本文部省提供去日本的机票，时间在十月1-7号之间)、文部省奖学金通知书。前两个表格需要寄回给教授或者相应办事机构。
由于文部省奖学金的通知书通常到7月才来，这时候应该赶紧去办护照。签证对拿到文部省奖学金的同学们来说不会是问题，大使馆和领事馆都有一份名单，签证时只要带：
a)文部省奖学金通知及复印件一份
b)护照
c)两寸相片一张
d)身份证复印件一份
e)户口本复印件一份(或者户口迁移卡的复印件)
签证之后嘛，就是买买东西，等着日航的办事机构打电话让你去去机票。要注意的是托运行李只有20kg，最多也就超到25，所以大家要提前海运一些书之类的东西过去。
再之后嘛，那就日本见吧。
