接电话就像递公司名片一样，客气而友好地接电话会给打电话人留下一个美好的公司形象，电话总机的接线员应有耐心、细心、清楚的语音，而且要有友好客气的音调。即使打电话人的花语并不怎样，也应该出于工作需要始终保持客气。
应避免说一些俚语，首先是那些空洞的字眼，如：“okay”，“right-o”，“Half a mo”等等。一个有教养的英国或美国人并不用okay，而使用all right， very good（美国人用fine）。在英语中常常出于礼貌用sir或者madam，这些在德语中并不流行，人们也避免使用命令口气，如“you have to”，而用“would you please”、“would you mind”或者“will you”等。
如电话响了，接电话时不用hello或者yes，而要报出自己公司名称。如：米勒－史密斯公司，早上好（下五好），我能帮你什么吗？
使用德语接电话也有一些习惯用语：
Ich weiβ nicht genao (od. ich werde nachsehen) ob Herr Miller in seinem Büro ist.
我不太清楚（我看一看）米勒先生是否在他的办公室。
Es tut mir (sehr) leid, Herr Miller 很遗憾，米勒先生：
1. ist im Augenblick nicht da (und wird vor 3 Uhr nicht zurück sein).
现在不在，（他3点钟以前不会回来）。
2. ist nicht in seinem Büro.
不在他的办公室。
3. ist (heute morgen) nicht da.
（今天早上）不在。
4. ist augenblicklich besetzt (oder nicht abkömmlich).
现在正在与别人通话（现在正忙）。
5. ist im Augenblick nicht frei.
现在没时间。
6. ist in den Ferien (oder auf Urlaub).
正在假期中（正在度假）
7. nimmt an einer Konferenz teil und steht heute wahrscheinlich nicht zur Verfügung.
正在参加一个会议，今天恐怕不能为您效劳。
8. ist in einer Konferenz und kann nicht gestört warden.
在开会，不能打扰他。(来源
9. hat gerade Besuch.
正在会客。
10. ist mit einem Kunden im Ausstellungsraum.
正在展览室陪客人。
11. ist schon fort. Bürostunden sind von 9 bis 5. aber ich glaube, Herr Wagner ist noch im Büro.
已经离开。办公室时间是9点到5点。但是我相信，瓦格纳先生还在办公室里。
12. ist leider unerwartet weggerufen worden. Herr Miller wird jeden Moment hier (oder zurück) sein. Kann er Sie telefonisch erreichen, wenn er ins Büro zurückkommt?
不巧的是突然被叫走。弥勒先生随时可能回来。如果他回到办公室，可以给您去电话吗？
