照会是外交文书中最常用的形式。照会分为正式照会和普通照会两种。
正式照会是外交通信中最正式的形式，一般用于处理重要事务或履行重要的外交礼节。正式照会用第一人称书写，用于外长之间，外长与大使之间以及大使之间的通信。国家元首或政府首脑之间也可使用正式照会，但不常用。正式照会的正本必须由发文人亲自签字。如今在外交通信中必须使用正式照会的时候不多，而每当使用必有其重要性。
普通照会同正式照会的最大区别在于普通照会是用第三人称书写的文书。它是机构与机构之间，一般是两国外交部之间、使馆与驻在国外交部等官方机构之间以及使馆与使馆之间使用的通信方式。普通照会不用签署，而是由发文机构在正本上盖公章。普通照会处理的事务非常广泛，大到边界纠纷，小到申请签证都可以使用普通照会。随着外交礼节的简化，以往要使用正式照会的现在也可用普通照会取代。普通照会虽然不如正式照会正式，但其内容却不一定都不如正式照会重要。
另外，由于普通照会使用第三人称，不像正式照会那样面对面，总担心直接刺激对方。所以，凡抗议性质的照会一般都用普通照会。但也有例外，1999年，时任中国外长的唐家璇代表中国政府正式照会美驻华大使，就美军轰炸我驻南联盟使馆事件正式向美方提出严正交涉，表示我方的强烈愤慨。