在大多数单位里，打印机并非每一位员工的桌面都能摆上一台的，如果没有配置网络打印机，用优盘拷来拷去确实有些麻烦，而且很容易造成文件损坏。如果大家都使用的是Oultook，可以设置邮件自动打印，只要将邮件发给连接了打印机的同事，无需额外操作即可自动打印文件内容。
下面假设打印机直接连到你的电脑，而要实现的功能是：同事发邮件给你，标志里只要有“请打印邮件”，那么一收到邮件，就自动打印出来。
第一步：创建规则
单击“工具”菜单下的“规则和通知”，在打开的窗口切换到“电子邮件规则”页面，选择“新建规则”，当弹出规则向导对话框后，注意必须选择“由空白规则开始”，规则应用的时间当然是“邮件到达时检查”。
第二步：选择条件
在“选择条件”下拉列表框中选择“做动作标记”，单击蓝色的下划线，去除“任何”两个字，这样我们就可以另行添加需要检测的邮件标志了，例如“请打印邮件”。
第三步：指定动作
接下来是关键的一个步骤，选择“打印”，然后将“请打印邮件”这个标志告诉你的同事，什么时候需要打印，只要将文件通过电子邮件发送过来，当然在发送邮件时需要添加“请打印邮件”这个标志，你接收后无需额外进行任何操作，即可直接打印邮件，是不是很方便?