广州市天剑计算机系统工程有限公司 张卫平 龚华兵
天鹅泵业的基本情况
长沙天鹅工业泵股份有限公司（简称天鹅泵业）位于长沙市天心区环保工业园内，是由原长沙工业泵总厂改制而成。公司现有员工300人左右，年销售额2亿以上。
公司主要生产泵类产品，是典型的单件小批量订单型生产企业，订单基本上都是自制生产，少部分订单通过外购（外协）产品或零件完成；从订单签订到订单完成，需要经过评审、设计、生产、质检、测试、发货、安装以及售后服务等过程。由于产品本身的复杂性及生产流程的不确定性，成本核算和交货期对企业非常重要，这一点也是同类泵企业的一个共同关注点。
天鹅泵业是一家年轻的民营企业，信息化水平不高，除了设计部和财务部分别使用设计软件和财务管理软件外，其它部门基本上还只是停留在使用电脑进行文件处理的阶段。企业大多数人对ERP不熟悉，且信息化管理方面人才缺失，相关人员还只是停留在内部硬件的维护方面。
针对天鹅泵业的这种情况，可将她们界定为信息化薄弱型泵企业。此类企业的ERP实施与信息化基础强的泵企业实施相比必然需要有不同的模式及侧重点。
天鹅ERP（TE-ERP）一期项目实施概况
针对天鹅泵业信息化基础薄弱的特点，在“总体规划、分步实施”的思想指引下，天鹅ERP一期项目采取了从企业管理诊断与流程优化、物料编码制定到基础数据准备、仓库系统优先上线的实施路线，探索出了信息化基础薄弱型泵企业ERP实施的创新模式。
管理诊断与业务流程梳理
在此阶段，实施小组首先组织相关部门进行调研前培训，使各业务小组了解各自部门的业务在ERP系统中的运行情况，为实施小组与各业务部门的调研工作奠定基础。然后针对培训所涉及到的部门进行调研，调研主要内容有岗位职责、业务流程，收集各部门的相关业务单据及报表资料，收集各部门反映的问题及建议。这一阶段，由于要深入到企业的各个部门去掌握第一手资料，所以调研的过程中暴露出了企业业务流程、管理规范等方面的很多问题。在对各部门调研的基础上，针对各部门反应的问题、建议，提出了目标系统中对应的解决办法，并按照仓库、采购、财务、营销、成本、计划、生产、质保等部门一一列出了新系统需要配套的相关措施建议。
物料分类及编码
物料编码阶段首先需要确定物料编码的范围，只有定义了编码的范围，才能确定物料的大类，从而确定中类和小类，并进而对属于每一个小类的物料进行具体编码规则的确定。
经过实施小组的讨论并结合天鹅泵业领导的意见，确定了物料编码的范围和基本原则，针对每一个类别分别讨论其物料的性质，从而确定编码规则。天鹅以前对标准件、综合件和工具并没有严格的区分，物料的实际存放位置也不确定，这就需要设计部、仓库等一起来根据物料的相关特性进行划分。在这个过程中，需要针对不同物料分别定义其编码规则，有的物料有规格型号，有的物料只有简单的名称，有的物料规格型号相同但有材质的差异，即使是前面三种性质相同，有时还需要区分供应商。而处理电机类物料，需要按照其电压、功率等因素进行分类，并对每一个类别进行规则的制定。后面的钢材大类物料也是类似的处理。
难度比较大的是产品、半成品和毛坯类物料的整理，这部分物料不仅量大，而且都需要图号，这部分数据必须要设计部门才能提供。
仓库系统上线
仓库系统上线总的来说还是比较顺利，利用上年12月的盘点数据作为期初我们上了标准件、综合件、工具、钢材和电机5个逻辑仓库；利用本年1月的盘点数据作为期初上了成品库；由于此时半成品和毛坯的物料编码才刚完成，所以只能利用2月的盘点数据上了毛坯、半成品和配件库。
仓库系统是分仓库开始使用，导致培训了好多次，也就相应的增加了工作量，但一次性上是不可能的，一是因为部分编码未准备好，还有一个原因是期初数据提供的信息很不完全，导致设计部和实施人员需要花费大量的时间来对期初数据进行整理。ERP实施给企业带来的效益
总的来看，经过紧张而有序的实施工作，天鹅泵业通过实施ERP系统取得了以下效益：
1）编码规范统一、工艺资料齐全，加快了企业规范化的进程。
2）库存积压大大减少，释放了大量占用的流动资金，提高了资金的周转率。
3）提高了生产计划的统一性、预见性、提高客户订单交货的及时率。
4）为企业培养了一支训练有素的信息化人才队伍，提高了企业的整体管理水平与执行力。
实施心得总结
物料分类及编码方面
物料的分类及编码是ERP实施过程中基础数据准备的重中之重。物料分类的层级结构可繁可简，比如可在物料大类下分长轴泵、多级泵等中类，又在长轴泵下可分成套泵、泵头、长轴泵零部件、长轴泵毛坯，而在长轴泵零部件下又可分为长轴泵通用的零部件和非通用零部件，最后落实到具体的各零部件小类。当然，也可以直接将产成品、半成品、毛坯等划分为物料大类，然后在各个大类中再具体细分。要综合考虑每种方法的优缺点及适用性。另外，物料分类的划分不要一天一个变化，要早点确定下来，否则后面的编码工作无法展开。
在编码方面，要灵活处理某些物料信息是归入物料编码还是纳入物料配置中。进入到物料编码中的物料信息是相对重要而且比较稳定，很少变化的信息，比如规格型号。对于一些经常变化的信息则考虑放到配置信息中，比如调整扬水管、调整护管的长度、电机与轴承的厂商、油漆的颜色等等。2）期初数据方面
实施仓库系统过程中，重要的一点就是导入期初盘点数据时，要区分的物料属性一定要及时区别，否则发现问题后，再临时修改，付出的是成倍的工作量。
比如在2月份核算期间录入毛坯的期初盘点数据时，没有将自制毛坯与外购毛坯区别开，到后来3月份核算期间发现这个问题，又必须要修改时，首先要将3月份毛坯库的出库单和入库单反记账，然后毛坯库2月份反月结，2月份的入库单反记账，再根据期初盘点数据将自制与外购的属性一一补充到期初入库单中，然后在逐一记账，再月结；更麻烦的是需要找到3月份的出库单中，哪些是从自制毛坯中出的，哪些是从外购毛坯中出的，相应的修改属性后，才能将3月份的出库单记账。所以总的来看，花费的工作量是之前的好几倍。
除了上述提到的自制与外购之外，假如期初盘点的物料中有不同价格的同种物料，而又需要采用个别计价的话，也需要人为的将它们区分开，比如在批次里录入不同的日期。
3）实施计划方面
针对企业执行力比较低的实际情况，在制定实施计划时，适当将工作往前面安排。此外，在计划安排时，一定要清楚工作的责任人和责任部门，在做计划总结时也需要明确哪些工作未完成，从而提高相关人员的责任心和紧迫感。
4）实施模式方面
通过天鹅泵业ERP一期项目的成功实施，可以总结出：对于信息化基础薄弱的泵企业，最好在准备好流程优化、物料编码、基础数据后优先上线仓库管理系统，待仓库系统运行顺畅后，再逐步平滑过渡到其他系统。这样可以规避风险，提高上线的成功率，不失为一种有效的实施模式。
