項目管理學習筆記之六管理期望值和風險儲備
作者: CCBZZP
如果前面的几步你已經做完,那么實際上你已經完成項目的計划工作,那么你已經建立項目的工作模型,說明項目如何按照時間去展開工作. 如果你确實是這樣做的,那么我建議你先停下來考慮一下,如果項目的實際進程与你的計划進程發生差异的時候怎么辦? 你可能認為項目太容易了,以致于忘記了計划只不過是預測,是猜想而已,許多計划僅僅是對未來的猜測,不可能与實際的計划完全吻合的.你需要問問你自己:"如果項目不按照我的計划去發展進行,那么我該怎么辦?". 你能給自己的答案就是建立風險儲備計划,給偏差留有余量,留有回旋的余地.
如果你是一個項目經理,那么我建議你應該有一個單列項目,那就是稱作為風險儲備,它可能會占据你的預算或者項目周期的15%左右. 如果沒有這一項,那么人們會認為: 你友善的刪除省去了;你是瘋子,你對項目的工作預測不太准确,你的項目管理不太規范,是應該受批評的過失.
既然我們決定對項目建立風險儲備,那么我們也不是沒有根据和理由的胡亂去建立的,我們要根据項目管理的第一定律的4個參數幫你建立自己的風險儲備計划,它們是: 功能性,交付日期,工作量或成本,質量.
我所建議的一個可選的方案是階段交付,你可以先交付功能最小的模組,給用戶先使用,与此同時客戶開始熟悉系統,你再一點一點的把功能加進去. 為了應付風險,我們建立了風險儲備,當然這個數值越大越好,但是這也說明你的預測越不准确,你的項目管理做的越不好,如果這個數值越小也說明你的項目成功率越高.
你可以這樣為項目增加風險儲備:
1>. 以項目的整体的基礎上增加風險儲備,始終貫穿項目.
2>. 以項目每個階段的基礎上增加風險儲備.
3>. 為關鍵路徑上增加風險儲備.
4>. 在交付時間上增加風險儲備.
如果能度量項目產品的質量,就能在風險儲備中用這些作為討价還價的砝碼. 例如在軟件開發系統中可以使用平均診斷時間(MTTD)作為度量質量的一個標准. 比如說2天,在緊要關頭做承諾時,你應當滿足1天或1.5天. 這樣你又為自己留有了回旋的余地,為偏差留有了余量.
好的,前面的4步建立了項目的模型,這一步又增加了風險儲備,現在你准備去告訴你的老板或者客戶你的答案. 你的客戶或老板估計會說你的交期太長或功能不全等. 你一定要堅持自己的分析模型,因為它可以告訴你項目的可能的結果. 那么你只能按照項目管理的第一定律去平衡功能性,交付日期,工作量和質量了. 現在你可以看看增加更多的人力怎么樣? 或者看看交付日期能否延遲? 或者看看人們是否在段時間內完成工作? 是否可以使用新技術從而縮短時間?
如果你不使用模型而屈服了壓力,結果是你确實是這樣做了,簽署了一件根本不可能完成的任務. 雖然你可以獲得短暫的平靜的生活,但是這是掩耳盜鈴,炸彈隨時會從天而將的. 所以不論你的壓力有多大,模型始終是你的保護傘, 這种情況通常會用談判的方式解決. 我們要堅持"事實勝于雄辯"的道理. 因為你的模型能告訴你你能做啥和不能做啥,堅持你的正確的觀點,最終你將會胜利!
如果你的當權者對你的項目成分挑三揀四的,你要努力使事態保持在和平的環境和气氛下去討論和談判.最終不論用何种方式,可能會有人發瘋,說:"如果不...,否則就..." 如果發生這樣的事情,你應當敢做敢為,一走了之.
別泄气,生命短暫的,不必為這些不愉快的事情而煩惱. 無論如何,還是有很多不成功的項目,依然需要好的項目經理.
我們遲早要對項目做承諾的,我們做出承諾后,我們要努力使之成為現實,那么我們就是英雄,否則我們的名字就如同糞土. 關于承諾,要說的第一件事就是盡量的推遲承諾的時間,因為你拖的時間越久,你了解的內容就越深入. 每一天你都會發現項目更多的本質和更多的細節. 盡管如此,你還是遲早要做承諾的.
我的信念和經驗告訴我們,如果你按照前五步去執行,項目成功的可能性就很高.如果項目進展的不順利,你又發現你已經用光了風險儲備,那么你就應該大膽的站出來說明原因,不要做掩耳盜鈴,自欺欺人的愚蠢的行為.
風險儲備,或者是偏差余量,可以認為是你的理想目標和實際目標之間的查值,本步驟PSI指數滿分為10分. 如果你在項目中已經建立了風險儲備,那么就可以得5分,如果風險儲備越多,那么你的PSI分就越高.如果你能証明你的期望值在你的理想目標和實際目標之間,那么你就可以得到另外的5分. 如果你的項目中沒有留出偏差余量,那么你將失去15分.
待續....
