要搞好酒店的采购工作，就要保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生。采购部作为酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买。在采购过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同做好酒店采购。
采购过程统一管理
一般说来，酒店采购项目的申请由相关部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下申购。库房在库存定额不足的情况下也要根据物资定额提出申购，申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。而库房储备以外的项目由各使用部门提出申购，申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
酒店采购要经过项目的审批、择商、确认、报价、购买，采购才算完成。经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。
酒店所需商品由采购部负责安排采购，采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。值得注意的一点是，供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
采购部门连接内外
采购部要起到一个连接的作用，对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况，对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息，积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品，积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定。使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。
